3.3.3.12. Особенности процедур документирования при создании электронных документов

1) в процессе создания документов Службы в форме электронных документов используется СЭД или иные подсистемы автоматизированной информационной системы ФССП России (далее - АИС ФССП России);

2) документы Службы при создании их в форме электронного документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" подписываются усиленной квалифицированной, неквалифицированной и простой электронной подписью.

Использование простой электронной подписи допускается:

в случаях, установленных федеральными законами, принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минюста России и ФССП России или соглашением между участниками электронного взаимодействия;

при создании и направлении проектов документов Службы, в том числе проектов, созданных в форме электронных документов;

при ведении журналов регистрации, книг учета, созданных в форме электронного документа;

при ведении переписки между структурными подразделениями центрального аппарата, между подразделениями аппарата управления территориальных органов Службы с направлением служебных писем (иных документов) в форме электронных документов;

при автоматическом формировании АИС ФССП России нерегистрируемых электронных документов, создаваемых исключительно в целях обеспечения ее функционирования и содержащих информацию о фактах, событиях, состояниях при обмене информацией (квитанции о получении, регистрации электронных документов, исправном или неисправном состоянии оборудования и каналов связи и т.п.).

Простая электронная подпись в указанных случаях применяется пользователем АИС ФССП России в качестве средства для осуществления процедуры проверки подлинности пользователя (далее - аутентификация) путем сравнения введенного им пароля с паролем в базе данных пользователей.

3) Простой электронной подписью в СЭД АИС ФССП России является электронная подпись, которая посредством использования ключа простой электронной подписи подтверждает факт формирования электронной подписи конкретным должностным лицом (пользователем).

Ключом простой электронной подписи является сочетание двух элементов: идентификатора и пароля ключа. Идентификатором ключа является логин пользователя, а паролем ключа - конечная комбинация символов, составленная по принятым в АИС ФССП России правилам.

При использовании автором (пользователем СЭД АИС ФССП России) в процессе оформления электронного документа простой электронной подписи информация о лице, подписавшем документ, фиксируется автоматически штатными средствами СЭД АИС ФССП России в реквизите "Автор" электронного документа и не может быть изменена иными пользователями СЭД АИС ФССП России, не имеющими прав "администратора" в СЭД АИС ФССП России.

4) При создании электронных документов пользователями СЭД АИС ФССП России используется набор символов (кодировка) Windows-1251 или UTF-8 для кириллических алфавитов и следующие форматы:

формат на языке разметки "eXtensible Markup Language" (далее - формат XML). (Спецификация XML опубликована в рекомендациях консорциума "W3C":

"Extensible Markup Language (XML) 1.1 (Second Edition)". W3C Recommendation 16 August 2006." Доступна по электронному адресу http://www.w3.org/TR/xml11/;

"Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fifth Edition)". W3C Recommendation 26 November 2008." Доступна по электронному адресу http://www.w3.org/TR/REC-xml/;

формат "Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)" (далее - формат PDF/A-1) стандарта ISO 19005-1:2005 "Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)";

технологический формат системы управления базами данных АИС ФССП России (только для документов, подписываемых простой электронной подписью).

5) При подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью применяется:

отсоединенная усиленная квалифицированная электронная подпись в формате "Public-Key Cryptography Standard #7" (далее - формат PKCS#7). Общее описание стандарта PKCS#7 опубликовано в качестве "Request for Comments" (далее - RFC) с номером 2315 по электронному адресу http://tools.ietf.org/html/rfc2315;

усиленная квалифицированная электронная подпись в формате XMLDSIG (для XML-документов).

6) Электронные документы Службы имеют все реквизиты, обязательные для аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.

7) Пользователями АИС ФССП России (участниками процесса документооборота ФССП России) электронный документ не признается экземпляром (оригиналом) аналогичного документа, созданного на бумажном носителе, а также документ, созданный на бумажном носителе, не признается экземпляром (оригиналом) электронного документа.

8) Для обеспечения восприятия электронного документа человеком пользователи АИС ФССП России (участники процесса электронного документооборота ФССП России) используют печатную форму электронного документа, создаваемую с использованием электронных вычислительных машин.

Печатная форма электронного документа содержит все его реквизиты без исключения с воспроизведением их значений.

Элементами печатной формы могут являться элементы шаблона печатной формы, реквизиты электронного документа, реквизиты электронной подписи, сведения о проверке электронной подписи, сведения о простой электронной подписи, сведения о печатной форме, штрихкоды, кодирующие электронный документ и его реквизиты, реквизиты для оплаты задолженности, электронную подпись документа, без размещения иных элементов на печатной форме электронного документа между сведениями о печатной форме и сведениями о проверке электронной подписи (сведениями о простой электронной подписи).

При использовании в качестве значения реквизита электронного документа кода элемента ведомственного или общероссийского справочника (классификатора) в печатной форме электронного документа могут быть отражены другие реквизиты элемента данного справочника (классификатора) по состоянию на дату создания электронного документа.

В случае использования в качестве значения реквизита электронного документа кода элемента ведомственного или общероссийского справочника (классификатора), в печатной его форме могут быть отражены другие реквизиты элемента данного справочника (классификатора) по состоянию на дату электронного документа.

Для описания печатной формы электронного документа рекомендуется использовать регулярные выражения или язык преобразования XML-документов XSLT.

9) В случае формирования печатной формы электронного документа для ее направления адресатам, не относящимся к структуре ФССП России, осуществляется проверка электронной подписи, в том числе в автоматическом режиме.

Результат проверки электронной подписи указывается на печатной форме электронного документа и заверяется лицом, ее сформировавшим."

Заверение печатной формы может не осуществляться в случае формирования печатной формы подразделением ФГУП "Почта России" при оказании Службе услуги по рассылке почтовых отправлений в форме электронных документов.