Протоколы

50. Протоколами в учреждениях и органах ФСИН России оформляются решения, принятые на коллегиях учреждений и органов ФСИН России, совещаниях у руководителя учреждения или органа ФСИН России, заместителей руководителя учреждения или органа ФСИН России, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях в учреждениях и органах ФСИН России (далее - совещания) (приложение N 12).

51. Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания государственный служащий, работник) на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14.

52. Протокол имеет следующие реквизиты:

а) Наименование документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

б) Название (вид) совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

в) Место проведения совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной линией.

г) Дата протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом (п. 34 (б) Инструкции) и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания.

д) Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера. Государственный служащий, работник, ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у руководителя учреждения или органа ФСИН России, протоколы совещаний у заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России, протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений, протоколы межведомственных совещаний и др.

е) Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части в двух столбцах помещаются слева перечень должностей, справа - фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в совещании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: "Начальники отделов, следственных изоляторов и исправительных колоний УФСИН России по Ярославской области".

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Перечень присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов "О", "Об", печатаются центрованно размером шрифта N 15, последняя строка подчеркивается по всей длине независимо от количества знаков. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости указываются итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа ФСИН России. Справки подписывают руководители подразделений - исполнителей.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст проекта протокола должен быть подготовлен не позднее чем за 3 дня до дня заседания. Проект протокола визируются структурными подразделениями, ответственными за подготовку.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, помещается пометка "Для служебного пользования".

Тексты протоколов за подписью директора ФСИН России подлежат обязательному редактированию в аппарате директора ФСИН России в порядке, предусмотренном п. 33 Инструкции.

ж) Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с п. 34 (з) Инструкции.

Протокол подписывают председательствующий на заседании (совещании) и секретарь, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел учреждения или органа ФСИН России.

53. По решению председательствовавшего на заседании (совещании), секретарь тиражирует протоколы и/или оформляет выписки, а также сопроводительные письма и рассылает их через подразделение делопроизводства заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России в соответствии с распределением направлений деятельности, в структурные подразделения, заинтересованные государственные органы и иные организации.