5.3. Регистрация поступающих документов

101. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления службой делопроизводства. Поступившие документы регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале учета входящих документов (приложение N 14) или в электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.

В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан и др. - в течение трех дней.

102. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который оформляется службой делопроизводства.

Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер.

Если при регистрации поступивших документов в электронной базе данных используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.

При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой "Лично", в журнале учета входящих документов или в электронной базе данных делается запись "Пакет с пометкой "Лично".

103. На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.

104. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.

105. Поручения руководителя учреждения и органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС в течение дня направляются адресатам.

106. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:

руководителю службы делопроизводства для доклада руководителю учреждения и органа УИС;

заместителям руководителя учреждения и органа УИС по направлениям деятельности;

в структурные подразделения.

107. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем используются обязательные сведения о документах:

1) Адресант.

2) Адресат.

3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4) Вид документа.

5) Дата документа.

6) Регистрационный номер документа.

7) Дата поступления документа.

8) Входящий номер документа.

9) Исходящий номер и дата документа.

10) Наименование либо аннотация документа.

11) Индекс дела.

12) Сведения о переадресации документа.

13) Количество листов основного документа.

14) Количество приложений к документу.

15) Общее количество листов приложений.

16) Указания по исполнению документа.

17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18) Отметка о конфиденциальности.

Состав обязательных реквизитов при регистрации документа в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

108. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, билеты, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и др.