8.4. Выплаты денежных средств по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами

8.4. Выплаты денежных средств по операциям, связанным

с расчетами с подотчетными лицами

Занижение страховых взносов может быть выявлено при анализе расчетов с подотчетными лицами. В ходе проверки необходимо запрашивать приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, а также сроки возврата неизрасходованных сумм, авансовые отчеты и данные аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", журнал-ордер N 7 по счету 71, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждому лицу, расчеты по которому отражаются в соответствующем регистре бухгалтерского учета, ежемесячно.

Выплаты физическим лицам, выполняющим разовые работы, возможны через подотчетных лиц предприятия. Поэтому при проверке счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" следует обратить внимание на авансовые отчеты подотчетных лиц. Как правило, в таких случаях к авансовому отчету прилагается акт приемки выполненных работ и документ, подтверждающий факт выплаты денежных средств физическому лицу (расходный кассовый ордер, платежная ведомость).

Необходимо тщательно проверять авансовые отчеты, к которым приложены документы, свидетельствующие о выплатах в пользу физических лиц, например, за выполненные работы по гражданско-правовым договорам, расходные кассовые ордера или платежные ведомости.

Чаще всего такие способы расчетов практикуются, когда нештатные сотрудники привлекаются к выполнению каких-либо разовых работ на удаленных объектах. При проверке этих документов обращается внимание на включение подобных выплат в облагаемую базу.

Лицам, получившим денежные средства под отчет, следует не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

При проверке авансовых отчетов, представленных в бухгалтерию с нарушением срока, необходимо обратить внимание на счета, корреспондирующие со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Проверяющий должен проанализировать операции по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (Дт 71 - Кт 50, 51).

Следует проверить наличие не возвращенных в установленные сроки подотчетных сумм, которые могут быть отражены организацией по Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а затем при удержании их из заработной платы работника списаны в Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" с Кт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Если указанные суммы не были удержаны из заработной платы работника, следует проверить, не отражены ли они по Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и Кт 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Проверка операций по расчетам с подотчетными лицами осуществляется на основании следующих документов:

А. Типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации:

- "Авансовый отчет" (форма N АО - 1) (утверждена Постановлением Госкомстата России N 55);

- "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (форма N Т-10а), "Командировочное удостоверение" (форма N Т-10) (утверждены Постановлением Госкомстата России N 1);

- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н "Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы" (далее - Приказ Минздравсоцразвития России N 739н);

- журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение N 3 к Приказу Минздравсоцразвития России N 739н);

- инвентаризационные описи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (приложение к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49; Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации", в редакции Постановлений Госкомстата России от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" и от 03.05.2000 N 36 "О внесении изменений в Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризаций".

Б. Регистры бухгалтерского учета.

Для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте, в организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму учета, используются по Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - журналы-ордера N 1, N 7; по Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - ведомость N 1 (на обороте журнала-ордера N 1), ведомость N 7, журнал-ордер N 7 (письмо Минфина России от 24.07.1992 N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях").

В организациях, применяющих форму ведения бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина России N 64н по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", используется Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-5).

В. Прочие документы:

- приказы руководителя об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;

- приказы (распоряжения) руководителя о направлении работников в командировки (форма N Т-9, утверждена Постановлением Госкомстата России N 1);

- первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению;

- приказы руководителя об установлении повышенных норм командировочных расходов;

- гражданско-правовые договоры с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации;

- акты закупок материальных ценностей у физических лиц;

- иные документы.