Оформление номенклатурных дел

249. Номенклатурные дела учреждений и органов ФСИН России оформляются (готовятся к хранению) подразделением делопроизводства и структурными подразделениями после завершения календарного года.

250. В зависимости от сроков хранения в учреждениях и органах ФСИН России оформление дела может быть полным и частичным. Полное оформление осуществляется для дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются частично. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

251. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

252. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации дела (наличие литерных номеров и пропущенных номеров и т.д.), номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены общей внутренней нумерацией дела.

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

253. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного, временного (свыше 10 лет), учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные и т.д.), а также для учета дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 59), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

254. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование учреждения или органа ФСИН России и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего государственного архива.

Записи на обложке производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки дел черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами. Разрешается наклеивать клеем ПВА белого цвета на обложку листы с черным машинописным текстом.

На обложках с приказами, протоколами заседаний коллегий и совещаний учреждений и органов ФСИН России проставляются номера и даты. Например:

1. Приказы по основной деятельности Управления исполнения наказаний по Орловской области за 2005 год с N 1 по N 165, т. 1 (состоит из 3-х томов).

2. Протоколы заседаний коллегии УФСИН России по Курской области за 2005 год с N 1 по N 15.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок и заголовок каждого тома (части).

Крайние даты оформляются на обложке дела следующим образом:

Заведено: 04.01.2005.

Окончено: 30.04.2005.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись "В деле имеются документы за ... год(ы)".

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительные документы, являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. В деле-журнале регистрации крайними датами являются даты первой и последней записи.

Крайними датами личного дела государственного служащего являются даты приказов о его приеме и увольнении.

Крайние даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты.

255. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов, опечатываются бумажной наклейкой с оттиском мастичной печати "Для пакетов" и заверяются лицом, оформляющим дела. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

256. Отдельные документы, имеющие большую историческую и иную ценность, а также личные документы, фотографии и т.п. вкладываются в конверты, которые затем подшиваются или подклеиваются в дело к последнему листу обложки.

257. Если текст документа слишком близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ. Аналогичным образом подшиваются и документы большого формата, хранящиеся в деле в сложенном виде.

258. Статистические таблицы, чертежи и другие документы большого формата с постоянным сроком хранения перед подшивкой в дело наклеиваются на марлю, холст или кальку.

259. Все подшитые в дело документы нумеруются полистно арабскими цифрами, простым графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Употребление чернил, пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы дела, разделенного на самостоятельные разделы или тома, нумеруются по каждому разделу, тому отдельно (личные дела и т.п.).

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и пришитый за середину, нумеруется как два листа; если к листу подклеены одним краем другие документы, например, вставки текста, переводы и др., то они нумеруются отдельно; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение пронумеровать невозможно, например, личные документы, награды и др., их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов, включая печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует (совпадает) порядковому расположению листов в деле.

260. Листы ознакомления с нормативными документами, листы с резолюциями руководства учреждения или органа ФСИН России подшиваются в дело вместе с указанными документами и нумеруются сквозной нумерацией.

В делах с приказами руководителя ФСИН России, имеющих литерные номера, во внутренней описи указывается их наличие. Например:

В деле имеются приказы за литерными номерами 200а, 217а, 217б и т.д.

261. Одновременно с делом заводится карточка (приложение N 60) учета выдачи документа (дела), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с делом сдается в архив. Карточка вносится в опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.