VIII. Подготовка и утверждение номенклатуры дел учреждений и органов ФСИН России

VIII. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УЧРЕЖДЕНИЙ

И ОРГАНОВ ФСИН РОССИИ

234. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном порядке.

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляются их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

235. Номенклатуры дел (приложение N 26) в структурных подразделениях составляются государственными служащими, работниками, ответственными за обработку документов, согласовываются с архивом и подразделением делопроизводства, подписываются их руководителями и представляются до 15 сентября текущего года в подразделение делопроизводства.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в подразделение делопроизводства.

Подразделение делопроизводства оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме, обеспечивает их согласование с экспертной комиссией учреждения или органа ФСИН России, а аппарат директора ФСИН России - с Центральной экспертной комиссией ФСИН России и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет). Сводная номенклатура дел до 20 декабря текущего года утверждается руководителем учреждения или органа ФСИН России.

236. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают копии конкретных разделов номенклатуры.

237. Сводная номенклатура дел учреждения или органа ФСИН России в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел печатается в одном экземпляре и рассылается в порядке, установленном ранее для приказов.

238. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры учреждения или органа ФСИН России.

239. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой учреждения или органа ФСИН России.

240. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности учреждения и органа ФСИН России в соответствии с положением о нем.

241. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

а) графа 1 "Индексы дел" включает обозначаемые арабскими цифрами номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-01, где 01 - структурный номер аппарата директора ФСИН России, 01 - порядковый номер заголовка дела "Федеральные конституционные законы, федеральные законы. Копии";

б) графа 2 "Заголовки дел (томов, частей)" - краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов "ФСИН России" или "структурного подразделения"; названия организации - адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении совещаний по вопросам деятельности УФСИН России по Вологодской области (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел "Переписка..." указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

231. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с территориальными органами ФСИН России по организационно-штатным вопросам".

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: "Переписка по финансово-хозяйственной деятельности" или "Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства".

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности ФСИН России" или "Полугодовые планы основных мероприятий УФСИН России по Курской области", или "Квартальные планы работ структурных подразделений УФСИН России по Омской области".

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:

название территории, с которой связано содержание документов дела;

название учреждения или органа ФСИН России или других учреждений, органов и организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

в) графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года;

г) графа 4 "Срок хранения дела, номера статей" заполняется по утвержденному руководителем 06.10.2000 Росархива Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, Перечню управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений и органов ФСИН России, утверждаемым приказом Минюста России, с указанием сроков хранения или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;

д) графа 5 "Примечание" может включать сведения об уменьшенном сроке хранения отдельных документов в деле, названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

242. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

243. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).