Печати и штампы

213. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами, визируются в подразделении делопроизводства и передаются в хозяйственное подразделение.

Изготовленные печати (штампы) учитываются подразделением делопроизводства в журналах учета печатей и штампов (приложение N 54) и выдаются под роспись структурным подразделениям-инициаторам, государственным служащим, работникам, ответственным за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

214. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

215. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в подразделение делопроизводства, где уничтожаются по акту.

216. Гербовые печати применяются в учреждениях и органах ФСИН России для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

217. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель учреждения или органа ФСИН России по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с подразделением делопроизводства.

218. В учреждениях и органах ФСИН России используются гербовые мастичные печати:

первая мастичная гербовая печать закрепляется за руководителем (заместителем руководителя) аппарата директора ФСИН России, подразделения делопроизводства учреждения или органа ФСИН России;

вторая - за руководителем главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера);

малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков, которая закрепляется за руководителем или заместителем руководителя кадрового подразделения, или государственному служащему, работнику кадрового подразделения, которому по функциональным обязанностям вменено оформление и выдача служебных удостоверений.

Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется по приказу учреждения или органа ФСИН России, вынос их за пределы здания без письменного разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России не допускается.

219. В учреждениях и органах ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации заверяются подписи руководителя учреждения или органа ФСИН России и его заместителей на служебных документах в соответствии с прилагаемым перечнем (приложение N 48).

220. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых учреждениями и органами ФСИН России с другими организациями, в пределах его компетенции в целях осуществления задач и функций учреждения или органа ФСИН России;

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждений и органов ФСИН России;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики сотрудников;

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

221. Оттиск гербовой мастичной печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

222. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя учреждения или органа ФСИН России, изготовленный по его поручению, хранится и используется руководителем подразделения делопроизводства.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя учреждения или органа ФСИН России используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для заверения приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

223. В учреждениях и органах ФСИН России могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (секретариат, отдел кадров).

Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, работников, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

Мастичные печати (без государственной символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения. Например: "Для пакетов", "Для справок", а также номерные "Для пакетов N 1", "Для справок N 1" и другие. Их оттиски ставятся на справках, экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководителя учреждения или органа ФСИН России, внутренних документов (когда в этом есть необходимость), при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п.