Для работников

Использование электронных подписей работниками предусмотрено:

- при осуществлении работодателем электронного кадрового документооборота (далее - ЭКД);

- при обмене электронными кадровыми документами между работодателем и дистанционным работником.

1. Важно! Виды используемых работником электронных подписей при осуществлении ЭКД зависят от используемой работодателем информационной системы и вида электронных кадровых документов.

а) При использовании информационной системы работодателя работник использует усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - УКЭП) или усиленную неквалифицированная электронную подпись (далее - УНЭП) при подписании следующих документов:

- трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, соглашений о внесении изменений в вышеперечисленные договоры;

- согласия на перевод;

- заявления об увольнении и отзыва заявления об увольнении;

- подтверждения ознакомления с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

б) При подписании иных электронных кадровых документов работник вправе использовать:

- УКЭП;

- УНЭП;

- простую электронную подпись (далее - ПЭП) в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

При использовании цифровой платформы "Работа в России" работник или лицо, поступающее на работу, могут использовать для подписания любых электронных кадровых документов УКЭП либо ПЭП, созданную путем регистрации работника или лица, поступающего на работу, на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Важно! Расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель. Если у работника или лица, поступающего на работу, уже есть УКЭП, то они вправе ей воспользоваться для целей подписания электронных кадровых документов.

УКЭП для работников и лиц, поступающих на работу, оформляется коммерческими удостоверяющими центрами, имеющими аккредитацию Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (перечень удостоверяющих центров, у которых аккредитация действует, приостановлена или прекращена, размещен на официальном сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации).

УНЭП выдается удостоверяющим центром (в том числе не имеющим аккредитации) либо может быть оформлена работодателем самостоятельно в своей информационной системе при наличии технической возможности.

При использовании УНЭП работник и работодатель должны заключить письменное соглашение о порядке использования УНЭП, которое будет устанавливать, в частности:

- факт того, что электронные кадровые документы, подписанные УНЭП, равнозначны кадровым документам на бумажном носителе;

- порядок проверки действительности УНЭП.

ПЭП (например, логин, пароль, код) работника для подписания электронных кадровых документов в информационной системе работодателя может быть оформлена и выдана работодателем самостоятельно. Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи устанавливаются в дополнительном соглашении к трудовому договору, а также в локальном нормативном акте об осуществлении ЭКД, с которым лицо, поступающее на работу, и работник должны быть ознакомлены.

2. В случае заключения между работодателем и дистанционным работником в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами работник может использовать УКЭП или УНЭП.

В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи в порядке, определяемом одним из следующих документов:

- коллективным договором;

- локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;

- трудовым договором;

- дополнительным соглашением к трудовому договору.