Помощник директора (генерального директора) библиотеки, централизованной библиотечной системы, музея

Помощник директора (генерального директора) библиотеки,

централизованной библиотечной системы, музея

Должностные обязанности. Обеспечивает информационную и организационно-техническую поддержку научно-производственной и административно-распорядительной деятельности директора (генерального директора) библиотеки (централизованной библиотечной системы), музея. Ведет делопроизводство, собирает, обрабатывает и представляет информацию при подготовке и принятии решений директору (генеральному директору) библиотеки (централизованной библиотечной системы), музея. Принимает документы на подпись директору (генеральному директору) библиотеки (централизованной библиотечной системы), музея. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора (генерального директора). Следит за рассмотрением и представлением на подпись директору (генеральному директору) документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность их оформления и обеспечивает их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров директора (генерального директора), записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте, а также телефонограммы. По поручению директора (генерального директора) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (генеральным директором) (сбор необходимых документов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора (генерального директора), находящихся на контроле. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место директора (генерального директора) необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Готовит служебные документы, необходимые для работы директора (генерального директора), вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, касающиеся деятельности организаций и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации; организацию и методы делопроизводства, оформления и обработки документов на компьютере; правила пользования приемно-переговорными устройствами; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила эксплуатации вычислительной техники; основы менеджмента, управления персоналом, трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование (библиотечное, культуры и искусства, педагогическое) без предъявления требований к стажу работы.