21. Оперативное хранение документов и дел, выдача копий документов

21. Оперативное хранение документов и дел,

выдача копий документов

21.1. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и арбитражных дел.

Дела должны храниться в рабочих комнатах и располагаться в запирающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность и невозможность доступа к документам посторонних лиц. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дел указываются регистрационные номера или индексы по номенклатуре.

21.2. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководства арбитражного суда по заявкам (Приложение 43). На выданное дело заводится карточка - заместитель дела (Приложение 44).

Изъятие подлинных документов из судебных дел и дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства либо одного из судей арбитражного суда. При этом в деле должны оставаться заверенная копия документа и основание на выдачу подлинника.

21.3. Копии документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений, их заместителей, а также судей.

21.4. При выдаче из дела копии, если документ исполнен на бланке, полностью воспроизводятся реквизиты бланка (бланк арбитражного суда, номер, дата и т.д.).

Если выдается копия документа, исходящего от арбитражного суда, она оформляется на бланке суда.

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".

21.5. При свидетельствовании верности копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишутся слова "Копия верна", указываются полностью должность, фамилия уполномоченного на то должностного лица, которое ставит свою подпись и дату.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам рядом с подписью должностного лица на свободном от текста месте проставляется печать канцелярии или суда (в зависимости от значимости документа).

21.6. На обороте остающегося в деле документа отмечается, когда и кому выдана копия.

21.7. Копии документов могут быть выданы сторонам и другим лицам, участвующим в деле, на основании мотивированного письменного заявления.

(в ред. Приказа ВАС РФ от 30.07.96 N 25)