IV. Порядок осуществления контроля за исполнением служебных документов и их исполнения в Министерстве обороны

IV. Порядок осуществления контроля за исполнением

служебных документов и их исполнения

в Министерстве обороны

97. Под контролем за исполнением служебных документов для целей настоящего Регламента понимается комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных по служебным документам поручений. Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения служебных документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которыми давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению служебных документов, а в случае необходимости - применение мер дисциплинарного воздействия к лицам, виновным в несвоевременном и некачественном исполнении служебных документов.

98. Методическое руководство организацией и ведением контроля за исполнением служебных документов в Министерстве обороны и подведомственных ему федеральных органах исполнительной власти осуществляется Аппаратом Министра обороны Российской Федерации (Отделом контроля).

99. Контроль за исполнением поручений руководящих должностных лиц Министерства обороны Российской Федерации осуществляется:

Аппаратом Министра обороны Российской Федерации (Отделом контроля) - за исполнением поручений Министра обороны Российской Федерации, начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации по документам, поступившим в Канцелярию Министра обороны Российской Федерации; за исполнением поручений Министра обороны Российской Федерации, первых заместителей Министра обороны Российской Федерации и начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации по документам, поступившим в Управление делами Министерства обороны, а также за исполнением служебных документов, направляемых с сопроводительными письмами начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации, его заместителя или начальника Управления делами Министерства обороны, его заместителя;

секретариатами первых заместителей Министра обороны Российской Федерации - за исполнением поручений соответствующего первого заместителя Министра обороны Российской Федерации по документам, поступившим минуя Аппарат Министра обороны Российской Федерации (Управление делами Министерства обороны);

секретариатами заместителей Министра обороны Российской Федерации - за исполнением поручений соответствующего заместителя Министра обороны Российской Федерации;

секретариатами начальников служб Министерства обороны - за исполнением поручений соответствующего начальника службы Министерства обороны.

Контроль за исполнением поручений руководителей подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти осуществляется контрольными подразделениями соответствующих подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти.

100. Обязательному контролю подлежат:

а) все служебные документы с поручениями Министра обороны Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности, а также служебные документы, направляемые с сопроводительными письмами начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации, его заместителя или начальника Управления делами Министерства обороны, его заместителя, по которым требуется:

подготовка проектов писем Президенту Российской Федерации, в Правительство, ответов на парламентские, депутатские запросы, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания (далее именуется - Совет Федерации) и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания (далее именуется - Государственная Дума);

разработка и представление в высшие органы государственной власти Российской Федерации проектов правовых актов (международных договоров (соглашений), законов, указов, постановлений, распоряжений);

подготовка проектов приказов, директив Министра обороны Российской Федерации;

представление докладов, предложений, заключений Министру обороны Российской Федерации или лицу, исполняющему его обязанности;

б) поручения в приказах, директивах Министра обороны Российской Федерации (далее именуются - приказы (директивы)). Если контроль за исполнением приказа (директивы) возлагается на конкретный орган военного управления, то ответственность за своевременное выполнение требований всех пунктов приказа (директивы) возлагается на руководителя этого органа военного управления.

При отсутствии в приказе (директиве) пункта о возложении контроля ответственность за своевременное выполнение требований всех пунктов приказа (директивы) возлагается на руководителя органа военного управления, разработавшего проект приказа (директивы).

101. Руководитель органа военного управления, подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти при осуществлении контроля за исполнением служебных документов обязан:

а) организовать упреждающий контроль за исполнением служебных документов в подчиненных органах военного управления, структурных подразделениях подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти, включающий следующие меры:

определение средств и методов контроля за своевременным исполнением служебных документов, в том числе принятие решений, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков исполнения и должностных лиц, ответственных за исполнение служебных документов;

направление ответственным исполнителям предупредительных запросов (карточек контроля) в целях получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по исполнению служебных документов;

осуществление контрольных проверок хода исполнения служебных документов;

