Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение гражданина в Министерство или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

3. Обращение может быть принято в ходе личного приема, доставлено средствами почтовой связи, доставлено непосредственно гражданином, передано по факсу, по информационным системам общего пользования.

4. Письменные обращения, а также документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел канцелярии с группой контроля Департамента Генерального секретариата.

5. Гражданский служащий отдела канцелярии с группой контроля, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;

- приобщает к тексту письма прилагающиеся к нему документы;

- возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма.

6. Обращения с пометкой "Лично" не вскрываются. Конверты с грифом "Лично" передаются лицу, которому они адресованы.

7. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является ввод информации о них в систему электронного документооборота, подготовка на доклад руководству и передача поступивших обращений в структурные подразделения Министерства.