Вспомогательные формы учета

149. Вспомогательный музейный учет осуществляется для оперативной и научной работы с коллекциями музея и преследует в основном цели справочного характера. Проводится этот учет посредством карточек, книжек хранителя и различных вспомогательных описей. Юридических документов они не заменяют.

150. На каждый предмет, поступивший в музей, заводится карточка в нескольких экземплярах по числу ведущихся в музее картотек. Количество картотек определяется спецификой его собрания.

Содержание карточки отражает ее назначение, но в обязательном порядке в ней указываются учетные обозначения и место нахождения предмета (в экспозиционном зале или хранилище).

151. Музеи могут вести самые различные картотеки: учетную, инвентарную, топографическую, предметную, картотеку сохранности, картотеку временных поступлений, временных выдач и т.п.

Из всех этих картотек обязательными являются следующие:

учетная, включающая фонды музея в порядке записи в книгах поступлений;

инвентарная, включающая музейные предметы в порядке их записи в инвентарных книгах;

топографическая - для быстрого нахождения любого из музейных предметов;

картотека сохранности, фиксирующая физическое состояние музейного предмета в момент поступления и дальнейшие его изменения, включая реставрацию;

систематическая, имеющая отношение и к учетной, и к научно-исследовательской работе (авторская, именная, предметная, хронологическая по историческим периодам, географическим районам, археологическим группам, промышленным производствам и т.д.).