2. Порядок регистрации, учета, рассмотрения и разрешения заявлений, жалоб и предложений граждан

2. Порядок регистрации, учета, рассмотрения

и разрешения заявлений, жалоб и предложений граждан

2.1. Все поступающие в органы контрразведки и воинские части заявления граждан, в том числе о преступлениях, регистрируются в секретариатах <*> в день их поступления в журнале контрольно - номерного учета (Приложение 1), на них заполняются регистрационно - контрольные карточки (Приложение 2). При учете заявлений граждан с использованием средств электронно - вычислительной техники могут использоваться другие формы регистрационно - контрольных карточек, приспособленные к машинной обработке, с обязательным сохранением всех реквизитов. Количество экземпляров регистрационно - контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по заявлениям и их анализа.

--------------------------------

<*> Под секретариатами в настоящей Временной инструкции понимаются также Управление делами ФСК России, секретные части и должностные лица, выполняющие обязанности секретарей.

Заявления граждан, принятые по телефону, оформляются справками, которые также подлежат регистрации в порядке, установленном для заявлений в письменной форме.

В подразделениях органов контрразведки и воинских частях, в которые поступает незначительное количество заявлений, разрешается производить их учет в регистрационно - контрольном журнале (Приложение 3), который может вестись переходящим.

Аналогичным образом в секретариатах регистрируются заявления, получаемые сотрудниками непосредственно от граждан, обратившихся к ним как к представителям органов контрразведки, воинских частей.

2.2. Присвоенный по журналу контрольно - номерного учета регистрационный номер указывается в регистрационном штампе, проставляемом на свободном месте первой страницы заявления, и в регистрационно - контрольной карточке.

Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего заявления (например, "Д-401"), коллективных и анонимных заявлений - из букв "Кл" или "Ан" и номера (например, "Кл-137", "Ан-650").

2.3. Повторным заявлениям <*> граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный номер первого заявления.

--------------------------------

<*> Повторным следует считать заявление, поступившее от одного или того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

2.4. Картотека с регистрационно - контрольными карточками ведется в алфавитном порядке. Карточки на коллективные и анонимные письма хранятся в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.

2.5. Данные о пересылке (передаче) заявлений, содержании поручений по ним, постановке документов на контроль, ходе исполнения, продлении срока исполнения, окончательном исполнении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также о месте хранения материалов рассмотрения заявлений отражаются в регистрационно - контрольных карточках и журналах.

2.6. Пересылка заявлений осуществляется за их учетными номерами с листами резолюций (Приложения 4 и 5).

Сопроводительные записки к заявлениям регистрируются как отдельные документы в установленном порядке.

2.7. Справки, заключения и другие документы по результатам рассмотрения заявлений граждан подлежат обязательной регистрации как подготовленные документы в соответствии с требованиями ведения делопроизводства в органах контрразведки.

2.8. Для обеспечения информационно - справочной работы на каждое лицо, в отношении которого в заявлении содержится информация, относящаяся к компетенции органов контрразведки и воинских частей (проходящие лица), работником секретариата, осуществляющим регистрацию заявлений, выписывается отдельная регистрационно - контрольная карточка, в которой делается ссылка на фамилию автора, регистрационный номер и дату поступления заявления. Указанная карточка помещается в картотеку с регистрационно - контрольными карточками на заявления в алфавитном порядке. При журнальной системе учета проходящие по заявлению лица вписываются в соответствующие разделы журнала по алфавиту со ссылкой на фамилию автора заявления, регистрационный номер и дату поступления заявления.

2.9. Делопроизводство по заявлениям граждан в органах контрразведки и воинских частях ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с требованиями по обеспечению режима секретности в работе с документами в органах контрразведки, воинских частях и возлагается на специально назначенных должностных лиц.

2.10. Заявления граждан, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Листы резолюций нумеруются как отдельные документы (конверты, в которых получены заявления, не нумеруются).

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

2.11. Сроки хранения заявлений граждан и материалов, связанных с их рассмотрением, определяются в соответствии с перечнями документальных материалов и сроков их хранения, действующими в органах контрразведки и воинских частях. В необходимых случаях постоянно действующими экспертными комиссиями органов контрразведки и воинских частей может быть принято решение об увеличении сроков хранения наиболее ценных обращений граждан и материалов по их реализации.

2.12. Дела после завершения делопроизводства по ним, по истечении установленных сроков хранения в секретариатах, сдаются в архив органов контрразведки или воинских частей.

2.13. Руководители при рассмотрении и разрешении заявлений граждан обязаны:

а) всесторонне и оперативно разбираться в существе заявления, в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для проверки указанных в заявлении фактов, принимать другие меры для объективного разрешения поступивших заявлений;

б) принимать в пределах своей компетенции законные и обоснованные решения по заявлениям граждан и обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

в) сообщать гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, мотивировать случаи отказа в удовлетворении просьб граждан и разъяснять порядок их обжалования.

Руководители, к компетенции которых не относится решение вопросов, поставленных в заявлениях, не позднее чем в пятидневный срок направляют их по принадлежности, извещая об этом заявителя.

Заявления, содержащие сведения, касающиеся специфики деятельности органов контрразведки, пересылать в другие министерства и ведомства в полном объеме запрещается. В этих случаях в министерства и ведомства направляются выписки из поступивших таких заявлений.

2.14. Заявления с пометкой "Лично" или "Только лично" рассматриваются теми руководителями, которым они адресованы, или другими сотрудниками по их поручению.

Письма, адресованные конкретным лицам, не вскрываются и передаются им без регистрации. Если в письме поднимаются вопросы, требующие разрешения в органах контрразведки, воинских частях или в других министерствах и ведомствах, оно должно быть возвращено в секретариат для регистрации и последующего направления по принадлежности.

2.15. В целях своевременного обнаружения и обезвреживания взрывчатых, ядовитых и других опасных вложений, возможно имеющихся в почтовых отправлениях, проводится их внешний осмотр. В случае обнаружения закладки или возникновения подозрения о ее наличии всякая дальнейшая работа с ним должна быть немедленно прекращена и на место вызван специалист оперативно - технического подразделения. Одновременно с вызовом специалиста должны быть приняты меры безопасности с обязательной изоляцией почтового отправления.

Прием посылок (крупногабаритных бандеролей) с заявлениями от граждан возможен только после специальной проверки их содержимого сотрудниками оперативно - технического подразделения. В случае невозможности проведения такой проверки указанные почтовые отправления от граждан не принимаются.

2.16. При получении писем, содержащих угрозы совершения террористических и иных экстремистских акций, принимаются меры для сохранения возможно имеющихся на них следов, которые могут быть использованы при проведении оперативно - розыскных мероприятий и следственных действий.

2.17. После ознакомления с содержанием заявления проводится его подготовка к докладу руководству (проверяется, не обращался ли заявитель ранее по данному вопросу и какое при этом было принято решение; при необходимости выясняются дополнительные установочные данные автора и лиц, указанных в заявлении, другие сведения, требующиеся для принятия правильного решения при его рассмотрении). При получении данных о психическом заболевании автора работа по его заявлению осуществляется в обычном порядке.

В отдельных случаях к заявлению может готовиться аннотация.

2.18. Если руководителем, рассматривающим заявление, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

2.19. Запрещается направление заявлений граждан на рассмотрение тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

2.20. На письменных заявлениях граждан запрещается делать резолюции и надписи.

2.21. Исключен. - Приказ ФСБ РФ от 15.07.1999 N 325.

2.22. Заявления граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются и по ним принимаются решения безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления в орган контрразведки или воинскую часть, обязанные разрешить вопрос по существу.

Заявления, требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в срок до одного месяца.

Решения по заявлениям военнослужащих и членов их семей принимаются:

а) в Федеральной службе контрразведки Российской Федерации, управлениях ФСК России по республикам, краям, областям, автономной области, автономным округам, отдельным регионам Российской Федерации, управлениях и отделах военной контрразведки ФСК России - в срок до 15 дней со дня поступления;

б) в подразделениях органов контрразведки и воинских частях - безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.

Учет, регистрация, порядок рассмотрения и принятия решений по предложениям, заявлениям и жалобам военнослужащих, связанным с прохождением службы, в воинских частях осуществляется в соответствии с требованиями Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации.