регулярное заслушивание на служебных совещаниях должностных лиц о проделанной работе по исполнению служебных документов;

проведение разбирательств по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения служебных документов и привлечение к ответственности виновных должностных лиц;

ведение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением служебных документов;

б) назначить должностных лиц, ответственных за ведение контроля за исполнением служебных документов в подчиненных органах военного управления, структурных подразделениях подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти;

в) обеспечить представление в вышестоящий контролирующий орган информации о состоянии и результатах исполнения служебных документов;

г) принимать при получении из вышестоящего контролирующего органа уведомления о неисполнении в установленный срок или недостаточной проработке служебных документов меры к нарушителям исполнительской дисциплины, о чем указывать в докладах, представляемых руководящим должностным лицам Министерства обороны.

102. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами руководителей органов военного управления, подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти.

103. Должностные лица, непосредственно осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, обязаны:

иметь всю необходимую информацию по контролируемым служебным документам;

представить в вышестоящий контролирующий орган не позднее чем через 3 дня (по документам с указанием "срочно" - немедленно) после получения служебного документа информацию об исполнителе (должность, воинское звание (если оно имеется), фамилию, имя, отчество, номер служебного телефона);

осуществлять постоянный контроль за исполнением служебных документов и периодически в зависимости от важности и срочности документов получать текущую информацию о ходе их исполнения;

представлять в соответствующий вышестоящий контролирующий орган не менее чем за 7 дней (по служебным документам с указанием "срочно" - за 1 день, по служебным документам с указанием "оперативно" - за 3 дня) до окончания срока исполнения (впоследствии ежедневно), а при получении запроса - немедленно информацию о состоянии исполнения каждого контролируемого ими служебного документа;

принимать в случае, когда ход исполнения контролируемого служебного документа не гарантирует его исполнения в установленный срок, все необходимые меры, обеспечивающие своевременное его исполнение. Если принятые меры не дали должных результатов, сообщить об этом в вышестоящий контролирующий орган и выполнить его рекомендации;

периодически проводить анализ состояния исполнения служебных документов, результаты которого докладывать соответствующим руководителям;

разрабатывать мероприятия по совершенствованию контроля за исполнением служебных документов и докладывать соответствующим руководителям предложения по улучшению этой работы.

104. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов, как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные органы военного управления (структурные подразделения подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти).

105. Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в электронную базу данных. Карточка контроля должна содержать дату, регистрационные номера, краткое содержание документа, поручения должностных лиц, срок исполнения, фамилию, имя, отчество и служебный телефон исполнителя, информацию о ходе исполнения поручения, отметку об исполнении и другие необходимые данные.

106. В зависимости от состояния дел с контролем за исполнением служебных документов Аппаратом Министра обороны Российской Федерации (Отделом контроля) может проводиться проверка системы и организации контроля в подведомственных Министерству обороны федеральных органах исполнительной власти, секретариатах первых заместителей Министра обороны Российской Федерации, секретариатах заместителей Министра обороны Российской Федерации, начальников служб Министерства обороны, в видах Вооруженных Сил, родах войск Вооруженных Сил, главных и центральных управлениях Министерства обороны.

107. Персональная ответственность за качественное исполнение служебных документов в установленный срок возлагается на должностных лиц, которым даны по ним поручения.

108. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда:

исполнены все данные по нему поручения;

результаты рассмотрения представленных документов должностным лицом, которым давалось первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все документы, им подписанные, отправлены адресатам;

результаты исполнения сообщены в вышестоящий контролирующий орган, и получено подтверждение о снятии данного документа с контроля.

109. Доклады Министру обороны Российской Федерации или лицу, исполняющему его обязанности, во исполнение служебных документов, находящихся на контроле в Аппарате Министра обороны Российской Федерации (Отделе контроля), представляются через Аппарат Министра обороны Российской Федерации (Управление делами Министерства обороны). Допускается представление докладов лично с уведомлением Аппарата Министра обороны Российской Федерации (Отдела контроля).

