Приложение N 34. Журнал учета журналов и картотек

Приложение N 34

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральной службе исполнения

наказаний (п. 81 (12), 280)

ЖУРНАЛ N ______

учета журналов и картотек

в __________________________________________________

(наименование учреждения или органа ФСИН России,

структурного подразделения)

┌───────────┬────────────┬───────┬───────┬───────────────┬─────────────┬────────┬───────────────────────────────┬──────┐

│Порядковый │Наименование│ Номер │Коли- │ Дата │Ответственный│ Срок │ Отметка о движении журнала, │Приме-│

│ учетный │ журнала │ тома │чество │ │ за хранение │хранения│ картотеки, дела │чание │

│ номер │ или │журнала│листов,├───────┬───────┤ журнала, │и статья├─────────┬─────────┬───────────┤ │

│ и гриф │ картотеки │ или │карто- │заведе-│оконча-│ картотеки, │ по │архивный │архивный │ номер │ │

│секретности│ │ дела │чек │ния │ния │ расписка и │перечню │ номер │ номер │ акта об │ │

│ │ │ │ │ │ │ дата │ │ описи │ журнала │уничтожении│ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ и дата │ или │ и дата │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │передачи,│картотеки│ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ номер │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │дела, где│ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │хранится │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ опись │ │ │ │

├───────────┼────────────┼───────┼───────┼───────┼───────┼─────────────┼────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │

└───────────┴────────────┴───────┴───────┴───────┴───────┴─────────────┴────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────┘

1дсп Журнал учета 96 20.01. Попов 5 лет

изданий 2005

20.01.2005 ст.

44.6

2с Журнал учета 1 200 02.01. 16.06. Крагин 5 л.

входящих 2005 2005 12.01.2005 ст.

секретных 33.12

документов

3 Журнал учета 1 200 04.01. Фомин пост.

нормативных 2005 04.01.2005 ст. 33.6

документов

----

123с Журнал учета 1 200 02.01. 31.12. Крагин 5 л.

исходящих 2005 2005 06.01.2005 ст.

секретных 33.12

документов

────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Примечания:

1. Журнал учитывается по номенклатуре дел.

2. Каждый том дела регистрируется за отдельным инвентарным номером.

3. В графах 5, 6 указываются крайние даты дел, книг, журналов, карточек, которые должны соответствовать записям на обложках этих документов.

4. Графы 9 и 11 заполняются при выбытии журнала, книги, картотеки, дела из учреждения и органа УИС (передачи в архив, уничтожении).

5. Графа 10 заполняется после сдачи в архив (порядковый номер журнала, картотеки в сдаточной описи является их архивным номером).

6. Если в журнале ведется совместный учет книг, журналов и законченных производством дел, то в графе 12 в необходимых случаях делаются записи о переформировании дел, изъятии отдельных листов, например: "Из дела изъяты документы постоянного хранения (листы 45 - 50, 85 - 95) и подшиты в дело, инв. N 154, стр. 128 - 144. Семенов".

7. При отправке журнала, дела в графе 12 указывается: куда, когда и за каким номером отправлен.

8. Количество карточек в графе 4 указывается по окончании делопроизводственного года.

Приложение N 33. Журнал учета издаваемых нормативных документов Приложение N 35. Журнал учета законченных в делопроизводстве дел в