IV. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

133. Контроль исполнения документов (далее - контроль) - совокупность осуществляемых подразделением делопроизводства и структурных подразделений процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих и внутренних документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности учреждений и органов ФСИН России.

134. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

135. Централизованному контролю, осуществляемому подразделением делопроизводства и организационно-инспекторским подразделением, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также запросы, письма и обращения, по которым дано поручение руководителю учреждения или органа ФСИН России.

Постановку документов на контроль осуществляет подразделение делопроизводства и организационно-инспекторское подразделение при их предварительном рассмотрении оттиском красного цвета штампа "ФСИН России. Контроль" в правом верхнем углу документа.

В случаях, определенных регламентом ФСИН России, ниже указанного оттиска может ставиться оттиск красного цвета штампа "Ответ за подписью директора ФСИН России".

137. После рассмотрения руководством учреждения или органа ФСИН России и включения в соответствующую группу электронной базы данных: "поручения руководителя учреждения или органа ФСИН России" или "поручения заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России" контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения и/или подведомственные ФСИН России учреждения.

138. Подразделение делопроизводства, организационно-инспекторское подразделение заводит на каждый контрольный документ контрольную карточку (приложение N 46), в том числе и в электронной базе данных, в которую включаются входящий номер учреждения или органа ФСИН России и его дата, номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения - исполнителя и другая информация.

Карточки контрольных документов систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.

139. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения, а также контролирует соблюдение установленных сроков.

140. Предварительный контроль осуществляется с помощью бумажных копий электронных контрольных карточек документов, направляемых подразделением делопроизводства структурным подразделениям, головным исполнителям.

Государственные служащие, работники, ответственные за обработку документов в структурных подразделениях, используют указанные карточки для контроля исполнения документов и информирования подразделения делопроизводства.

141. Предупредительный контроль осуществляется подразделением делопроизводства и организационно-инспекторским подразделением посредством перечней контрольных документов, направляемых еженедельно заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России.

Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, сроки исполнения которых истекают в течение следующей недели.

В соответствии с указанным перечнем подразделение делопроизводства и организационно-инспекторское подразделение по телефону получают в структурных подразделениях информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения, а также напоминают об истечении срока исполнения.

142. Аналитический контроль представляет собой осуществляемый подразделением делопроизводства и организационно-инспекторским подразделением еженедельную проверку состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях.

Аналитическая информация об исполнении контрольных документов с поручениями руководителя учреждения или органа ФСИН России включается в справку об исполнении контрольных документов и в перечень неисполненных контрольных документов за прошедшую неделю, которые представляются каждую пятницу руководителю подразделения делопроизводства и организационно-инспекторского подразделения, заместителю руководителя учреждения или органа ФСИН России, курирующему их, а также для доклада руководителю учреждения или органа ФСИН России. Кроме того, руководителю учреждения или органа ФСИН России направляется аналитическая таблица с количественными сведениями об общем объеме контрольных документов, документах, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с начала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных в учреждении или органе ФСИН России и в структурных подразделениях.

Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются в структурные подразделения - исполнители и курирующим их заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России.

143. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут руководители учреждений и органов ФСИН России, структурных подразделений и подведомственных учреждений, иные должностные лица, исполнители.

144. Снятие документов с контроля осуществляется подразделением делопроизводства и организационно-инспекторским подразделением в контрольной карточке, электронной базе данных на основании официальной информации структурного подразделения - исполнителя.

Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу (соответствующих ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на повторное рассмотрение, государственный служащий, работник структурного подразделения, ответственный за обработку документов, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело, затем оперативно вносит информацию об исполнении указанного документа (номер, дату и наименование адресата исходящего ответа (доклада) в бумажную копию электронной контрольной карточки, которую оперативно возвращает в подразделение делопроизводства и организационно-инспекторское подразделение.

153. Результаты исполнения могут быть представлены либо в виде письменного ответа, либо докладной записки или изданием распорядительного документа, о чем делается отметка на самом документе.

Датой исполнения документа считается дата регистрации исходящего документа (ответа).

Если об исполнении документа руководителю учреждения или органа ФСИН России доложено в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью государственного служащего, работника доложившего (кому доложено, когда, кто докладывал).

На основании информации, внесенной в контрольную карточку либо полученной по телефону, вносятся сведения об исполнении контрольного документа в электронную базу данных, и документ снимается с контроля.

Контрольные карточки на исполненные документы помещаются в картотеку, хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

145. Сроки исполнения контрольных документов.

а) Сроки исполнения поручений устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Минюста России, исчисляются в календарных днях с даты этого документа.

б) В резолюциях на конкретном документе руководителем учреждения или органа ФСИН России или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

в) Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок.

г) Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению <1>:

--------------------------------

<1> В сроки исполнения поручений, полученных через Минюст России, входит время их рассмотрения Минюстом России.

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "срочно";

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

д) Направленные на согласование проекты актов Правительства Российской Федерации (их копии) визируются руководителем учреждения или органа ФСИН России не более чем в 10-дневный срок.

е) В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации направляется мотивированное предложение о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

ж) Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

з) При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российской Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных служащих, работников, виновных в неисполнении поручения.

и) Подготовка проекта заключения или официального отзыва на законопроект, его согласование и представление в Правительство Российской Федерации осуществляется Минюстом России - головным исполнителем в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации с участием ФСИН России. При невозможности представления заключения в указанный срок Минюст России по представлению ФСИН России согласовывает с субъектом права законодательной инициативы продление срока и письменно информирует Правительство Российской Федерации о достигнутом согласии.

Подготовка предложений федеральному органу исполнительной власти - головному исполнителю законопроекта осуществляется Минюстом России (по представлению ФСИН России) - соисполнителем в срок 15 дней с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации.

к) Ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

л) Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

м) Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе учреждения или органа ФСИН России и не должны превышать 30 дней.

н) Сроки представления проектов документов на подпись директору ФСИН России:

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения - в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения - не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока исполнения;

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения - месяц не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока;

ответов (докладов) Министру юстиции Российской Федерации (его заместителям) на их поручения со сроком исполнения - месяц - не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока.

о) Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только их авторы.

п) Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать отдел документационного обеспечения, который вносит необходимые изменения в электронную базу данных.