Доклады во исполнение служебных документов, находящихся на контроле в секретариатах первых заместителей Министра обороны Российской Федерации, заместителей Министра обороны Российской Федерации, начальников служб Министерства обороны, представляются через соответствующие секретариаты.

Доклады Министру обороны Российской Федерации или лицу, исполняющему его обязанности, с проектами правовых актов, документов, направляемых Президенту Российской Федерации (в Администрацию Президента Российской Федерации), в Правительство (Аппарат Правительства Российской Федерации), Федеральное Собрание, федеральные органы исполнительной власти, должны представляться только через Управление делами Министерства обороны <*>.

--------------------------------

<*> За исключением документов, направляемых заместителями Министра обороны Российской Федерации, начальниками служб Министерства обороны в федеральные органы исполнительной власти в пределах предоставленных им прав.

110. Доведение до исполнителей поручений руководящих должностных лиц Министерства обороны по служебным документам обеспечивается, как правило, в течение суток, а срочных и оперативных - незамедлительно.

111. Служебные документы должны исполняться в установленные сроки.

Поручения, содержащие в тексте указание "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание, исполняются в 3-дневный срок. В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "оперативно".

В случае доработки рассмотренных на заседании Правительства проектов актов такая доработка осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок.

Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, служебный документ должен быть исполнен в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения служебного документа приходится на нерабочий день, служебный документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

112. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания первоначального поручения вышестоящим должностным лицом.

Сроки исполнения поручений, данных руководящими должностными лицами Министерства обороны, по парламентским запросам и запросам (обращениям) члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы определяются в соответствии с главой VI настоящего Регламента.

113. Если поручение по исполнению служебного документа дается нескольким должностным лицам, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное "отв.", является головным исполнителем.

Если головным исполнителем определен руководитель подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти, руководитель одного из заинтересованных органов военного управления может быть назначен ответственным исполнителем в Министерстве обороны за подготовку и направление предложений Министерства обороны головному исполнителю. В этом случае указанный руководитель органа военного управления обеспечивает согласование с заинтересованными органами военного управления предложений Министерства обороны для своевременного направления их головному исполнителю. При этом в тексте направляемых предложений со ссылкой на поручение Министра обороны Российской Федерации должно указываться, что эти предложения именно Министерства обороны. Направление материалов, содержащих противоречивые, несогласованные предложения, не допускается.

Головной исполнитель обязан обеспечить неукоснительное исполнение служебного документа в установленный срок и согласование подготовленных при необходимости соответствующих проектов документов с должностными лицами, указанными в поручении (соисполнителями). Подготовленные проекты документов также подлежат обязательному согласованию с органами военного управления, подведомственными Министерству обороны федеральными органами исполнительной власти, если в указанных проектах документов затрагиваются вопросы, находящиеся в их компетенции.

Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное исполнение служебных документов наряду с головным исполнителем и должны представить головному исполнителю свои предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение служебного документа. Непредставление предложений в указанный срок считается согласованием служебных документов.

Для исполнения поручений в сжатые сроки головным исполнителем (при необходимости совместно с соответствующим руководящим должностным лицом Министерства обороны), как правило, создаются рабочие группы в составе уполномоченных представителей органов военного управления, подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти, иных федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей, а также представителей других заинтересованных органов исполнительной власти и организаций (по согласованию) или организуются и проводятся необходимые совещания.

114. Поступившие на согласование проекты документов при согласии с ними визируются, а в случае несогласия визируются с замечаниями, которые оформляются на бланке и подписываются руководителем органа военного управления, подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти (заместителем руководителя подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти) или замещающим его лицом в срок, установленный головным исполнителем (для подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти - в срок, установленный в поручении Министра обороны Российской Федерации). Если срок не установлен или проект вносится в порядке инициативы, - не более чем в 10-дневный срок.

Представление руководящим должностным лицам Министерства обороны на подпись (визу) проектов документов с разногласиями осуществляется с учетом требований главы III настоящего Регламента.

