4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции, за своевременное представление проекта документа, при необходимости, для редактирования уполномоченному должностному лицу Управления делопроизводства (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами Службы, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения центрального аппарата (подразделения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы - исполнителя документа.

4.6.2. Проекты исходящих документов Службы готовятся на бланках (с использованием электронных шаблонов бланков) установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.3. Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения центрального аппарата (подразделения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы - исполнителя документа (должностным лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными должностными лицами Службы. Визы оформляются в соответствии с правилами, предусмотренными в пп. 3.1.5.15 и части 3 пп. 3.3.3.9 Инструкции.

4.6.4. Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

4.6.5. На подпись уполномоченному должностному лицу Службы представляется первый экземпляр исходящего документа, оформленный с использованием официального бланка, и второй - визовый экземпляр документа, оформленный на листах бумаги формата A4, с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно) количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием официального бланка, должно соответствовать количеству адресатов.

4.6.6. Исполнитель передает проект исходящего документа для подписи Директором или его заместителем помощникам Директора, заместителей Директора через секретаря Директора, секретарей заместителей Директора соответственно.

По согласованию с Директором проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично заместителем Директора, курирующим структурное подразделение центрального аппарата Службы, исполнившее проект документа, либо руководителем указанного структурного подразделения.

По согласованию с заместителем Директора проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично руководителем структурного подразделения центрального аппарата Службы, исполнившего проект документа.

В аналогичном порядке проекты исходящих документов представляются на подпись руководителю территориального органа Службы, его заместителям.

4.6.7. Проект исходящего документа представляется для подписи руководителю структурного подразделения центрального аппарата (структурного подразделения территориального органа) Службы лично исполнителем, либо передается через работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.

4.6.8. Проект документа, подписанный Директором (заместителем Директора, руководителем структурного подразделения), передается через секретаря (через работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении) исполнителю для подготовки к регистрации.

В аппарате управления, структурном подразделении территориального органа Службы подписанные исходящие документы возвращаются исполнителю через подразделение документационного обеспечения.

Не подписанный проект документа с замечаниями возвращается исполнителю в аналогичном порядке для доработки.

4.6.9. Исполнитель проверяет комплектность подписанного исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, а также, при необходимости, указатель рассылки документа и передает подписанный исходящий документ работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении центрального аппарата (уполномоченному работнику подразделения документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы, для регистрации.

4.6.10. Проект исходящего электронного документа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу Службы и подписывается им с использованием функционала СЭД АИС ФССП России. Порядок действий исполнителя, иных должностных лиц Службы в этом случае определен инструкцией пользователя СЭД АИС ФССП России.