Планы, отчеты, доклады, донесения, акты, докладные записки, обзоры, справки, заключения, рапорты, предписания

Планы, отчеты, доклады, донесения, акты, докладные записки,

обзоры, справки, заключения, рапорты, предписания

54. В плане устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей.

План составляется в табличной форме на стандартных листах формата A4.

Табличная форма плана должна содержать графу "Исполнение", где напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка о выполнении (невыполнении, переносе срока исполнения).

55. Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятий, представляемые в установленном порядке в вышестоящие учреждение или орган ФСИН России.

Данные отчета отражают в целом деятельность учреждения или органа ФСИН России или отдельное направление его деятельности, а также конкретного государственного служащего, работника.

Отчеты в вышестоящие учреждения и органы ФСИН России оформляются на бланках ФСИН России формата A4 или формализованном угловом бланке по конкретному направлению деятельности (статистическая отчетность, отчет по финансовой и др. деятельности). Отчеты государственных служащих, работников непосредственному руководителю структурного подразделения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

56. В докладе излагаются вопросы, связанные с деятельностью учреждений и органов ФСИН России, а также содержатся выводы и предложения.

Доклад - форма отчета о положении дел или выполнении распорядительного документа его пункта (пунктов), а также сведения о факте, событии.

Доклады излагаются как в устной, так и в письменной формах, а также заслушиваются на служебных и оперативных совещаниях, коллегиях.

57. В донесении содержатся письменные сообщения по служебным вопросам, направляемые руководителем учреждения или органа ФСИН России в вышестоящие учреждение или орган ФСИН России.

Донесения включают информацию об отдельных фактах, событиях или о выполнении распорядительного документа, акта (справки), комиссии вышестоящего учреждения или органа ФСИН России, имеют заголовок к тексту и составляются на бланках учреждения или органа ФСИН России или на стандартных листах формата A4.

При необходимости к донесению приобщаются приложения (видео- и аудиокассеты, фотографии, предметы и т.д.).

58. Акт составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными государственными служащими, работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению руководителем учреждения или органа ФСИН России или их структурных подразделений в пределах их полномочий (приложения N 13, 14, 15).

Акты оформляются по результатам работы комиссий приема-передачи дел, инвентаризаций и др. (далее - комиссия).

Акты учреждений и органов ФСИН России оформляются на стандартных листах формата A4 и утверждаются руководителями учреждений и органов ФСИН России.

В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта излагается:

основание (реквизиты распорядительного документа);

состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания, фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии и инициалы членов комиссии);

присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие государственные служащие, работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания, фамилии и инициалы).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены.

Например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр - в дело (1 - 12);

2-й экземпляр - главная бухгалтерия;

3-й экземпляр - управление ресурсного обеспечения.

Дата акта должна соответствовать дню факта или события.

В некоторых случаях акты подлежат утверждению руководителем вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе - приложении.

Акт является основанием для издания учреждением или органом ФСИН России соответствующих распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится.

59. Докладная записка адресуется руководителю учреждения или органа ФСИН России или вышестоящему учреждению или органу ФСИН России и содержит информацию, выводы и предложения по какому-либо вопросу.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты и проводится их анализ, во второй - делаются выводы и предложения.

Докладная записка является внутренним документом.

Для оформления докладной записки используется стандартный лист бумаги формата A4, которая оформляется в соответствии с п. 65 (б, в, ж, з, к) Инструкции.

60. Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов ФСИН России и других учреждений, органов и организаций о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени.

Обзор составляется учреждением или органом ФСИН России на соответствующем бланке по одному из направлений служебной деятельности и подписывается его руководителем.

61. Справка оформляется в целях служебного информирования по поручению руководителя учреждения или органа ФСИН России или запросу вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. Например:

"О состоянии служебной подготовки", "О результатах проверки" и т.п. Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц.

Справку, направляемую вышестоящему учреждению или органу ФСИН России, подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России, а предназначенную руководителю учреждения или органа ФСИН России его заместителям - исполнитель.

62. Заключение содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу.

Печатается на бланке. В заголовке заключения следует указывать название документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй - конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты.

Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии и утверждает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

63. В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о грубом нарушении общественного порядка, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.).

Выполняется на стандартном листе бумаги, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.

Слово "Р а п о р т" (З а я в л е н и е) пишется с заглавной буквы и вразрядку, точка в конце не ставится. Например: