Обработка организационно-распорядительных документов и договоров (соглашений)

Обработка организационно-распорядительных документов

и договоров (соглашений)

88. Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии с п. п. 25 - 34 Инструкции, после получения реквизита "подпись" представляются на регистрацию вместе с указателями рассылки, подготовленными исполнителями, подписанными руководителями соответствующих структурных подразделений и утвержденными руководителем подразделения делопроизводства.

89. Приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела подразделением делопроизводства.

90. Приказы по личному составу, о командировках государственных служащих, работников в центральном аппарате ФСИН России регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела кадровым подразделением, в учреждениях и органах ФСИН России - подразделением делопроизводства.

91. Издаваемые в учреждениях и органах ФСИН России приказы, распоряжения нумеруются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года и регистрируются в журналах (приложение N 33) по виду издания и в день их подписания.

При небольшом количестве издаваемых приказов (распоряжений) в год разрешается регистрация приказов по основной деятельности и личному составу в разных разделах одного журнала.

92. Ознакомление с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов производится под роспись на листе ознакомления (приложение N 31), как правило, по письменному поручению (резолюции) руководителя учреждения или органа ФСИН России или должностного лица, которому они были адресованы. На листе ознакомления хранятся вместе с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов.

93. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с п. 34 (к) Инструкции, заверенными печатью подразделением делопроизводства (кадровой службой), направляются в соответствии с указателем рассылки адресатам. Подлинник указателя рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с подлинником приказа (распоряжения).

Копии приказов и распоряжений рассылаются без сопроводительных писем, их регистрационные номера указываются на пакетах. При рассылке нескольких организационно-распорядительных документов они могут направляться с сопроводительными письмами, если в этом есть необходимость, или перечнями на отправку нормативных правовых актов (приложение N 37). Сопроводительные письма регистрируются в журнале (карточке) учета исходящей корреспонденции. В журналах (приложения N 28, 33) напротив отправленного экземпляра указывается регистрационный номер исходящего письма.

94. Поступающие копии приказов и распоряжений после их регистрации в журнале (приложение N 28) хранятся по годам и видам издания в папках, регистрах или скоросшивателях с составлением описей.

В учреждениях и органах ФСИН России приказы (распоряжения) МВД СССР, РСФСР, Российской Федерации; Минюста России, ГУИН Минюста России прошлых лет передаются в архив учреждения или органа ФСИН России для их учета и дальнейшего хранения.

95. Договоры (соглашения), оформленные в соответствии с п. п. 44 - 46 Инструкции, регистрируются юридическим подразделением.

Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре ставятся номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации (приложение N 38). Подпись руководителя учреждения или органа ФСИН России (заместителя руководителя) на договоре заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело юридического подразделения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Копии договора (соглашения), заверенные в установленном порядке юридическим подразделением, направляются адресатам в соответствии с указателем расчета-рассылки. Указатель расчета-рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в юридическом подразделении оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора юридическим подразделением помещается в номенклатурное дело.