19. Организация учета документации при исполнении государственной функции

19. Организация учета документации при исполнении государственной функции.

19.1. Территориальные органы Ростехнадзора должны вести:

учет юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, в отношении которых осуществляется контроль и надзор;

контрольно-наблюдательные дела на каждое юридическое лицо, индивидуального предпринимателя с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов;

учет мероприятий по контролю;

учет дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;

учет входящей документации, в том числе обращений граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам осуществления государственного горного надзора;

учет исходящей документации (регистрация исходящих документов), в том числе ответов на обращения граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по вопросам осуществления государственного горного надзора.

19.2. Порядок ведения журналов, контрольно-наблюдательных дел, дел об административных правонарушениях, находящихся в производстве, определяет руководитель территориального органа Ростехнадзора с учетом оперативного доступа к необходимым материалам. Руководитель территориального органа Ростехнадзора назначает ответственных должностных лиц за их ведение и хранение документов.

Сроки и порядок хранения оконченных журналов, материалов контрольно-наблюдательных дел, в том числе после ликвидации объектов надзора, заполненных карточек личной консультации гражданина, прекращенных дел об административных правонарушениях, а также дел, по которым исполнены постановления, определяются в порядке, установленном Ростехнадзором.

19.3. Учетные записи о начале мероприятия по контролю вносятся в журнал учета проверок в течение трех рабочих дней после подписания распоряжения о проведении проверки. По окончании мероприятия по контролю, в течение трех рабочих дней после подписания предписания, должностное лицо, ответственное за проведение контрольного мероприятия, докладывает начальнику отдела об исполнении государственной функции и заполняет журнал учета мероприятий по контролю.

19.4. Контрольно-наблюдательное дело поднадзорной организации формируется в течение десяти дней с момента получения информации о новом объекте надзора и должно включать, в том числе, копии распоряжений (приказов) о проверках, акты-предписания (акты) по результатам проверок с приложениями, копии протоколов и постановлений по делам об административных правонарушениях, материалы переписки, оригиналы или копии иных документов по вопросам государственного горного надзора за последние пять лет, полученные в порядке, установленном для документооборота.

В контрольно-наблюдательное дело приобщаются документы, полученные только в официальном порядке, установленном для документооборота.

19.5. Порядок учета и сроки хранения документации, в том числе после ликвидации юридического лица и прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, определяет руководитель территориального органа Ростехнадзора с учетом нормативных правовых актов Ростехнадзора и обеспечения оперативного доступа к необходимым материалам. Руководитель территориального органа назначает ответственных должностных лиц за ведение и хранение документов.