III. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

19. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения гражданина в Рособрнадзор.

Блок-схема последовательности административных действий при работе с письменными обращениями граждан в Рособрнадзоре представлена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

20. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Рособрнадзор или должностному лицу Рособрнадзора.

Регистрация обращений граждан, поступивших в Рособрнадзор, осуществляется должностными лицами структурного подразделения Рособрнадзора, ответственного за организацию работы по рассмотрению обращений граждан (далее - уполномоченное структурное подразделение Рособрнадзора).

21. Письма граждан с надписью "лично" после прочтения должностными лицами Рособрнадзора в случае, если в них не содержится личной информации, а ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в уполномоченное структурное подразделение Рособрнадзора в установленном порядке.

22. Обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумаге, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

23. Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема должностными лицами Рособрнадзора, передаются в уполномоченное структурное подразделение Рособрнадзора не позднее следующего рабочего дня и подлежат регистрации в установленном порядке.

24. Для регистрации обращений граждан используется регистрационно-контрольная форма автоматизированной информационно-поисковой системы, применяемой в Рособрнадзоре.

Регистрационный номер обращения граждан формируется из двух начальных букв фамилии автора обращения и порядкового номера обращения в текущем году.

На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кол".

Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов указываются в штампе Рособрнадзора "обращения граждан", который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

25. Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма.

26. При поступлении обращения гражданина по вопросу, на который ему давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленным обращением, ему присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной формы указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений ставится штамп "повторно".

27. В регистрационно-контрольную форму вносятся следующие основные реквизиты обращений граждан:

наименование вида обращения (предложение, заявление, жалоба);

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, его адрес;

дата регистрации обращения, регистрационный номер;

количество листов обращения;

аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);

структурное подразделение Рособрнадзора (управление) - исполнитель, структурное подразделение Рособрнадзора (управление) - соисполнитель;

срок исполнения обращения;

резолюция (исполнитель (исполнители), содержание поручения, подпись, расшифровка подписи, дата);

движение обращения;

отметка об исполнении обращения и направлении его в дело;

тематика обращения;

вид передачи обращения (почтой, телеграфом, факсом, электронной почтой);

реквизиты сопроводительного письма (в случае переадресации).

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

наличие приложений;

промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения;

отметка о повторном обращении.

28. Все обращения граждан ставятся на контроль в автоматизированной информационно-поисковой системе, которая автоматически проставляет срок исполнения обращения.

29. Уполномоченное структурное подразделение Рособрнадзора после регистрации в тот же день направляет для рассмотрения обращения руководителю Рособрнадзора либо уполномоченному лицу Рособрнадзора с проектами резолюций.

После возвращения рассмотренных обращений резолюции вносятся в регистрационно-контрольные формы и в тот же день обращения направляются руководителям структурных подразделений Рособрнадзора через экспедицию для рассмотрения и подготовки ответов заявителям.

30. Если в резолюции о рассмотрении обращения граждан указаны несколько структурных подразделений Рособрнадзора, то уполномоченное структурное подразделение Рособрнадзора направляет подлинник обращения ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым или напротив которого стоит отметка "созыв". Остальным соисполнителям направляются копии обращения.

31. В целях сохранности подлинников обращений граждан запрещается делать на них какие-либо пометки.

32. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, направляют свои предложения в соответствии с компетенцией в адрес ответственного исполнителя.

33. Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Рособрнадзора, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если исполнение данного условия невозможно, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

34. В структурных подразделениях Рособрнадзора передача обращений граждан на исполнение осуществляется должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

35. Если решение вопросов, поставленных в обращении, не входит в сферу деятельности структурного подразделения Рособрнадзора, получившего обращение, обращение возвращается на следующий день после его рассмотрения в уполномоченное структурное подразделение Рособрнадзора с пояснительной запиской для безотлагательной переадресации.

36. Структурное подразделение Рособрнадзора:

в семидневный срок со дня регистрации направляет обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Рособрнадзора, в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации;

в семидневный срок со дня регистрации направляет копии обращения, содержащего вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам с уведомлением гражданина, направившего обращение, о его переадресации.

37. Ответы на обращения граждан даются в письменной форме. Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, содержать ссылки на нормы законодательства Российской Федерации, разъяснения всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано - содержать разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), в который может быть направлена жалоба.

38. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на тридцать дней, с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение. При этом ответственный исполнитель должен обратиться к руководителю Рособрнадзора либо уполномоченному лицу Рособрнадзора с письменной мотивированной просьбой о продлении рассмотрения обращения гражданина, согласованной с уполномоченным структурным подразделением Рособрнадзора.

39. Обращение гражданина считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по адресу, указанному в обращении.

40. При повторных письменных обращениях граждан дополнительное их рассмотрение проводится должностными лицами структурных подразделений Рособрнадзора в случаях выявления новых обстоятельств и (или) изменения нормативных правовых актов в сфере, касающейся решения вопроса, вызвавшего указанные обращения.

41. Письменные ответы на обращения граждан оформляются на бланках Рособрнадзора или структурных подразделений Рособрнадзора с угловым штампом в соответствии с установленными правилами.

42. При направлении ответа заявителю указывается фамилия в дательном падеже и инициалы гражданина (получателя), затем - почтовый адрес.

43. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не оговорено конкретное лицо), или на адрес лица, указанного на конверте, в отдельных случаях - каждому из лиц, подписавших обращение.

44. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

45. Ответы гражданам оформляются с указанием должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего ответ, имени, отчества (при наличии), фамилии исполнителя и номера его телефона.

46. Должностные лица уполномоченного структурного подразделения Рособрнадзора либо должностные лица структурных подразделений Рособрнадзора, ответственные за ведение делопроизводства, ежедневно заносят сведения о ходе рассмотрения обращений в регистрационно-контрольную форму.

47. Блок-схема последовательности административных действий при проведении личного приема граждан в Рособрнадзоре представлена в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

48. Граждане, желающие пройти на личный прием к должностным лицам Рособрнадзора, обращаются к должностным лицам уполномоченного структурного подразделения Рособрнадзора, которые ведут регистрацию, формируют и выдают гражданам учетную карточку личного приема граждан.

Учетная карточка личного приема граждан содержит сведения о заявителе, его адресе, дате обращения, дате приема, а также о результатах приема заявителя.

Учетная карточка личного приема граждан подписывается заявителем и должностным лицом, осуществляющим прием граждан.

Личную ответственность за организацию приема граждан в управлениях Рособрнадзора несут их начальники, а у руководителя (заместителя руководителя) Рособрнадзора - работники секретариатов.

49. Должностные лица уполномоченного структурного подразделения Рособрнадзора осуществляют телефонные консультации, предназначенные для оказания гражданам оперативной и квалифицированной помощи информационного характера, связанной с организацией личного приема.

50. В случае отсутствия по уважительной причине (командировка, болезнь и др.) в назначенный день должностного лица Рособрнадзора, осуществляющего личный прием граждан, гражданин своевременно должен быть уведомлен об отмене или переносе личного приема.

51. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

52. Во время личного приема гражданин может сделать устное обращение либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

53. Содержание устного обращения гражданина заносится в учетную карточку личного приема. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в учетной карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов.

54. Если в ходе личного приема выясняется, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию Рособрнадзора, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

55. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Соответствующая запись делается в учетной карточке личного приема.

56. Заполненные учетные карточки личного приема граждан, письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема должностными лицами Рособрнадзора, передаются в уполномоченное структурное подразделение Рособрнадзора не позднее следующего рабочего дня.