Учет объема документооборота

98. Под объемом документооборота в учреждениях и органах ФСИН России понимается совокупность объемов отдельных документопотоков или общее количество входящих, исходящих и внутренних документов.

99. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится по журналам учета документов.

Под объемом документооборота в учреждениях и органах ФСИН России понимается количество полученных и созданных его структурными подразделениями документов за определенный период времени.

Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным формам, структурным подразделениям (местам регистрации документов) и представляется по итогам года в учреждения и/или органы ФСИН России по подчиненности.

При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество поступающих и создающихся в учреждениях и/или органах ФСИН России или их структурных подразделениях документов.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются одним документом.

За единицу учета принимается документ без учета его копий.

Тиражированные экземпляры подсчитываются по формам учета в копировально-множительном бюро и машинописном бюро учреждений и органов ФСИН России.

100. Сведения об объеме документооборота готовят и представляют по установленной форме (приложение N 39):

подразделения делопроизводства учреждений территориальных органов ФСИН России - в подразделения делопроизводства территориальных органов ФСИН России ежеквартально к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом;

подразделения делопроизводства территориальных органов ФСИН России - в УФСИН России по федеральным округам ежегодно к 10 июля (за полугодие) и к 10 января (за прошедший год);

УФСИН России по федеральным округам, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, - в аппарат директора ФСИН России ежегодно к 20 июля (за полугодие) и к 20 января (за прошедший год).

Структурные подразделения центрального аппарата ФСИН России представляют в аппарат директора сведения о документообороте ежеквартально к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

Для оперативности передачи сведений используется факсимильная или телефонная связь с последующим представлением оригинала документа.