III. Регистрация и учет письменных обращений граждан

19. Все поступившие в подразделение системы МВД России письменные обращения обязательно регистрируются и учитываются подразделением делопроизводства в течение трех дней с момента их поступления <1>.

--------------------------------

<1> Часть 2 статьи 8 Закона.

20. Письменные обращения, представленные в орган внутренних дел непосредственно автором или лицом, представляющим его интересы, принимаются и регистрируются в дежурной части круглосуточно. Оперативный дежурный оформляет талон-уведомление и выдает его автору обращения или лицу, представляющему его интересы. Письменные обращения, не содержащие сообщения о происшествии <1>, докладываются руководителю органа внутренних дел и в этот же день (или ближайший рабочий день) передаются в подразделение делопроизводства органа внутренних дел, регистрируются, учитываются, рассматриваются в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией. В учетной форме дежурной части органа внутренних дел оперативным дежурным делается отметка о регистрационном номере и дате регистрации обращения в подразделении делопроизводства.

--------------------------------

<1> Приказ МВД России от 4 мая 2010 г. N 333 "Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях" (зарегистрирован в Минюсте России 9 июня 2010 г., регистрационный N 17532).

21. В МВД России, главных управлениях МВД России по федеральным округам, министерствах внутренних дел, главных управлениях, управлениях внутренних дел по субъектам Российской Федерации, управлениях внутренних дел на транспорте в доступных для граждан местах устанавливаются ящики для приема письменных обращений граждан. Выемка корреспонденции из ящиков производится подразделением делопроизводства не реже двух раз в день.

Корреспонденция вынимается из ящика сотрудниками подразделений делопроизводства не реже двух раз в день, регистрируется и рассматривается в соответствии с настоящей Инструкцией.

22. Заявления граждан специального характера (по направлениям деятельности), связанные с утратой или выдачей удостоверений, разрешений, лицензий, справок, заключений, государственных регистрационных знаков, талонов, паспортов, актов, документов, предоставляющих или восстанавливающих какое-либо право, регистрируются и учитываются в соответствующих подразделениях в отдельных учетных формах. Порядок работы с такого рода обращениями регламентирован федеральным законодательством, положения настоящей Инструкции на них не распространяются.

23. Обращения, содержащие сообщения о происшествии, поступившие в подразделение системы МВД России посредством почтовой связи, регистрируются и учитываются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, в течение суток докладываются руководителю подразделения системы МВД России и после рассмотрения направляются в дежурную часть органа внутренних дел для регистрации. В учетные формы подразделения делопроизводства вносятся только сведения о номере и дате их регистрации в дежурной части органа внутренних дел.

24. Перед вскрытием почтового отправления <1> работниками подразделения делопроизводства проверяется правильность его адресования. Ошибочно присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.

--------------------------------

<1> Далее - "конверт(ы)".

Все конверты, направленные гражданами в адрес подразделения системы МВД России, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат вскрытию с соблюдением Правил работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей (приложение N 1).

При обнаружении подозрительного конверта составляется акт (приложение N 2).

25. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. Конверт хранится вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения, после чего уничтожается. Конверты обращений, ответ по которым не дается, то есть в случаях, предусмотренных пунктами 43 и 87 настоящей Инструкции, не уничтожаются и хранятся вместе с обращениями в номенклатурном деле <1>.

--------------------------------

<1> Далее - "дело".

26. Если в конверте отсутствует письменное вложение либо обнаружилась недостача упоминаемых автором или описью документов, составляется акт, который оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными нормативными правовыми актами МВД России <1>, в учетные формы вносятся соответствующие отметки.

--------------------------------

<1> Далее - "правила делопроизводства".

27. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1.

28. При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа указывается дата поступления и регистрационный номер подразделения системы МВД России. Если обращение поступило из организации, то указанные реквизиты проставляются на сопроводительном письме.

29. Учет обращений осуществляется при помощи карточек учета письменных обращений (приложение N 3) или журнала учета письменных обращений граждан (приложение N 4), либо автоматизированной информационной системы. Картотека или журнал учета письменных обращений оформляются, ведутся и хранятся в соответствии с правилами делопроизводства.

30. При ведении картотечного или журнального учета перед порядковым номером проставляется первая буква фамилии автора обращения (например, В-101). Регистрационный номер может быть дополнен другими буквенными или цифровыми обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск и анализ обращений (например, 5/Б-2022, где 5 - номер подразделения, или 46-Р-31, где 46 - код исполнителя).

31. Обращение гражданина, поступившее в подразделение системы МВД России с сопроводительным документом от должностного лица государственного органа или органа местного самоуправления, учитывается по фамилии гражданина, с указанием фамилии должностного лица, направившего обращение, в графе "Примечание" учетной формы. При ведении автоматизированной информационной системы указываются фамилии гражданина и должностного лица, направившего его обращение.

32. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему, в том числе при движении обращения внутри подразделения системы МВД России, ведущего самостоятельное делопроизводство, осуществляется за одним номером, присвоенном ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения. Так, например, в ходе рассмотрения жалобы Сидорова, направленной из прокуратуры и зарегистрированной под номером С-12 от 03.07.2006, запрос в архив направляется под этим же номером С-12 от 12.07.2006, о чем делается отметка в учетной форме. Сидорову после разрешения его жалобы направляется ответ под номером С-12 от 17.07.2006 и под этим же номером при необходимости информируется прокуратура.

33. Картотека учета письменных обращений формируется из отдельных групп карточек, каждая из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии автора обращения. В каждой группе карточки располагаются в хронологическом порядке, за исключением карточек повторных, аналогичных и многократных обращений, каждая из которых прикладывается к карточке ранее поступившего (первого) обращения. Если карточка первого обращения находится в картотеке прошлого года, на карточке повторного обращения делается ссылка на ее номер. Нумерация обращений в каждой группе начинается с номера 1.

34. Журнал учета письменных обращений граждан делится на разделы, каждый из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии автора обращения (алфавитный журнал). Нумерация обращений в каждом разделе начинается с номера 1.

35. Карточки или журнал заполняются четко и разборчиво. Записи производятся ручкой, без сокращений. Исправления не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются и удостоверяются подписью сотрудника подразделения делопроизводства.

36. При использовании автоматизированной информационной системы обращения регистрируются в хронологическом порядке.

37. Автоматизированная информационная система должна обеспечивать проверку обращений на повторность, надежное хранение не менее пяти лет всех без исключения сведений об обращениях, перечисленных в пункте 38 настоящей Инструкции, а также подсчет и обобщение статистических данных.

38. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету, являются:

38.1. Дата регистрации.

38.2. Регистрационный номер.

38.3. Сведения о повторности или многократности обращения.

38.4. Фамилия и инициалы автора обращения, его адрес, название организации, исходящий номер и его дата.

38.5. Краткое содержание обращения.

38.6. Фамилия и резолюция руководителя, рассмотревшего обращение, название подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения <1>.

--------------------------------

<1> Далее - "исполнитель".

38.7. Дата и результаты рассмотрения обращения.

38.8. Сведения об осуществлении контроля.

38.9. Сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

39. В учетных формах предусматривается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.

40. Сведения о сути обращения и результатах его разрешения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными и носить информативный характер.

41. Коллективное обращение, то есть обращение, подписанное двумя и более авторами, а также бесфамильное обращение, поступившее от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения), регистрируется в общем порядке, в учетные формы вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ. Учет производится по его фамилии. В учетных формах в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное" и указывается общее количество обратившихся граждан. Бесфамильные коллективные обращения регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения (заведения), откуда они поступили.

42. Аналогичное обращение, то есть второе (и последующее) обращение гражданина по одному и тому же вопросу, при условии, что срок рассмотрения первого обращения еще не истек, в том числе копия обращения этого гражданина, поступившая из другого государственного органа или органа местного самоуправления, регистрируется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, и приобщается (направляется исполнителю) к материалам первого обращения. В учетные формы вносятся только сведения об авторе обращения, откуда оно поступило, а в графе "Примечание" указывается: "аналогичное к N __ от ___________ 20__ г.".

43. Анонимные обращения, то есть письменные обращения, в которых не указаны фамилия автора и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, регистрируются и учитываются в отдельной группе карточек учета письменных обращений или в отдельном разделе журнала учета письменных обращений (например, АН-45), а при использовании автоматизированной информационной системы в соответствующем реквизите проставляется слово "анонимное". Ответ по анонимным обращениям не дается.

--------------------------------

<1> Сноска исключена. - Приказ МВД РФ от 11.01.2010 N 1.

Анонимные обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежат направлению в подразделение системы МВД России или другой государственный орган в соответствии с их компетенцией, о чем в учетных формах делается соответствующая отметка.

44. Если анонимное обращение направлено в подразделение системы МВД России из государственных органов и органов местного самоуправления, в графе "Примечание" учитывается фамилия должностного лица, подписавшего сопроводительный документ. О принятом решении по такому обращению при необходимости информируется направившее его должностное лицо.

45. Обращения, некорректные по содержанию, то есть в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, или обращения, некорректные по изложению, то есть лишенные логики и смысла, а также текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

46. Для приема обращений в форме электронных сообщений (Интернет-обращений) применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями. Интернет-обращение распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в порядке, установленном настоящей Инструкцией.