X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

276. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169) документы учреждений и органов ФСИН России являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

277. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет подразделение делопроизводства, которое обеспечивает функционирование архива учреждения или органа ФСИН России.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

278. До передачи в архив номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и государственные служащие, работники, отвечающие за обработку документов, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

279. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив подразделением делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел учреждения или органа ФСИН России. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

Прием дел осуществляется архивом в присутствии государственного служащего, работника структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи против каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи государственных служащих, работников подразделения делопроизводства, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственный служащий, работник, ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в подразделение делопроизводства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям номенклатуры дел, акту (приложение N 62).

При ликвидации учреждения или органа ФСИН России все его структурные подразделения по своим направлениям деятельности отбирают и готовят дела для уничтожения и передачи их на архивное хранение. Прием дел государственными служащими, работниками подразделения делопроизводства в данном случае осуществляется в присутствии государственного служащего, работника архива.

Все дела, в том числе ликвидированных учреждений и органов ФСИН России, до истечения сроков хранения, не подлежащие уничтожению, передаются в архивы по подчиненности, а при ликвидации учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (до создания центрального архива ФСИН России) - в архив ФСИН России.

280. О сданных на хранение в архив, а также об уничтоженных делах, журналах, картотеках делаются отметки в журналах (приложения N 34, 35) с проставлением в них номеров сдаточных описей, архивных номеров или номеров и дат актов об уничтожении дел, журналов, картотек.

281. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному приказом учреждения или органа ФСИН России.

282. О выполнении графика передачи дел в архив, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре подразделение делопроизводства информирует служебной запиской курирующего заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России.