7.6. Подготовка и порядок передачи документов и дел на архивное хранение

301. Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения и органа УИС, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в учреждении и органе УИС на временном и депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в Государственные архивы субъектов Российской Федерации.

302. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела осуществляет архив учреждения или органа УИС.

303. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

304. Дела передаются в архив учреждения или органа УИС с соблюдением следующих условий:

в архив учреждения или органа УИС передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача дел в архив учреждения или органа УИС производится по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 32).

305. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив учреждения и органа УИС не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

306. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив учреждения или органа УИС не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

307. Передача дел в архив учреждения или органа УИС осуществляется по графику, составленному архивом учреждения или органа УИС, согласованному с руководителем службы делопроизводства и утвержденному распоряжением учреждения или органа УИС.

Прием дел производится работником архива учреждения или органа УИС в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива учреждения или органа УИС и работника, передавшего дела).

Поступившие из учреждений и органов УИС электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

308. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив учреждения или органа УИС работниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив учреждения или органа УИС несет структурное подразделение, передающее документы).

309. Порядок приема-передачи документов и дел учреждений или органов УИС при их реорганизации или ликвидации определяются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При ликвидации учреждения или органа УИС работники учреждения или органа УИС в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив учреждения или органа УИС независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

В состав ликвидационной комиссии должен входить работник архива учреждения или органа УИС.

310. Ответственность за организацию подготовки приема-передачи документов и дел учреждения или органа УИС при реорганизации или ликвидации учреждения или органа УИС несет руководитель учреждения или органа УИС.