Обработка входящих документов

80. Доставка документов.

Доставка документов в учреждениях и органах ФСИН России осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью - срочная корреспонденция государственных органов; электрической связью - факсимильные и электронные сообщения, телефонограммы.

В учреждениях и органах ФСИН России для доставки корреспонденции в пределах субъекта Российской Федерации (населенного пункта) создаются экспедиции или назначаются приказами руководителей учреждения или органа ФСИН России специально выделенные государственные служащие, работники, находящиеся в оперативном подчинении в подразделениях делопроизводства, которым сдаются пакеты для отправки.

Доставка корреспонденции осуществляется на специально закрепленных за учреждением или органом ФСИН России для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи.

Ответственность за организацию отправки и доставки корреспонденции возлагается на руководителей учреждений и органов ФСИН России.

Доставка (отправка) служебных документов осуществляется по реестру. Служебные документы местным адресатам (в пределах населенного пункта) могут передаваться государственными служащими, работниками подразделения делопроизводства по принадлежности под роспись в реестре (приложение N 19) через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров или под роспись в разносной книге (приложение N 20).

81. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции.

1) Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в учреждения и органы ФСИН России корреспонденции осуществляются подразделениями делопроизводства.

Поступающая через службы фельдъегерской и специальной связи в учреждения и органы ФСИН России корреспонденция в рабочее время принимается государственными служащими, работниками подразделения делопроизводства и регистрируется в пакетно-контрольном журнале (приложение N 21).

В вечернее (после 18.00 - в понедельник - четверг, после 17.00 - в пятницу и предпраздничные дни) и нерабочее время документы принимаются дежурной службой (оперативным дежурным) учреждения или органа ФСИН России, регистрируются в журнале учета пакетов (приложение N 22) и по возможности оперативно передаются в подразделение делопроизводства.

Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам учреждения или органа ФСИН России, также оперативно передаются ими в подразделение делопроизводства для регистрации.

Количество переданных пакетов подтверждается росписью фельдъегеря или лица, доставившего корреспонденцию, в соответствующей графе журнала (приложения N 21, 22).

Принявший корреспонденцию государственный служащий, работник расписывается за ее получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает количество принятых пакетов, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью "Для пакетов" или штампом. Оперативный дежурный кроме этих данных в журнале (приложение N 23) записывает номера документов, указанные на пакетах.

Дежурная служба (оперативный дежурный) следственного изолятора, исправительного и лечебно-профилактического учреждения в нерабочее время, выходные и праздничные дни вскрывает почтовые отправления, поступившие (доставленные курьером) из суда, прокуратуры, органов следствия и дознания. При поступлении документа об освобождении из-под стражи подозреваемого, обвиняемого или осужденного от отбывания наказания дежурная служба (оперативный дежурный) безотлагательно уведомляет об этом начальника учреждения либо лицо, его замещающее.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 16.09.2008 N 207)

2) Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.

3) Затем вскрываются все пакеты, за исключением имеющих пометку "лично". По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель подразделения делопроизводства (заместитель, исполняющий его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный конверт.

Пакеты с пометкой "лично" вскрываются лично адресатом или уполномоченным им государственным служащим, работником, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах, и зарегистрировать документ в подразделении делопроизводства учреждения или органа ФСИН России. Государственный служащий, работник подразделения делопроизводства учитывает также документы со слов лица, вскрывшего пакет. По каждому документу в графе "Вид и краткое содержание документа" журнала (приложение N 23) или карточки (приложение N 24) делается запись "Пакет с пометкой "Лично".

Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

4) Вся входящая корреспонденция (за исключением обращений граждан, факсимильных сообщений, телефонограмм, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации подразделением делопроизводства в журнале учета входящих документов (приложение N 23) или карточках (приложение N 24), в электронной базе данных "Служебная корреспонденция", в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование учреждения или органа ФСИН России, других учреждений, органов и организаций (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и номер входящий (исходящий);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору, ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

фамилия должностного лица, поставившего документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

При регистрации документов в учреждениях и органах ФСИН России используются следующие основные справочные материалы: примерный перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение N 25); перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел (приложение N 26) и примерный классификатор индексирования документов (приложение N 27).

Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу (либо на пакете, если он не должен вскрываться), с обязательным указанием количества листов документа и приложения. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа и его регистрационный номер в электронной базе данных "Служебная корреспонденция". На первом листе каждого приложения ставится оттиск штампа или указывается:

"Приложение к вх. N ______" и дата регистрации.

На документах, подлежащих возврату, оттиск регистрационного штампа и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.

При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.

Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется подразделением делопроизводства и состоит из его порядкового номера в журнале учета входящих документов, электронной базе данных.

Документы, поступающие на рассмотрение руководителю учреждения или органа ФСИН России и его заместителям, распорядительные документы и переписка за их подписью регистрируются в подразделении делопроизводства.

Пакеты с пометкой "Лично" регистрируются в журналах (приложения N 21, 22) и передаются лично адресату или лицу, им уполномоченному, под роспись в этих журналах.

Сопроводительное письмо на поступившие копии приказов и распоряжений регистрируется в журнале (карточке) учета входящей корреспонденции с приложениями.

Поступившие без сопроводительных писем приказы, издания, сброшюрованные документы и т.п. документы регистрируются в журнале учета входящих документов установленной формы. Регистрационные номера также фиксируются в графе 9 пакетно-контрольного журнала (приложение N 21).

Поступившие копии нормативных правовых актов регистрируются в журнале (приложение N 28) по разделам (изданные Минюстом России, ФСИН России, другими федеральными органами исполнительной власти).

На каждом экземпляре поступившей копии нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения ставится оттиск штампа, в котором указываются порядковый учетный номер нормативного правового акта по журналу (приложение N 28) и дата поступления.

В центральном аппарате ФСИН России копии приказов и распоряжений других федеральных органов исполнительной власти включаются в номенклатуру дел, формируются в дела аппаратом директора ФСИН России.

5) Документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются в журнале факсимильных сообщений.

6) Не подлежит регистрации в подразделении делопроизводства (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:

копии документов и иная справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма;

пригласительные билеты;

бухгалтерские документы;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

7) Подразделение делопроизводства осуществляет предварительное рассмотрение входящих документов с целью их распределения. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством учреждения или органа ФСИН России, направляются непосредственно исполнителям в структурные подразделения.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или государственным служащим, работникам.

8) Зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:

руководителю подразделения делопроизводства для доклада руководителю учреждения или органа ФСИН России по карточке (приложение N 29);

заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России;

в структурные подразделения.

9) Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации в течение дня направляются через руководителя подразделения делопроизводства руководителю учреждения или органа ФСИН России в соответствии с существующим распределением обязанностей.

10) Все поступившие во ФСИН России копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации регистрируются в аппарате директора ФСИН России, передаются директору ФСИН России, после чего возвращаются в аппарат директора ФСИН России.

11) К документам, направляемым руководителю учреждения или органа ФСИН России (заместителям руководителя), прилагаются оформленные на отдельных листах проекты резолюций (поручений) (приложение N 30), в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, подписи руководителя учреждения или органа ФСИН России (заместителей руководителя), даты резолюций (поручений).

Проекты резолюций (поручений) руководителя учреждения или органа ФСИН России оформляются подразделением делопроизводства.

Тексты подписанных руководителем учреждения или органа ФСИН России (заместителями руководителя) резолюций (поручений) вносятся подразделением делопроизводства в электронные регистрационные карточки базы "Служебная корреспонденция".

12) На исполнение документы направляются только через подразделение делопроизводства, при этом подлинник получает ответственный исполнитель, а соисполнителям направляются копии.

Для ознакомления руководителей и государственных служащих, работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение N 31).

Перемещение документов из одного подразделения в другое осуществляется только через подразделение делопроизводства. О передаче документов внутри структурного подразделения информируются государственные служащие, работники, ответственные за делопроизводство в структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в журналах учета документов.

Прием, передача, выдача документов осуществляются под роспись в разносной книге (приложение N 20), карточках (приложения N 24, 32), журналах учета (приложения N 23, 28, 33, 34, 35, 36).

13) Копии всех полученных ФСИН России законопроектов направляются в аппарат директора ФСИН России.