Порядок прохождения поступивших документов

4.1. Порядок прохождения поступивших в Службу документов включает следующие этапы: первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, осуществляемые службой делопроизводства.

4.2. Первичная обработка поступивших документов включает в себя проверку правильности доставки документов и наличия документов приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4.3. Регистрация документов включает в себя присвоение документам регистрационных номеров и запись в установленном порядке сведений о документах.

Регистрация документов, поступивших в адрес Службы, руководителя Службы осуществляется службой делопроизводства; документов, поступивших в адрес заместителей руководителя Службы, - секретариатами указанных должностных лиц; документов, поступивших в адрес начальников структурных подразделений Службы, - лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

4.4. Предварительное рассмотрение документов включает в себя распределение документов, прошедших регистрацию, предусмотренную настоящим разделом (распределение на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям). Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, в соответствии с распределением обязанностей в Службе.

4.5. Предварительное рассмотрение документов завершается передачей руководству на рассмотрение. Рассмотрение документа руководством завершается принятием решения в форме резолюции (поручения).

При необходимости заместитель руководителя Службы (в соответствии с распределением обязанностей) дает дополнительные указания по документам, рассмотренным руководителем Службы, относительно исполнения поручений с соблюдением общего срока рассмотрения документов.