115. Проекты правовых актов (международных договоров (соглашений), законов, указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, указаний), а также писем Президенту Российской Федерации и в Правительство нормативного характера (содержащие вопросы предоставления, изменения, прекращения полномочий должностных лиц, предложения по разработке, изменению, отмене правовых актов и т.п.) представляются для доклада должностным лицам органов военного управления и должностным лицам подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти после проведения правовой экспертизы соответствующим начальником (должностным лицом) юридической службы (при их наличии в структуре органа военного управления и подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти).

116. Перед представлением соответствующему руководящему должностному лицу Министерства обороны подготовленный и согласованный в соответствии с настоящим Регламентом проект правового акта направляется разработавшим его органом военного управления (органом военного управления, назначенным ответственным за подготовку и направление предложений Министерства обороны подведомственному Министерству обороны федеральному органу исполнительной власти, разработавшему проект правового акта) для проведения правовой экспертизы в Главное правовое управление Министерства обороны с приложением документов, указанных в пунктах 88, 128 и 136 настоящего Регламента.

При отсутствии замечаний проект правового акта визируется в установленном порядке начальником Главного правового управления Министерства обороны Российской Федерации (лицом, его замещающим) или его заместителем и возвращается с документами разработчику для представления соответствующему руководящему должностному лицу Министерства обороны.

Прошедшие правовую экспертизу в Главном правовом управлении Министерства обороны проекты правовых актов и необходимые документы направляются для проведения документационной экспертизы и оформления их для представления Министру обороны Российской Федерации и начальнику Аппарата Министра обороны Российской Федерации в Управление делами Министерства обороны.

Заместителям Министра обороны Российской Федерации, начальникам служб Министерства обороны проекты правовых актов и необходимые документы представляются через соответствующие секретариаты.

В Управление делами Министерства обороны, секретариаты заместителей Министра обороны Российской Федерации, начальников служб Министерства обороны служебные документы должны представляться за 3 дня до истечения срока исполнения (кроме документов с указанием "срочно", "незамедлительно" или аналогичным указанием).

117. Об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента Российской Федерации Министерству обороны не менее чем за 5 дней до истечения срока, указанного в поручении или указании Президента Российской Федерации (либо в срок, установленный в Министерстве обороны), на подпись Министру обороны Российской Федерации представляется проект доклада Президенту Российской Федерации. В проекте доклада Президенту Российской Федерации должны быть отражены конкретные результаты исполнения его поручения (указания).

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Президента Российской Федерации в установленный срок, проект доклада Президенту Российской Федерации, содержащего обоснованные предложения по корректировке срока исполнения, представляется на подпись Министру обороны Российской Федерации не менее чем за 5 дней до истечения половины установленного Президентом Российской Федерации срока.

Если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание Министерству обороны по вопросам, находящимся в ведении Правительства, то Министру обороны Российской Федерации одновременно с проектом доклада Президенту Российской Федерации и необходимыми материалами представляется проект доклада Председателю Правительства Российской Федерации.

В случае если в результате исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации в Государственную Думу был внесен проект федерального закона либо был издан акт Президента Российской Федерации или Правительства, то вместо доклада Президенту Российской Федерации об исполнении его поручения (указания) представляется информация в Контрольное управление Президента Российской Федерации.

В случае неготовности проектов документов об исполнении поручения или указания Президента Российской Федерации головной исполнитель (исполнитель) по согласованию с руководством Аппарата Министра обороны Российской Федерации для принятия решения по данному вопросу обязан докладывать лично Министру обороны Российской Федерации в день, предшествующий истечению установленного в Министерстве обороны срока.

