Научная инвентаризация музейных предметов

103. Инвентаризация - основная форма изучения, описания и научного определения музейных предметов основного фонда.

Инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в постоянное пользование музея.

104. Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии с классификацией основного фонда по отдельным группам, в зависимости от состава собрания. В музеях с большим собранием музейные предметы могут систематизироваться по отделам, а уже внутри отделов согласно принятой классификации по группам музейных предметов.

Такое разделение облегчает их изучение и регистрацию в инвентарных книгах, создание надлежащих условий хранения.

В краеведческих музеях предметы систематизируются по типам источников, коллекциям, видам материала, видам искусства, технике, назначению. Например, таким образом:

вещевые источники

- естественно-исторические памятники;

- археологические коллекции;

- нумизматические коллекции (монеты, ордена, медали, жетоны, знаки, плакеты, клады, бумажные деньги);

- этнографические коллекции;

- изделия из металла, дерева, керамики, тканей и др.; оружие, мебель и др.;

изобразительные источники (живопись, графика, скульптура, декоративно-прикладное искусство и фотографии);

письменные источники (рукописные и печатные документы, редкая книга и др.);

киноматериалы и памятники звукозаписи;

мемориальные комплексы.

Для небольших музеев возможно разделение материала на 3 - 4 группы согласно принятой классификации.

В художественных музеях музейные предметы систематизируются по видам искусства (живопись, скульптура, графика, декоративно-прикладное искусство и т.д.), материалу и технике (дерево, металл, кость, гравюра, рисунок), иногда по их назначению (мебель, нумизматика, осветительные приборы и т.д.).

Для музеев с большими художественными коллекциями можно рекомендовать следующую систематизацию музейных предметов:

- живопись;

- иконопись;

- графика (рисунки и акварели, гравюра и литография, плакаты, книги с гравюрами, прикладная графика);

- скульптура;

- архитектурные детали и фрагменты;

- декоративно-прикладное искусство (керамика и стекло, изделия из металла, изделия из дерева, кости, камня, мебель);

- нумизматические материалы (монеты, ордена, медали, жетоны, плакеты, клады, бумажные деньги);

- археологические коллекции.

В небольших художественных музеях число групп может быть уменьшено до 3 - 4:

- живопись и иконопись;

- графика и архитектурные чертежи;

- скульптура и фрагменты архитектуры;

- декоративно-прикладное искусство (мебель, ткани, фарфор и т.д.).

105. По установлении количества таких групп весь наличный материал музея распределяется между соответствующими разделами. Последним присваивается установленный шифр.

Каждый из разделов имеет свою инвентарную книгу (Приложения N 13а, 13б), снабженную шифром. Например, книга для записи живописи может иметь шифр "Ж", графики - "Г", скульптуры - "С", дерево - "Д", археологических коллекций - "А", фотографий - "Ф" и т.д. В больших музейных собраниях, где предметы разделяются по отделам, каждой группе предметов, кроме этих шифров, присваивается еще и шифр отдела. Например, картина из отдела русского искусства может иметь шифр "ОРИ/Ж".

106. В музеях с большим количеством специальных коллекций допускается особая форма инвентарных книг для этих коллекций (например, гравюр, археологических, этнографических, нумизматических собраний, предметов художественной промышленности и др.).

Форма этих книг, разработанная ранее музеем, сохраняется, если она отвечает требованиям, предъявляемым к инвентарным книгам, и утверждается директором музея.

Примечания. а) Материалы научной библиотеки и музейного архива учитываются в соответствии с правилами специальных инструкций, изданных соответствующими ведомствами и управлениями.

б) В художественных собраниях музеев целесообразно иметь отдельную инвентарную книгу для художественных рам, в которой, кроме обычных сведений (размер, материал и др.), необходимо давать описание профиля рамы, а также инвентарный номер картины, к которой рама прикреплена. Багетные рамы современного массового производства и нехудожественное музейное оборудование учитываются хозяйственной частью музея в хозяйственных инвентарях.

107. Инвентарные книги как юридический документ музея должны быть до их заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящего учреждения, а также подписаны представителем этого учреждения.

108. Записи в инвентарной книге предшествует составление инвентарной карточки, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (Приложение N 18). Карточка составляется научными сотрудниками музея - специалистами по данной отрасли науки и искусства. Текст описания должен предварительно, до занесения его в инвентарную книгу, визироваться зав. отделом, а также заместителем директора по научной части или главным хранителем, а при отсутствии последних - директором музея.

Примечание. В музеях, располагающих большим числом однородного материала (например, гравюр, нумизматических материалов и пр.), разрешается устанавливать схему инвентарной записи, утверждаемой в том же порядке.

109. Сотрудник музея, получивший предмет для инвентарного описания, в возможно более короткий срок изучает предмет, описывает его, после чего предмет вносится в инвентарную книгу за очередным порядковым номером, затем проставляется в соответствующей графе книги постоянных поступлений шифр и инвентарный номер предмета. Этим достигается взаимосвязь между книгой поступлений и инвентарем.

110. Основные сведения по каждому предмету музея заносятся под отдельным номером в инвентарную книгу. Порядковый номер, под которым он занесен в книгу, является одновременно его инвентарным номером и проставляется на самом предмете:

а) предметы, состоящие из нескольких съемных частей, заносятся в инвентарь за одним номером, а каждая составная часть нумеруется отдельной литерой. Например, кубок с крышкой - инвентарный номер Ф 1230, кубок 1230/1, крышка Ф 1230/2;

молоток отбойный пневматический - ручка - 1

корпус - 2

рабочая часть с пружиной - 3

кусок резинового шланга - 4;

б) в комплектах предметов (например, сервизы, гарнитуры мебели и т.д.) каждый отдельный предмет инвентаризируется за отдельным номером, а принадлежность его к комплекту оговаривается в графе "описание";

в) альбомы рисунков, фотографий и пр. записываются под одним инвентарным номером, а каждый лист получает дробный номер, причем указывается общее количество листов с зарисовками или количество фотографий, количество пустых и отсутствующих листов или гнезд для фотографий. Если альбом состоит из произведений разных авторов, инвентаризации подлежит каждый лист в отдельности.

В графе "описание предмета", так же как и в книге поступлений основного фонда, нужно давать наименование предмета, начиная его с главного предметного слова, например: ружье кремневое, костюм мужской, куропатка серая, плакат, рукопись и т.д. В нужных случаях указывается: чучело, модель, сухой препарат и т.д.

При описании художественных произведений необходимо учитывать, не имеет ли предмет художественно выполненного постамента, оклада, рамы, которые также необходимо вносить в инвентарь наряду с самим предметом.

Описание образцов флоры и фауны нужно начинать с видового названия на русском и латинском языках (например, "лютик едкий") и включить в него все данные полевых этикеток.

Описание документальных материалов нужно начинать с наименования автора или составителя документа, а при отсутствии определенного автора - с названия самого документа.

Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов заснятого лица, года, к которому относится фотография. Затем указывается тип портрета (голова, погрудный, поясной, в рост и т.д.). Запись фотографий с групповыми изображениями начинается с общего наименования группы, далее перечисляются входящие в нее лица. Описание фотографий, воспроизводящих различные события, производственные процессы, виды местности, предметы, начинается с наименования сюжета.

Размер указывается в сантиметрах (для графики - миллиметрах) следующим образом:

для прямоугольных предметов - высота и ширина;

для круглых и эллипсообразных - наибольший диаметр;

для объемных предметов три измерения - высота, ширина и глубина.

Высота статуи указывается вместе с плинтом, если они составляют одно целое. Размеры ваз определяются их высотой и наибольшим диаметром. Для произведений графики указывается двойной размер - листа и изображения, для произведений живописи - размеры по подрамнику или по доске. Для костюмов даются размеры: ширина плеч или пояса и длина. При обмерах запрещается пользоваться мягким сантиметром.

