3.1. Регистрация письменных обращений граждан

3.1.1. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным для письменных обращений п. 2.5 Регламента.

3.1.2. Регистрация обращений граждан, поступивших в Росгидромет, и первичный ввод данных в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) (приложение 3 к Административному регламенту) производится должностными лицами структурного подразделения Росгидромета, ответственного за делопроизводство, в системе электронного документооборота в течение трех дней с даты их поступления.

Регистрация обращений граждан, поступивших в территориальный орган Росгидромета, производится уполномоченным должностным лицом территориального органа Росгидромета в реестре поступивших обращений граждан и/или в системе электронного документооборота в день их поступления.

3.1.3. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

3.1.4. Обращения работников Росгидромета по личным вопросам регистрируются и рассматриваются в том же порядке, что и граждан.

3.1.5. При поступлении письменных обращений граждан проверяется правильность адресации и наличие приложений. Конверты, в которых поступили обращения граждан, сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.

Обращение, поступившее в Росгидромет или в территориальный орган Росгидромета по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

3.1.6. Конверты с пометкой "лично" передаются по назначению без вскрытия.

3.1.7. При регистрации обращений граждан в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.

3.1.8. Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: 140-М-3).

3.1.9. Повторным обращениям заявителей присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКК указываются регистрационные номера предыдущих обращений. При этом повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в случаях, если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по предыдущему обращению либо со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения.

3.1.10. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации обращений граждан:

- дата поступления и регистрационный номер;

- фамилия, имя, отчество автора обращения;

- адрес;

- вид доставки;

- предыдущие обращения;

- тематика обращения;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- дополнительная информация;

- номер и дата ответа на данный документ;

- результаты рассмотрения;

- контроль исполнения;

- ход исполнения;

- хранение.

3.1.11. Прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день направляются на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Росгидромета.

В территориальных органах Росгидромета прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день направляются руководителю (заместителю руководителя) территориального органа Росгидромета для подготовки поручений о рассмотрении обращений граждан.