118. В случае если Министерство обороны является головным исполнителем поручения Правительства, данного во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, не менее чем за 8 дней до истечения срока, указанного в поручении или указании Президента Российской Федерации (если в поручении Правительства либо в Министерстве обороны не установлен иной срок), на подпись Министру обороны Российской Федерации представляется проект доклада Председателю Правительства Российской Федерации (заместителю Председателя Правительства Российской Федерации) с приложением проекта доклада Председателя Правительства Российской Федерации (заместителя Председателя Правительства Российской Федерации) Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Президента Российской Федерации в установленный срок, проект соответствующего доклада Председателю Правительства Российской Федерации (заместителю Председателя Правительства Российской Федерации) с приложением проекта доклада Председателя Правительства Российской Федерации (заместителя Председателя Правительства Российской Федерации) Президенту Российской Федерации представляется на подпись Министру обороны Российской Федерации не менее чем за 8 дней до истечения половины установленного Президентом Российской Федерации срока.

В аналогичном порядке осуществляется доклад об исполнении (о ходе исполнения), если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание Председателю Правительства Российской Федерации или заместителю Председателя Правительства Российской Федерации и одновременно Министерству обороны.

119. При неисполнении поручений в установленный срок головной исполнитель (исполнитель) представляет соответствующему руководящему должностному лицу Министерства обороны доклад о состоянии исполнения поручения, в котором излагаются причины его неисполнения в установленный срок и меры, предлагаемые или принятые к виновным, либо представляется справка с указанием вышеназванных причин и мер за подписью того же должностного лица. При неисполнении поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства в установленный срок проекты документов докладываются в соответствии с требованиями пункта 52 Регламента Правительства.

120. При необходимости продления срока исполнения поручения по внутренним документам не позднее чем за 3 дня (по срочным документам - за 1 день) до истечения срока исполнения должностному лицу, давшему поручение, представляется доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения с обязательным указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) поручения.

Представление докладов о продлении срока исполнения по поручениям или указаниям Президента Российской Федерации, поручениям Правительства допускается в случаях:

если обстоятельства, препятствующие надлежащему исполнению поручения или указания Президента Российской Федерации в установленный срок, возникли в ходе его исполнения (в проекте доклада Президенту Российской Федерации указываются причины, препятствующие своевременному исполнению поручения или указания Президента Российской Федерации, конкретные меры, принимаемые для обеспечения его исполнения, и предложения о продлении срока исполнения);

если по объективным причинам исполнение поручения Правительства в установленный срок невозможно. Мотивированные предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения представляются в Правительство не позднее чем за 10 дней до истечения установленного срока, а если срок исполнения поручения Правительства превышает 2 месяца, - в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения. Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

Подготовленные проекты соответствующих докладов для представления Президенту Российской Федерации или в Правительство (если поручение Правительства было дано во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, то вместе с проектом доклада в Правительство подготавливается проект доклада Председателя Правительства Российской Федерации (заместителя Председателя Правительства Российской Федерации) Президенту Российской Федерации) головной исполнитель (исполнитель) поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства докладывает в установленном порядке Министру обороны Российской Федерации.

Доклад с ходатайством о продлении срока может быть представлен без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.

121. К докладам, предложениям, заключениям и проектам документов, представляемым во исполнение поручений, прилагаются материалы с поручениями, во исполнение которых подготовлен документ, подлинники согласований, а также необходимые справочные материалы (документы (их копии), на которые делаются ссылки в докладах (сопроводительных письмах), в проектах документов и др.).

Прилагаемые к проектам документов справки, таблицы, списки и другие материалы подписываются руководителем органа военного управления, подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти (заместителем руководителя подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти), разрабатывающего эти документы.

На обороте последнего листа служебного документа, представляемого на доклад, печатаются инициалы и фамилия исполнителя, его служебный телефон.

122. Служебные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых не содержится ответов о решении всех поставленных в поручениях вопросов, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке правовую экспертизу, представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, подготовленные с нарушением порядка оформления, возвращаются Аппаратом Министра обороны Российской Федерации (Управлением делами Министерства обороны, Канцелярией Министра обороны Российской Федерации) или соответствующими секретариатами для доработки и повторного представления.

Возвращение служебных документов, не отвечающих установленным требованиям, не является уважительной причиной задержки срока их исполнения.