4.11. Особенности работы с электронными документами

4.11.1. В Службе создаются и включаются в СЭД:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и электронные копии документов;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов, исполненных на бумажном носителе информации.

Электронные документы в Службе оформляются по общим правилам делопроизводства и должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации. При создании электронных документов без предварительного документирования на бумажном носителе используются электронные шаблоны бланков документов Службы.

4.11.2. Документы, поступающие в Службу и создаваемые в Службе на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в СЭД возможно после его верификации <9>.

Процедура включения электронной копии документа, исполненного на бумажном носителе информации, в электронный документооборот осуществляется в три этапа:

4.11.2.1. На первом этапе после завершения регистрации документа и сохранения соответствующей ему ЭРК с использованием принтера штрихкодов на этикетке специальной ленты принтера, изготовленной из термочувствительной бумаги, печатается уникальный идентификационный штрихкод зарегистрированного документа.

Этикетка с напечатанным на ней штрихкодом наклеивается на первый лист документа (для входящего документа - в верхней правой части первого листа, для исходящего документа - в верхней правой части первого листа первого экземпляра документа).

При регистрации и включении в электронный документооборот электронных копий внутренних документов, исполненных на бумажном носителе, и неиспользовании потокового сканирования штрихкоды не печатаются и не наносятся на документ.

4.11.2.2. На втором этапе осуществляется подготовка документа к сканированию и сканирование документа. Документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа с присоединенным штрихкодом поступал в сканирующее устройство первым. В пачке подготовленных для сканирования документов их листы располагаются в аналогичном порядке.

После этого включается программа сканирования. В процессе сканирования создается электронная копия документа, распознается и анализируется штрихкод документа, в соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные копии документов автоматически прикрепляются к соответствующим им ЭРК, хранящимся в базе данных СЭД.

4.11.2.3. На третьем этапе производится процедура верификации. Проверка соответствия электронной копии подлиннику документа, исполненного на бумажном носителе информации, осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения. При необходимости электронная копия документа заверяется электронной подписью.

4.11.3. Прием и отправка электронных документов в центральном аппарате, в аппарате управления и структурных подразделениях территориального органа Службы осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения с использованием функционала АИС ФССП России.

4.11.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Службе используются сертифицированные ФСБ России средства электронной подписи.

4.11.4.1. При получении электронных документов от других органов власти или организаций проверку подлинности электронной подписи осуществляет уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы.

4.11.4.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и организации, гражданам документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица Службы - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

4.11.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем электронном документообороте центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы усиленная квалифицированная электронная подпись для подтверждения действий с электронными документами может не использоваться.

4.11.6. Электронные документы, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции, и включаются в электронный документооборот Службы с использованием функционала АИС ФССП России.

При загрузке электронного сообщения из системы МЭДО в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, используются функционалом АИС ФССП России для заполнения полей ЭРК поступившего документа в электронной форме.

4.11.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Службы. При создании, обработки и хранении в СЭД электронных документов, содержащих информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности должна применяться система разграничения доступа СЭД.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭД Службы, определяется Директором.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается приказом Службы по согласованию с Федеральным архивным агентством.

4.11.8. Рассмотрение электронных входящих документов руководством, вынесение поручений по ним, организация их движения на основании вынесенных поручений осуществляется в соответствии с подразделом 4.5 Инструкции путем направления в электронные кабинеты должностных лиц соответствующих этим документам ЭРК.

4.11.9. Движение электронных документов, подготовленных в Службе, от исполнителя к руководству осуществляется в соответствии с подразделами 4.6, 4.7 Инструкции также путем направления в электронные кабинеты должностных лиц проектов документов с соответствующими им ЭРК.

4.11.10. Для рассмотрения электронных документов руководством, руководителями структурных подразделений центрального аппарата и руководителями территориальных органов Службы может создаваться с использованием информации, содержащейся в ЭРК электронного документа, его печатная форма на бумажном носителе.

4.11.11 - 4.11.16. Исключены. - Приказ ФССП России от 31.03.2014 N 112.

4.11.11. Утратил силу. - Приказ ФССП России от 15.02.2019 N 65.

4.11.11. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Службы. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

4.11.12. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата (территориального органа) Службы. Дела с электронными документами индексируются в порядке, предусмотренном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в графе "примечания" указывается, что такое дело ведется в электронном виде со ссылкой на перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

4.11.13. Место, а также форматы хранения электронных документов определяются с учетом функционирующих в Службе программно-технических средств СЭД, требований нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

4.11.14. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого уполномоченным должностным лицом Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.