IX. Временное хранение дел. Передача дел

99. Дела, в том числе реестры, книги, журналы, постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела и книги, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с настоящими Правилами.

100. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

101. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.

102. По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - лицом, ответственным за делопроизводство.

103. Дела постоянного срока хранения, предаваемые в соответствующий архив по описи (приложение N 15), должны быть полностью оформлены (пункт 71 Правил).

104. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, передаются номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.

105. Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, и передача дел нотариуса учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса (приложение N 18).

Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующие дела.

106. В случае сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются ими по акту:

нотариусом, занимающимся частной практикой, - другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа;

нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа.

В исключительных случаях дела нотариуса, занимающегося частной практикой, могут быть переданы на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать тридцати дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.

107. В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу (назначаемому в соответствии с пунктом 106 Правил) комиссией, создаваемой приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

Дела передаются по акту приема-передачи, который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии.

Дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагается на членов комиссии.

108. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 107 Правил, нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.

109. В случаях, предусмотренных пунктами 106, 107 Правил, передаче подлежат все дела, включая реестры, книги, журналы, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе. При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены (пункт 71 Правил); дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными (пункт 70 Правил).

Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - в территориальный орган.

110. Дела передаются по акту (приложение N 19), составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган), а также лиц, принимающих и передающих дела.

111. Дела вносятся в акт по разделам: "Нотариальные реестры, книги, журналы", "Наследственные дела", "Иные номенклатурные дела".

112. В конце акта делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

113. После передачи дел все экземпляры акта подписываются как нотариусом (работником), передающим дела, так и нотариусом (работником), их принимающим, с проставлением даты. Подписи нотариусов заверяются оттисками их печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

114. Подписанный акт направляется на утверждение нотариальной палаты (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориального органа (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы).

Один экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, другие передаются нотариусам (работникам), принимающим и передающим дела. Копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, в трехдневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

115. Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по не зависящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом и т.п.), подлежат полному оформлению и передаче в соответствующий архив.