Вес указывается для изделий из драгоценных металлов и камней, для предметов нумизматики, независимо от материала, а также для образцов ценных минералов и крупных друз кристаллов.

В графу "сохранность" вносятся все имеющиеся дефекты, например: прорывы, трещины, сколы, поломки, вздутия, осыпи красочного слоя, отсутствие какой-либо части или детали предмета и т.п., причем указываются места и размеры особенно значительных повреждений.

111. При записи в инвентарные книги музея изделий из драгоценных металлов необходимо, кроме сведений, обязательных для всех других музейных предметов, включать данные об общем весе предмета (в граммах), а также название и вес каждого драгоценного металла, который входит в качестве составной части в этот предмет. При наличии на предмете драгоценных камней указывается их количество, название, размер и вес в каратах. Отмечается количество пустых гнезд.

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентарь лишь при наличии акта ювелирной экспертизы по определению подлинности драгоценных материалов и их точного веса.

При записи в основной инвентарь музея предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и камней (в том числе монет, изделий и т.д.), в графе "материал" указывается наименование металлов и камней, из которых изготовлен предмет, в графе "размер и вес" указывается высота, ширина, глубина предмета (если предмет правильной круглой формы - его диаметр) с точностью до 1 мм. Вес предмета указывается: для изделий весом до 100 г с точностью до 0,01 грамма; свыше 100 г - с точностью до 0,1 грамма, вес драгоценных камней - с точностью до 0,01 карата. Крупные цельные предметы (например, чаши, кубки, ларцы и т.д.) взвешиваются с точностью, допускаемой весами, о чем делается оговорка.

Разборка музейных предметов, имеющих детали из драгоценных металлов и камней, для определения их веса, равно как и изъятие драгоценных камней из своих гнезд, категорически запрещается.

При инвентаризации музейных предметов, в которые драгоценные металлы или камни входят как составные части, в графе "описание" дается описание предмета, причем указывается материал составных частей (например, "ларец золотой, прямоугольной формы, с эмалевым изображением сельского пейзажа, по краям крышки - 13 бриллиантов, по углам - 4 рубина" и т.п.).

В графе "материал" указываются драгоценные металлы, из которых состоит предмет, и вес каждого металла в отдельности, на основании вычисления, производимого специалистом; в этой же графе проставляется наименование драгоценных камней (входящих в предмет как составные части) для каждого вида камней отдельно, количество камней для каждого вида, вес камней в каратах по определению специалистов. Если камни одного вида имеют разные размеры, должно быть указано количество их для каждого веса.

В графе "размер" указываются размер и общий вес предмета. В графе "сохранность" отмечаются все дефекты и повреждения, наличие пустых гнезд для драгоценных камней, их количество, расположение и приблизительный размер.

Помимо внесения в инвентарную книгу музея, все изделия из драгоценных металлов и камней учитываются в специальных инвентарных книгах драгоценных металлов и драгоценных камней, в порядке, предусмотренном Инструкцией Министерства культуры СССР "О порядке учета и хранения музейных ценностей из драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в государственных музеях и культурно-просветительных учреждениях СССР" от 18 сентября 1975 г. N 29-166.

112. Без особого разрешения министра культуры СССР или его заместителя, министров культуры союзных республик и их заместителей, руководителей других министерств и ведомств, согласно подчиненности, запрещается выдача музейных предметов из музея в постоянное пользование и исключение их из инвентаря.

Основанием для списания и исключения музейных предметов из инвентарных книг музеев союзного подчинения является приказ министра культуры СССР (или его заместителя). Для всех остальных музеев системы Министерства культуры СССР и других министерств и ведомств таким основанием является приказ министра союзной республики (или его заместителя) или руководства соответствующего министерства, ведомства.

В случае разрушения предмета, его хищения, утраты музеи должны возбуждать ходатайство перед министерствами культуры СССР или союзных республик в соответствии с подчиненностью о его списании с приложением всей необходимой документации в зависимости от конкретного случая: заключения комиссии реставраторов и хранителей о состоянии предмета и невозможности его реставрировать, акта, фиксирующего обстоятельства пропажи или повреждения предмета, документов об итогах сверки наличия с инвентарными книгами, а в случае хищения или серьезного повреждения предмета - документов о мерах, принятых дирекцией музея для розыска или восстановления поврежденных предметов и результатах этих мер, а также о привлечении виновных к ответственности в соответствии с требованиями закона.

