Обработка исходящих документов

82. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются структурными подразделениями учреждений и органов ФСИН России в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции.

83. После подписания исходящие документы централизованно регистрируются в подразделении делопроизводства в следующем порядке.

1) Документы за подписью руководителя учреждения или органа ФСИН России и его заместителей представляются на регистрацию в двух экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю для включения в соответствующее номенклатурное дело.

2) Регистрационные номера оформляются подразделением делопроизводства в соответствии с п. 65 (г) Инструкции.

Регистрация документов ведется в журнале исходящих документов (приложение N 36) или карточке (приложение N 32).

В журналах и карточках учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения или помещения в дело, отправки адресатам или уничтожения.

Неисполненные документы предыдущего года, которым присвоены регистрационные номера, должны быть в течение первого квартала следующего года повторно зарегистрированы по учетным документам текущего года с соответствующей отметкой об их повторной регистрации. Например,

84. Документы с подписями руководителей структурных подразделений после регистрации в структурных подразделениях направляются ими в подразделение делопроизводства для отправки адресатам.

85. Доверенности на право совершения действий от имени учреждений и органов ФСИН России, представления его интересов в государственных, общественных и судебных органах, оформленные в соответствии с п. п. 68 - 72 Инструкции, регистрируются в подразделении делопроизводства (в аппарате директора), в учреждениях и органах в юридическом подразделении в журнале регистрации доверенностей с использованием простой порядковой нумерации.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а завизированная копия помещается в номенклатурное дело в подразделении делопроизводства.

86. Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке.

1) Документы за подписью руководителя учреждения или органа ФСИН России, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, рассылаются фельдсвязью по реестру.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделением делопроизводства в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

2) Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю.

Первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем учреждения или органа ФСИН России, и приложения к нему (если имеются) направляются подразделением делопроизводства, второй экземпляр (копия) - возвращает в структурное подразделение.

Подписанные документы должны отправляться, как правило, в течение дня после их подписания.

3) Документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются:

степень срочности, если она имеется на подписанном документе;

адресат, его почтовый адрес и индекс;

номера документов, вложенных в пакет;

почтовый адрес отправителя.

В один конверт могут помещаться несколько документов.

В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо и на конверте ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка "К исх. N ___".

На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например:

Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. N 10/23-145.

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных конвертов.

4) Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело подразделением делопроизводства.

5) Документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем расчета-рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель подразделения делопроизводства (приложения N 1, 2). Указатель расчета-рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело подразделением делопроизводства.