VI. Регистрация музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в специальных инвентарных книгах

VI. Регистрация музейных предметов из драгоценных металлов

и драгоценных камней в специальных инвентарных книгах

37. Регистрация музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в специальных инвентарных книгах (Приложения N 5, 6, 7) производится на основании актов: приема, опробования и экспертизы. Для советской нумизматики, кроме того, на основании официальных сведений Гознака (Приложение N 8).

38. Специальные инвентарные книги учета музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней ведутся по следующим разделам или отдельным книгам в зависимости от количественного состава фонда <*>:

--------------------------------

<*> При отнесении предмета к тому или иному разделу (к книге) следует исходить из основного материала предмета. Для небольших коллекций драгоценных металлов и драгоценных камней запись может вестись без выделения разделов.

а) для предметов, состоящих полностью из драгоценных металлов и драгоценных камней:

- металлы платиновой группы;

- золото (в т.ч. драгоценные камни в золоте или серебре или металлы группы платина-золото);

- серебро;

б) для предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части:

- металлы платиновой группы;

- золото в сочетании с серебром или металлами платиновой группы;

- сплавы серебра различных проб;

в) для нумизматики <*>:

--------------------------------

<*> В музеях, имеющих большой фонд нумизматических материалов (в т.ч. клада монет), книги научной инвентаризации могут быть приравнены к книгам спецучета (специальным инвентарным книгам), а сам фонд - к фонду спецхранения.

- металлы платиновой группы;

- золото или металлы платиновой группы в сочетании с золотом;

- серебро.

39. Предметы, в которых драгоценные металлы находятся в виде инкрустации, насечек и покрытий, тканевые предметы с использованием драгоценных металлов в виде нитей, проволоки, блесток и других мелких украшений (в шитье, парче, кружевах, бахроме и др.), а также полудрагоценные и прочие камни (турмалины, гиацинты, топазы, хризолиты, бирюза, кораллы, опалы, яшма, агат, малахит, кварц и его разновидности по цвету и др.) учитываются в порядке, предусмотренном для всех музейных предметов, в книгах поступлений и инвентарных книгах и записываются с указанием наименований.

Учету в специальных инвентарных книгах такие предметы не подлежат.

40. Обезличенный оброн (драгоценных камней, жемчуга и деталей из драгоценных металлов) должен находиться на хранении в фондах и подлежит специальному актированию и учету по количеству и массе каждой детали или драгоценного камня в книге временных поступлений до момента определения его принадлежности. В последнем случае составляется акт и делается соответствующая отметка в книге, а предмет (оброн) получает учетный номер предмета (по книге поступлений и инвентарной книге), которому он принадлежит.

41. Специальные инвентарные книги учета драгоценных металлов и драгоценных камней должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящей организации.

На обороте последнего листа книги делается надпись: "в настоящей инвентарной книге учета драгоценных металлов и драгоценных камней пронумеровано, прошнуровано и опечатано (количество прописью) листов с номера по номер". Книга заверяется подписями: директора музея, главного хранителя, лица, ответственного за учет и хранение предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней и печатью музея (Приложения N 9, 10 - правила заполнения граф в специальных инвентарных книгах).

42. Ошибки, допущенные при записи в учетных документах (актах приема и выдачи, книге поступлений, инвентарной книге, специальной инвентарной книге), исправляются красными чернилами зачеркиванием неправильного текста или цифровых записей на основании протокола фондово-закупочной комиссии. Правильная запись делается над зачеркнутым текстом, которая подтверждается подписями директора музея или главного хранителя (зав. фондами), лица, ведущего запись в учетных документах, и лица, материально ответственного за хранение предметов из драгоценных металлов и камней. Подписи заверяются печатью музея.

Подчистки, помарки или неподтвержденные соответствующими подписями исправления в учетных документах не допускаются.

43. Шифр музея, отдела хранения и учетные номера, присвоенные предметам, согласно записям в книге поступлений, инвентарной книге и специальной инвентарной книге учета предметов из драгоценных металлов и камней, закрепляются за каждым предметом.

44. Групповая запись допускается для археологических комплектов и нумизматических предметов, содержащих большое количество однотипных изделий, масса каждого из которых менее 0,1 г, с указанием общей массы и количества.

45. Все учетные номера, присвоенные музейным предметам, проставляются тушью на бирках неэкспозиционной части предмета или вложенных в предмет или подвешенных к нему.

46. В фондохранилищах драгоценных металлов и драгоценных камней (особых кладовых, спецхранилищах) кроме специальных инвентарных книг ведутся вспомогательные формы учета - "Топографическая опись" и "Топографическая картотека".

"Топографическая опись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней" составляется отдельно на каждый сейф, витрину и состоит из следующих граф:

Графа 1 - номер по порядку.

Графа 2 - номер книги поступлений.

Графа 3 - номер инвентарной книги.

Графа 4 - номер специальной инвентарной книги.

Графа 5 - наименование предмета.

Графа 6 - количество и комплектность.

Графа 7 - примечание.

В графе "Примечание" отмечаются все движения предмета: выдача в экспозицию, временная передача другому музею, перемещение внутри хранилища.

Описи составляются и подписываются хранителем в двух экземплярах, один из которых хранится в соответствующем сейфе, витрине, коробке и др., второй - служит рабочим экземпляром.

47. Справочная картотека (карточный указатель) предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней включает в себя все данные научно-охранного описания предмета и характера реставрационных работ. Картотека ведется по следующей форме:

Графа 1 - номер инвентарной книги.

Графа 2 - номер книги поступлений.

Графа 3 - номер специальной инвентарной книги по учету предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.

