12.1. Регистрация исполнительных документов и иных документов, образующихся в процессе осуществления функций ФССП России, заведение тома специального номенклатурного дела, передача специальных номенклатурных дел

12.1.1. Прием, обработка входящих документов, регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль их исполнения осуществляется в порядке, предусмотренном разделами IV и V Инструкции.

12.1.2. После регистрации документов, указанных в пункте 11.25.2 Инструкции, уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения заводится соответствующий том специального номенклатурного дела (за исключением тома специального номенклатурного дела предварительной проверки сообщения о преступлении).

12.1.3. Делопроизводитель при заведении дела включает в него обложку дела установленного образца, напечатанную на листе бумаги формата A4 с частично заполненными реквизитами. На обложке тома дела указывается:

номер номенклатурного дела и номер тома;

дата поступления основного документа;

срок хранения;

инициалы и фамилия исполнителя, которому передается дело с основным документом для исполнения (для исполнительного производства, в т.ч. сводного, - судебного пристава-исполнителя с учетом зонального принципа обслуживания территории, для разыскного дела - судебного пристава-исполнителя, уполномоченного осуществлять разыскные мероприятия, отдельные исполнительные действия и (или) отдельные меры принудительного исполнения и т.д.);

N зонального участка (для исполнительного производства, в т.ч. сводного);

предмет основного документа:

для исполнительного производства, в т.ч. сводного, - предмет исполнения;

для разыскного дела и для дела по розыску гражданина - ответчика и (или) ребенка - объект розыска;

для дела по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения - вид поручения судебного пристава-исполнителя;

для дела по жалобе, поступившей в порядке подчиненности, - предмет жалобы;

для дела об административном правонарушении - категория правонарушения;

для дела по предварительной проверке сообщения о преступлении - основной состав;

сведения о лицах, связанных с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа дела (должник, взыскатель, правонарушитель, заявитель, должностное лицо, чьи действия (бездействие) обжалуются, разыскиваемое лицо и др.).

Делопроизводитель при заведении тома специального номенклатурного дела включает в него:

печатный образ бланка внутренней описи тома дела установленного образца на бумажном носителе, ведущейся в электронном виде и являющейся неотъемлемой частью ЭРК основного документа, с записью в нем основного документа и иных поступивших с ним документов (заявление, сопроводительное письмо, доверенность и др.);

основной документ (подлинник или копия) и иные поступившие с ним документы.

Для исполнительного производства такими документами могут являться заявление взыскателя или его представителя о возбуждении исполнительного производства, сопроводительное письмо к акту уполномоченного органа, надлежащим образом оформленная доверенность стороны исполнительного производства, лист ознакомления с материалами дела.

12.1.4. Поступивший (созданный) основной документ, на основании которого заведен том специального номенклатурного дела, учитывается в соответствующей книге учета под присвоенным ему регистрационным номером.

Исполнительные документы учитываются в книге учета исполнительных документов, постановления судебного пристава-исполнителя о розыске - в книге учета постановлений о розыске, разыскные дела - в журнале учета (регистрации) разыскных дел, судебные акты по гражданским делам о розыске гражданина-ответчика и (или) ребенка - в книге учета судебных актов по гражданским делам о розыске граждан-ответчиков и (или) детей и т.п.

Книги и журналы учета включаются в номенклатуру дел подразделения Службы в качестве номенклатурных дел.

12.1.5. Том специального дела после его заведения делопроизводителем передается исполнителю в трехдневный срок со дня поступления (создания) основного документа в подразделение Службы, а по исполнительным документам, подлежащим немедленному исполнению, - после поступления в подразделение судебных приставов и регистрации немедленно.

Том специального дела после его получения из другого подразделения Службы (например, исполнительное производство, передаваемое в соответствии с ч. 7 ст. 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве") делопроизводителем передается исполнителю в трехдневный срок со дня его поступления в подразделение Службы.

Факт получения исполнителем основного документа (тома специального дела с основным документом), поступившего из другого подразделения Службы тома специального дела, удостоверяется в соответствующей книге учета (в распечатке книги учета при ведении ее в электронном виде) или в реестре на передачу документов установленного образца его подписью с расшифровкой и указанием даты получения.

12.1.6. Документы (их копии в случаях, предусмотренных законодательными или нормативными правовыми актами), созданные или полученные при рассмотрении основного документа тома специального дела (его обработки, производства по нему), исполнитель приобщает к материалам соответствующего тома дела и заносит сведения о приобщенных документах во внутреннюю опись документов тома в день их создания или получения.

Обращения, заявления, ходатайства (за исключением жалоб, поданных в порядке подчиненности), поступившие в подразделение и связанные с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа тома специального дела, а также копии результатов их рассмотрения передаются после их регистрации делопроизводителем исполнителю, ведущему производство, для приобщения к материалам соответствующего тома специального номенклатурного дела.

Запросы в интересах осуществления исполнительного производства сведений о должнике или его имуществе, подготовленные и направленные судебным приставом-исполнителем в форме электронного документа в регистрирующие органы, кредитные и иные организации, а также ответы на них, поступившие в форме электронного документа, сохраняются с их ЭРК в базе данных ПК ОСП структурного подразделения без создания и оформления на бумаге соответствующей им печатной формы. ЭРК указанных документов связываются с ЭРК основного документа соответствующего специального дела, их даты и регистрационные номера фиксируются во внутренней описи этого дела с примечанием "электронный документ".

12.1.7. При ознакомлении сторон исполнительного производства, их представителей с документами исполнительного производства судебным приставом-исполнителем на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.

12.1.8. Передача тома специального дела между исполнителями внутри подразделения Службы оформляется актом приема-передачи, утверждаемым начальником структурного подразделения. В акте отражается N тома, его комплектность с указанием количества листов, дата передачи, инициалы и фамилия исполнителя, передавшего и принявшего, при необходимости, другая информация.

Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых помещается в переданный том дела, второй - в номенклатурное дело подразделения с актами. При передаче всех дел от одного исполнителя другому в связи с увольнением, отпуском, изменением должностных обязанностей и др. помещение копии акта в переданные тома дел не обязательно.

12.1.9. Передача специальных номенклатурных дел по исполнительным производствам, в т.ч. сводным, между подразделениями Службы осуществляется в порядке, определенном статьей 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве".

Том специального дела направляется в другое подразделение судебных приставов с сопроводительным письмом нарочно или заказной почтой.

При массовой передаче дел между подразделениями Службы в случае реорганизации подразделений Службы (создании, расформировании, изменении их функций, зоны обслуживания) оформляется акт приема-передачи, утверждаемый начальниками этих структурных подразделений.

В акте отражаются N специальных номенклатурных дел и их томов, их комплектность с указанием количества листов, дата передачи, инициалы и фамилия исполнителя, передавшего и принявшего дело, при необходимости, другая информация (например, новый номер дела, присвоенный при его регистрации в подразделении-получателе).

Акт оформляется в двух экземплярах, помещаемых в номенклатурное дело с актами в соответствующих подразделениях.

12.1.10. Дела, не завершенные по состоянию на 31 декабря текущего года, учитываются в заведенной на новый календарный год книге учета без перерегистрации с сохранением присвоенных им ранее уникальных регистрационных номеров.