IX. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения

IX. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ

ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ

262. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в учреждениях и органах ФСИН России при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.

263. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждениях и органах ФСИН России создаются экспертные комиссии, в центральном аппарате ФСИН России - Центральная экспертная комиссия ФСИН России (далее - ЦЭК ФСИН России).

264. Положение о ЦЭК ФСИН России согласовывается с Федеральным архивным агентством и утверждается приказом ФСИН России.

Положение об экспертной комиссии учреждения или органа ФСИН России утверждается приказом руководителя учреждения или органа ФСИН России.

265. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственными служащими, работниками, ответственными за обработку документов, совместно с экспертными комиссиями.

266. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения, а также дел, книг, журналов, нормативных правовых актов, топографических карт, изданий, учебных и учебно-методических материалов и т.д. осуществляется ежегодно в подразделениях делопроизводства, а также непосредственно в структурных подразделениях государственными служащими, работниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией.

267. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

268. Отбор документов для постоянного хранения и длительного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения номенклатуры дел учреждения или органа ФСИН России путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Их отбор к уничтожению проводится только после сверки с оригиналами и поглощающими документами. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.

Запрещается производить отбор документов к уничтожению только на основании заголовков дел.

Произвольное сокращение установленных сроков хранения документов и дел не допускается.

При экспертизе ценности документов учитывается их физическое состояние. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста не доступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению.

В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста ценных поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или протоколируются.

Уничтожение поврежденных документов постоянного хранения производится только с разрешения экспертной комиссии.

Документы, имеющие отметку "ЭПК" <1>, запрещается уничтожать без рассмотрения на заседании экспертно-проверочной комиссии государственного архива, даже в случае истечения у них срока хранения.

--------------------------------

<1> Отметка "ЭПК" означает, что такие документы могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в архивах ФСИН России.

При экспертизе ценности документов, для которых установлен срок хранения с отметкой "ЭПК", учитывается, что эти документы могут иметь более длительный срок хранения. В процессе экспертизы ценности документов отметка "ЭПК" снимается и устанавливается конкретный срок хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, срок хранения данного дела устанавливается по документам, имеющим наибольшую ценность.

При отсутствии подлинников документов, имеющих постоянное или длительное хранение, вместо них отбираются их копии, которым экспертная комиссия устанавливает соответствующие сроки хранения.

В исключительных случаях (физическое уничтожение документов при пожаре и т.п.) при отсутствии подлинников и копий документов экспертная комиссия может определить на хранение черновики документа.

Готовят хранящиеся документы в структурных подразделениях, в том числе в подразделении делопроизводства, к проведению экспертизы ценности документов (передаче в архив, уничтожению, дальнейшему использованию и т.п.) государственные служащие, работники, отвечающие за ведение делопроизводства.

269. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу опись составляется отдельно, а также акты на уничтожение дел структурных подразделений (приложение N 15). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В каждом учреждении или органе ФСИН России описи на дела постоянного и длительного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив.

270. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

271. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, предназначенные для сдачи в архив, структурные подразделения передают по описям установленной формы (приложение N 61) в подразделение делопроизводства (кроме центрального аппарата ФСИН России) по истечении трех лет после завершения дел в делопроизводстве.

272. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

273. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает с руководителем подразделения делопроизводства и утверждает руководитель учреждения или органа ФСИН России (в центральном аппарате ФСИН России - руководитель структурного подразделения). Один экземпляр описи передается в архив вместе с делами, второй - остается в структурном подразделении.

274. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные с экспертной комиссией акты утверждаются заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России, курирующим подразделение делопроизводства, после утверждения Экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива описей дел постоянного хранения.

275. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего учреждения или органа ФСИН России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.