Графа 4 - краткое описание предмета с указанием материала и отличительных особенностей.

Графа 5 - количество, масса, проба, размер.

Графа 6 - место нахождения предмета: N витрины, шкафа, полки и др.

Графа 7 - сохранность.

Графа 8 - примечание.

В графе "Примечание" даются все сведения о движении предмета, его фотоснимок с указанием номера негатива.

48. Топографические карточки хранятся в порядке номеров предметов по специальной инвентарной книге.

Топографические описи и карточки из хранилища не выдаются.

49. В случае изменения местоположения предмета последний исключается из описи, а в картотеке хранителем делается соответствующая отметка.

50. Монетные клады записываются в книгу поступлений, инвентарную книгу и специальную инвентарную книгу в полном составе <*>, запись в которой производится по форме коллекционных описей по следующим графам:

--------------------------------

<*> Монеты из драгметаллов и простых металлов.

Графа 1. Номер по порядку.

Графа 2. Номер главной инвентарной книги музея.

Графа 3. Номер книги поступлений.

Графа 4. Наименование (данные о кладе: место находки, время, обстоятельства, общее количество, общий вес, дата захоронения клада, ссылка на издание клада).

Графа 5. Определение (например, Иван IV (1533 - 1584), копейка без букв, 1535 - 1547 гг.).

Графа 6. Описание (например, Новгородский денежный двор, далее следует ссылка на литературу, которая в данном случае заменяет описание).

Графа 7. Металл, проба.

Графа 8. Размер.

Графа 9. Масса (в г).

Графа 10. Сохранность.

Графа 11. Количество.

51. При занесении клада в коллекционную опись однотипные предметы одной массы (0,07 г каждый), то есть те предметы, которые объединяются одной общей ссылкой на номер каталога, записываются в одну строку с указанием порядковых номеров, через тире в графе "масса" указывается их общая масса, в графе "количество" - количество экз. Помимо этого на каждый клад составляется специальная карточка с указанием всех сведений о кладе и условий его находки по следующей форме:

- наименование музея;

- номер книги поступлений;

- номер инвентарной книги;

- номер специальной инвентарной книги драгоценных металлов и камней;

- место находки (край, область, город, район, деревня, река, улица, дом и пр.);

- время находки и кем найден клад.

52. Отчет о поступлении и выдаче предметов из драгоценных металлов и камней и предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, за истекший год, составленный на основании полугодовых сводов, высылается музеем в секретном порядке в министерство культуры по подчиненности не позднее 25 января (Приложения N 11, 12). При уменьшении массы экспонатов по сравнению с предыдущим годом к отчету прилагается объяснительная записка, в которой указываются причины изменения массы.

53. Министерство в соответствии с полученными от подведомственных ему музеев отчетами составляет сводные отчеты по движению предметов по системе в целом.

Сводные отчеты за год, подписанные руководителем министерства, высылаются спецпочтой в Министерство финансов СССР не позднее 15 февраля следующего за отчетным года.

54. Музеи систематически проводят переучет - сверку наличия музейных предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней с записями в учетных документах (актах поступлений и выдачи, передачи на материально ответственное хранение, книгах поступлений, инвентарных книгах, специальных инвентарных книгах).

Сверка производится по приказу директора, которым определяется состав комиссии, очередность и сроки проведения работы.

Музеи с коллекцией предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней до 1000 единиц проводят сверку всего наличия предметов ежегодно (свыше 1000 единиц 1 раз в 2 - 3 года).

55. Результаты сверки наличия драгоценных металлов и драгоценных камней с учетной документацией фиксируются в акте, который подписывается главным хранителем (зав. фондами) музея и членами комиссии. Акт утверждается директором музея.

Форма акта составляется в соответствии с основными требованиями к предметам из драгоценных металлов и камней, предусмотренными формой акта сверки наличия музейных предметов с учетными документами.

56. Предметы, содержащие драгоценные металлы, драгоценные камни и их фрагменты, не имеющие музейного значения, а также предметы, содержащие драгоценные металлы, драгоценные камни и их фрагменты, в случае полного разрушения подлежат сдаче в Третье Главное управление (Гохран) при Министерстве финансов СССР.

57. Порядок сдачи предметов в Гохран СССР предусматривает создание комиссии для определения причин утраты музейного значения предметов или их полного разрушения. Комиссию возглавляет зам. директора музея по научной части или главный хранитель (зав. фондами). В состав комиссии входят хранители фондов или ответственные за хранение музейных предметов, а также специалисты по драгоценным металлам и драгоценным камням из других музеев и организаций.

58. Заключение комиссии о причинах утраты музейного значения предметов, содержащих драгоценные металлы или драгоценные камни, а также о их полном разрушении с конкретным обоснованием необходимости их списания и целесообразности сдачи в Третье Главное управление (Гохран) при Министерстве финансов СССР представляется в Министерство культуры СССР или министерство культуры союзной республики в соответствии с подчиненностью музея.

59. Основанием для списания (исключения из основного фонда музея) предметов из драгоценных металлов, драгоценных камней и их фрагментов является приказ Министерства культуры СССР или министерства культуры союзной республики по подчиненности музея.

60. На предметы, подлежащие сдаче в Третье Главное управление (Гохран) при Министерстве финансов СССР, составляется опись, в которой указывается наименование основного металла, а также других драгоценных металлов, используемых для покрытия (например, позолоченное серебряное изделие и т.д.).

Опись составляется в двух экземплярах и подлежит постоянному хранению как в музее, так и организации Третьего Главного управления (Гохрана) при Министерстве финансов СССР, в которую передаются предметы.