(в ред. Приказа ФСБ РФ от 15.07.1999 N 325)

Порядок и сроки рассмотрения запросов и обращений депутатов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации регламентируются Законом Российской Федерации "О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

Заявления граждан по вопросам реабилитации жертв политических репрессий рассматриваются в сроки, предусмотренные Законом Российской Федерации "О реабилитации жертв политических репрессий".

В каждом отдельном случае руководитель, ответственный за разрешение заявления, может установить для подчиненных более короткий срок исполнения.

Началом срока исполнения заявлений, поступивших в ФСК России, считается день их регистрации в Управлении делами, а заявлений, поступивших непосредственно в подразделения ФСК России, другие органы контрразведки, воинские части, - день их регистрации в соответствующих секретариатах.

Выступления и опубликованные в средствах массовой информации материалы, связанные с предложениями, заявлениями и жалобами, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Временной инструкцией и другими ведомственными нормативными правовыми актами.

(абзац введен Приказом ФСБ РФ от 15.07.1999 N 325)

2.23. В тех случаях, когда для разрешения заявления необходимо проведение сложной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки его рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены: по заявлениям граждан - не более чем на один месяц, а по заявлениям военнослужащих и членов их семей - не более чем на 15 дней.

2.24. Продление срока рассмотрения производится по мотивированному рапорту исполнителя руководителем органа контрразведки или воинской части, чье поручение исполняется, или его заместителем. О продлении срока рассмотрения заявления сообщается его автору.

2.25. Если по заявлениям, поступающим неоднократно от одного и того же лица и по одним и тем же вопросам, проводились проверки и по ним были приняты обоснованные решения, о чем сообщалось заявителю, руководителем органа контрразведки может быть принято решение о прекращении в дальнейшем проверок по таким заявлениям. Данные заявления приобщаются к соответствующим делам. О прекращении проверок и переписки сообщается заявителю.

2.26. Ответ автору заявления готовится на бланке органа контрразведки, воинской части без указания воинского звания должностного лица, подписавшего ответ, и направляется за учетным номером заявления.

Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавших такое заявление.

2.27. Итоговые документы по результатам рассмотрения заявлений при наличии нескольких исполнителей перед докладом руководству должны быть завизированы соответствующими должностными лицами в подразделениях - соисполнителях.

Доклад результатов рассмотрения заявлений, взятых на контроль в Управлении делами ФСК России, осуществляется, как правило, через отдел писем и приема граждан Управления. При этом итоговые документы докладываются с оригиналом обращения и листом резолюций руководителя, чье поручение исполнялось.

Порядок доклада результатов рассмотрения заявлений в подразделениях ФСК России, органах контрразведки и воинских частях устанавливается их руководителями.

2.28. Заявления граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты по ним необходимые меры и авторам даны ответы.

Письменное или устное заявление не считается разрешенным, если в процессе его рассмотрения были подготовлены, но не доложены или доложены, но не утверждены руководством и возвращены на доработку предложения, проекты ответов и т.п. Рассмотрение заявления не может считаться законченным, если сообщается лишь о предполагаемых мерах для решения поставленных автором вопросов.

2.29. Заявления граждан после их разрешения, а также переписка по ним, за исключением приобщаемых к материалам дознания, к делам оперативных подразделений, а также документов, подлежащих хранению в личных делах сотрудников и лиц, оказывающих (оказывавших) содействие органам контрразведки, должны быть возвращены в секретариаты органов контрразведки, воинских частей, должностным лицам, ведущим делопроизводство по заявлениям граждан, для приобщения в дело или в Управление делами ФСК России, если есть отметка "Возвратить в Управление делами ФСК России".

Заявления могут храниться в других подразделениях органов контрразведки и воинских частей, если имеется необходимость приобщения их к финансовым, медицинским и т.п. документам.

Конверт, в котором было получено заявление, сохраняется до окончательного исполнения заявления, а затем уничтожается, если нет необходимости в его дальнейшем хранении.

2.30. На материалах, связанных с рассмотрением заявлений, после принятия решения и их исполнения должна быть надпись: "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

2.31. Данный порядок рассмотрения и разрешения заявлений граждан не распространяется на заявления, рассматриваемые в порядке, установленном уголовно - процессуальным, гражданско - процессуальным законодательством и законодательством о порядке разрешения индивидуальных трудовых споров.