Регистрация новых поступлений

100. Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмотрения на фондово-закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книги поступлений основного или научно-вспомогательного фонда (Приложения N 9а, 9б). Предметы, поступившие в музей на временное хранение, регистрируются в книге временных поступлений (Приложение N 10).

Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка - зарегистрировать поступивший предмет под определенным порядковым номером, который тут же проставляется на нем, и дать краткое характеризующее его описание, исключающее его подмену, а в случае утери или кражи облегчающее также розыск пропавшего предмета. Порядковый номер по книге поступлений, присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей.

Примечания. а) При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматические и графические коллекции, фотоматериалы и др.) допускается групповая запись. В этих случаях количество поступивших предметов должно быть отражено в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП-250-825. Коллекция русских монет XVIII в., медь) или в книге поступлений производится суммарная запись с присвоением коллекции единого номера с соответствующими количеству дробными номерами входящих предметов (например, КП 250/1-26 Павлов И.Н., коллекция линогравюр на тему "Москва сегодня").

Групповая запись в КП допускается только при наличии по предметной описи состава данной коллекции, на которую в книге поступлений делается ссылка. Групповая запись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней запрещается.

б) Материал, поступающий в музей в результате деятельности археологических, этнографических, геологических и др. экспедиций, учитывается первоначально по актам или коллекционным полевым описям комплексами. В случае, если перечисленные комплексы передают в музей экспедиции других организаций, то они поступают по актам с попредметными описями, в которых однотипные материалы записываются группами, а уникальные - индивидуально. До записи в КП археологические материалы систематизируются, разделяются на основной и научно-вспомогательный фонд, в последний выделяются массовые находки (кремневые отщепы, фрагменты керамики и др., предметы, сильно разрушенные и не подлежащие реставрации). Поступившему археологическому, этнографическому, геологическому комплексу или неразобранному архиву мемориального характера дается единый номер КП. Количество предметов фиксируется дробными порядковыми номерами на основе попредметного описания полевой или коллекционной описи.

В связи с необходимостью предварительной систематизации и камеральной обработки экспедиционных сборов археологических, этнографических, геологических и др. коллекций, а также неразобранных архивов мемориального характера сроки их записи в книгу поступлений определяются фондово-закупочной комиссией с учетом сложности и объема работ.

в) Поступающие в музей клады сохраняются в полном составе и не могут смешиваться с другими предметами и другими кладами. Клад получает единый номер книги поступления и подробно учитывается по описи.

г) Полевая или коллекционная опись должна быть подписана лицом, составившим опись, заверена подписью начальника экспедиции и пронумерована и опечатана печатью музея.

Регистрация полевых или коллекционных описей производится в специальной книге регистрации полевых и коллекционных описей.

101. Книга поступлений как документ охранного порядка должна быть до заполнения пронумерована, прошнурована, подписана и опечатана печатью вышестоящей организации.

Шифр музея и порядковые номера книг поступлений сразу же проставляются на самом предмете. Например: Перм КМ КП-3117 или ВХ КП-85. На художественных произведениях желательно ставить их простым карандашом (на произведениях из бумаги), на подрамниках картин и т.п. - фломастером или простым карандашом; на мелких предметах - на прикрепленной к предмету картонной этикетке.

102. Уникальные предметы фотографируются в обязательном порядке.