5.14. Учет и анализ объемов документооборота

160. Учет объемов документооборота в учреждении или органе УИС ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

161. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в учреждение или орган УИС и создаваемых в нем, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю учреждения или органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

162. Под объемом документооборота в учреждении или органе УИС понимается количество документов, поступивших в учреждение или орган УИС и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

163. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям.

164. При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество поступающих и создающихся в учреждении или органе УИС документов.

165. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

166. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным.

При учете входящих и исходящих документов сопроводительное письмо и приложения к нему принимаются за один документ.

167. Сведения об объеме документооборота структурные подразделения готовят по установленной форме (приложение N 21).

168. Сведения о документообороте представляются:

службой делопроизводства учреждений, подведомственных территориальным органам ФСИН России, - в службу делопроизводства территориального органа ФСИН России ежеквартально, к 10 июля (за полугодие) и к 15 января (за прошедший год).

службой делопроизводства территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, - в управление делами ФСИН России ежегодно, к 20 июля (за полугодие) и к 20 января (за прошедший год).