5.10. Обработка документов в структурных подразделениях

147. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями о структурных подразделениях, а также должностными инструкциями и регламентами конкретных работников.

148. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:

получение в службе делопроизводства под роспись организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;

учет документов (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются отдельно в журналах учета документов);

представление документов руководителю структурного подразделения;

своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до работников;

контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;

подготовка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения;

оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);

отправка документов, подготовленных структурным подразделением через службу делопроизводства.

149. Поступивший в учреждение или орган УИС документ в структурных подразделениях учитывается по входящему регистрационному номеру, присвоенному ему в службе делопроизводства.

150. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в журналах учета документов или в электронной базе данных реквизитов документов:

регистрационный номер документа, присвоенный ему в учреждении или органе УИС;

корреспондент;

наименование документа;

дата документа;

исходящий номер документа;

краткое содержание документа;

наличие приложений;

указание по исполнению документа (исполнитель, содержание указания, срок исполнения, автор указания, дата подписи указания);

роспись в получении документа;

отметка об исполнении;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;