Переучет музейных ценностей и порядок учета и хранения учетных документов

Переучет музейных ценностей и порядок учета и хранения

учетных документов

124. Музеи обязаны систематически проводить переучет музейных собраний, т.е. проверку наличия и состояния сохранности предметов, сверку их с книгами поступлений, инвентарями, актами и другой учетной документацией.

Музеи с небольшим (до 3000 предметов) собранием музейных ценностей ежегодно проводят проверку всего наличия предметов. Музеи, обладающие более крупными собраниями, ежегодно проводят проверку наличия части музейного собрания (например, по отделам), в соответствии с утвержденным директором музея планом переучета всех музейных ценностей.

В плане проверки наличия предметов должны быть предусмотрены очередность и точные сроки начала и окончания переучета музейных ценностей по каждой коллекции музея.

Окончательные итоги проверки коллекции фиксируются в сводном акте, подписанном директором и главным хранителем (зав. фондами) (Приложение N 15).

125. Переучет должен производиться комиссией в составе не менее трех человек, назначаемой приказом директора с непременным участием хранителя данной коллекции. Результаты переучета должны фиксироваться в специальных актах, утверждаемых директором. В том случае, если в результате проверки обнаружена недостача музейных ценностей, указанный акт направляется в вышестоящую организацию согласно подчиненности, с приложением всей необходимой документации и объяснительной записки директора музея о причинах утрат и принятых мерах.

126. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных металлов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом, опломбированном (в нерабочее время) помещении и посторонним лицам не выдаются. Сотрудникам музея и хранителям перечисленные документы выдаются для очередных записей и отметок в строго установленные помещения. Вынос всех перечисленных документов и книг из здания музея воспрещается.

127. На первое января каждого года составляется опись инвентарных книг (Приложение N 16).

Сводные данные о движении музейных ценностей (вновь принятых и выданных в постоянное пользование) представляются в годовом отчете музея вышестоящей организации согласно подчиненности. Годовой отчет составляется на основании отчетов о их движении за I и II полугодие (Приложение N 17).