При исключении музейного предмета из инвентаря музея на основании приказа министра культуры СССР, министра культуры союзной республики (или их заместителей), руководства других министерств и ведомств в графе "примечания" в книге поступлений основного фонда и инвентарной книге делается об этом специальная отметка с обязательной ссылкой на документ, содержащий разрешение на выдачу или исключение предмета. Отметка об исключении предмета из книги поступлений, инвентарной книги музея должна быть подписана директором музея и главным хранителем и скреплена печатью музея.

113. Строго запрещается использование инвентарных номеров, освободившихся после исключения выбывших музейных предметов, для записей других предметов.

114. Перевод музейных предметов из одной инвентарной книги в другую (например, из общей книги декоративно-прикладного искусства в книгу мебели и т.д.) и, соответственно, изменение его инвентарного номера и шифра могут быть произведены по решению фондовой комиссии, утвержденному приказом директора музея, при условии, что предмет остается в основном фонде музея.

115. Старые, заполненные до издания настоящей инструкции инвентарные книги и книги поступлений, при условии, если они в основном включают все сведения о предмете, предусмотренные настоящей Инструкцией, должным образом оформлены (пронумерованы, прошнурованы, подписаны и опечатаны печатью вышестоящей организации), не содержат помарок и неоговоренных исправлений, остаются в силе.

116. Замена старых инвентарных книг новыми производится только в исключительных случаях и с обязательного разрешения Министерства культуры СССР, министерств культуры союзных республик, других министерств и ведомств согласно подчиненности. По получении разрешения на замену книг и после завершения работы по переписке старых инвентарей и оформления сличительной ведомости составляется акт на произведенную замену инвентарных книг. Акт замены и сличительная ведомость утверждаются по музеям союзного подчинения начальником соответствующего управления Министерства культуры СССР, а по остальным музеям - соответствующими подразделениями министерств культуры союзных республик и местными органами культуры согласно подчиненности музея.

117. До утверждения акта замены старых инвентарных книг новыми действующим считается старый инвентарь.

118. В акте замены старых инвентарных книг новыми должны быть точно указаны: дата, чьим распоряжением одни книги заменяются другими, причины замены; кроме того, в акте также должно быть обозначено: 1) количество номеров, перенесенных в новые книги, 2) количество номеров ранее исключенных, 3) количество номеров ненайденных.

При введении в музее новых инвентарных книг в них переносятся все предметы из старых инвентарных книг, кроме тех, которые были исключены из инвентаря на основании соответствующих документов (разрешения Министерства культуры). В новых книгах должна быть сделана ссылка на шифр и номер инвентаря старой, упраздненной книги, точно так же, как и в старой книге должны быть проставлены шифр и номер нового инвентаря против каждого предмета.

Примечания. а) При составлении новых инвентарных книг категорически запрещается уничтожение или нарушение целости старых инвентарных книг, которые должны тщательно храниться в музеях наряду с остальной учетной документацией.

б) При небольшом количестве отметок об исключении предметов в старых инвентарных книгах в новых инвентарных книгах желательно полностью повторить порядок старых записей для того, чтобы не менять на предметах старых инвентарных номеров. На номера пропавших предметов должен быть составлен специальный список с указанием обстоятельства пропажи и лиц, на ответственном хранении которых они находились, со ссылкой на номера актов, подтверждающих эти сведения.

Акт на погашение старых инвентарных книг составляется в 4 экземплярах: первый остается в делопроизводстве музея, второй - закладывается в книгу погашенного инвентаря, третий - передается в министерство культуры союзной республики или органы культуры на местах, утвердившие данный акт, и четвертый - направляется для сведения в Министерство культуры СССР (Приложение N 12).