5.6. Отправка документов

119. Отправка документов осуществляется службой делопроизводства в следующем порядке.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью.

120. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

121. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

122. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

123. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

124. Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются:

степень срочности, если она имеется на подписанном документе;

адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи;

номера документов, вложенных в пакет;

почтовый адрес отправителя.

В один пакет могут помещаться несколько документов.

125. В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка "К исх. N ___".

На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например:

Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. N 10/3-65.

126. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов.

127. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.

128. Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело службы делопроизводства.

129. Документы массовой рассылки направляются в соответствии со списком к рассылке, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель службы делопроизводства. Список к рассылке, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения.