16. Составление номенклатуры дел

16.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в арбитражных судах Российской Федерации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1988) и "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1989). <*>

--------------------------------

<*> Указанные документы имеются в региональных управлениях Государственной архивной службы России, с которыми служба архива арбитражного суда согласует номенклатуру дел.

16.2. Номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год (Приложение 37) составляется службой делопроизводства суда при методической помощи работника архива суда в последнем квартале предшествующего года на основании номенклатуры дел структурных подразделений, представленных их руководителями.

Сводная номенклатура дел арбитражного суда согласуется с экспертной комиссией (ЭК) арбитражного суда и экспертной проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа Государственной архивной службы России.

16.3. Согласованная с архивным органом номенклатура дел утверждается председателем арбитражного суда не позднее декабря предшествующего года, вводится в действие с 1 января следующего календарного года, является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии.

16.4. После утверждения номенклатуры дел арбитражного суда структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

16.5. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

16.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием арбитражного суда, положениями о структурных подразделениях, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел арбитражного суда за прошлые годы.

16.7. Названиями разделов номенклатуры дел арбитражного суда являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

16.8. Графы номенклатуры дел арбитражного суда и структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами. Например: К1-05 (К1 - индекс коллегии по рассмотрению споров, возникающих из гражданских и иных правоотношений; 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре).

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов дела и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем документов, срок их хранения устанавливается ЭК суда и ЭПК соответствующего органа Государственной архивной службы России.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.

16.9. При наличии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в компьютере для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.