Служебные письма

64. Служебное письмо используется для оперативной связи между учреждениями и органами ФСИН России и другими учреждениями, органами и организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа.

Виды служебных писем:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации; актов Министерства юстиции Российской Федерации;

ответы на запросы других учреждений, органов, организаций и физических лиц;

ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;

инициативные документы по вопросам компетенции ФСИН России, в том числе методические рекомендации и информационные письма для учреждений и органов ФСИН России;

другие документы по согласованию с подразделением делопроизводства.

65. Реквизиты служебных писем:

а) Служебные письма печатаются в учреждениях и органах ФСИН России на угловых бланках формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. В совместном с другими организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются.

б) Адресат служебного письма печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав реквизита "адресат" входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "адресат" полный почтовый адрес.

Наименование учреждения или органа ФСИН России, организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

При направлении документа организации или должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес в последовательности, установленной правилами услуг почтовой связи, например:

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем подразделения делопроизводства.

в) Дата служебного письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации подразделением делопроизводства в порядке, предусмотренном п. 34 (б) Инструкции.

г) Регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется подразделением делопроизводства одновременно с датой и состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера документа, например:

N 10/12-252, где 10/12 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено служебное письмо; 252 - порядковый регистрационный номер в журнале исходящей корреспонденции.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью директора ФСИН России состоит из:

- индекса аппарата директора ФСИН России;

- порядкового номера.

Например:

13.10.2004 N 10/1-456,

где 1 - индекс аппарата директора ФСИН России,

456 - порядковый номер, присвоенный служебному письму аппаратом директора ФСИН России.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан в центральном аппарате ФСИН России также присваивается структурным подразделением-исполнителем.

Например: N 10/12-3456-2006,

где 10/12 - индекс структурного подразделения;

3456-2006 - номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в аппарате директора ФСИН России.

При регистрации исходящего документа за подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.

д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также в вводной части текста письма.

Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации.

е) Заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: "Об изменении...", "О выделении...", Об отмене..." и т.д.

Заголовок помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

ж) Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись директору ФСИН России, а также тексты служебных писем массовой рассылки (с подписью директора ФСИН России) подлежат обязательному редактированию в аппарате директора ФСИН России в порядке, предусмотренном п. 33 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

1) официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком).

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

"Уважаемый Матвей Сергеевич!";

"Уважаемая Антонина Петровна!";

"Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!".

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

"Уважаемые коллеги!";

"Уважаемые господа!".

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

"Уважаемый гражданин Хохлов!";

"Уважаемая госпожа Михайлова!".

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

"Уважаемый господин председатель!";

"Уважаемый господин директор!";

"Уважаемый господин секретарь!".

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

"Григорий Иванович!";

"Гражданин Петров!";

"Граждане!";

"Коллеги!";

"Господа!".

Обращение к адресату располагается на два, три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

"Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...";

"Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...".

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений;

2) вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение,

"Ваше письмо от... N... получено";

"Во ФСИН России получили (получено) Ваше письмо от... N...";

"В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)";

обоснование действия,

"В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...";

"В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...";

"На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)";

"В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...";

"В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...";

благодарность,

"Федеральная служба исполнения наказаний благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)... N...";

"Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников";

"Заранее благодарим за возможную помощь";

"Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы";

просьба,

"Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)";

"Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)";

"Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...";

сопровождение,

"Направляем копию служебного контракта";

"Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...";

напоминание,

"Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения";

"Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 24.08.2006";

предложение,

"Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела";

"Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта";

"Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы";

3) основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;

4) заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица учреждения или органа ФСИН России.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом учреждения или органа ФСИН России, например:

"С уважением...";

"С неизменным уважением...";

"С глубоким уважением...";

"С благодарностью и уважением...";

"С уважением и пожеланиями успехов в работе...".

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: "ФСИН России рассмотрел", "коллегия решила", "информируем...", "сообщаем...", "просим направить...", "предлагаем рассмотреть...", "полагаем целесообразным" и т.п.

На персональном бланке директора ФСИН России текст может излагаться от первого лица единственного числа ("прошу...", "направляю...", "полагаю необходимым..." и т.п.).

з) Реквизит "приложение" отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

"Приложение: на 5 л. в 2 экз.".

При отсутствии в тексте наименования прилагаемых документов оно обязательно указывается в реквизите "приложение", затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

"Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес".

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

"Приложение: программа в 3 экз."

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

и) Согласование служебных писем со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, и курирующими заместителями директора ФСИН России (служебных писем с подписью директора) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма на лицевой стороне последнего листа внизу.

к) Реквизит "подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке ФСИН России, полное - в иных случаях), специальное звание, личная подпись руководителя (заместителя руководителя, руководителя структурного подразделения), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на поле бланка в порядке, предусмотренном п. 34 (з) Инструкции, например:

В служебных письмах, оформленных на бланках директора ФСИН России, в реквизите "подпись" должность не указывается (приложение N 16). В случае, если у адресата имеется специальное звание или классный чин, то в подписи директора указывается "Государственный советник юстиции 1 класса".

На бланках учреждений и органов ФСИН России в реквизит "подпись" входят должность, специальное звание, его личная подпись, инициалы и фамилия.

Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:

Служебные письма на персональных бланках "Директор Федеральной службы исполнения наказаний" подписывает только директор.

Служебные письма, направляемые в адрес центрального аппарата ФСИН России, подписывают только руководители территориальных органов ФСИН России, УФСИН России по федеральным округам, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, или лицо, исполняющее обязанности руководителя этих учреждений или органов ФСИН России.

л) Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения (с подписью директора ФСИН России) внизу на оборотной стороне последнего листа, например:

исп. Иванов И.И.

тел. 982-19-66

исх. N 10/14-544 от 06.09.2006,

где:

10/14 - индекс структурного подразделения;

544 - исходящий регистрационный номер структурного подразделения.