4. Регистрация, распределение, прохождение других документов и корреспонденции

4. Регистрация, распределение, прохождение других

документов и корреспонденции

4.1. Поступающая в адрес арбитражного суда корреспонденция, не относящаяся к конкретным судебным делам, регистрируется в канцелярии в отдельной картотеке (журнале, компьютере).

4.2. Прием и регистрация корреспонденции осуществляется в порядке, определенном в разделе 2 настоящей Инструкции. Передача корреспонденции в структурные подразделения производится в соответствии с их функциями.

4.3. При регистрации документа в правом углу нижнего поля первой страницы на свободном от текста месте проставляется штамп с полным наименованием арбитражного суда, указываются регистрационный входящий номер, дата поступления документа, индекс секретариата или структурного подразделения, куда направляется документ. Лицо, принявшее документ, ставит свою подпись.

4.4. Регистрационный номер, как правило, состоит из индекса секретариата или структурного подразделения (согласно установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления документа в пределах календарного года.

Например: С1-434 05.03.96, где

С1 - индекс секретариата председателя суда,

434 - порядковый номер по поступлении,

05.03.96 - дата регистрации.

4.5. На документ заполняются два экземпляра регистрационно - контрольных карточек (Приложение 26), в которые вносятся следующие реквизиты: входящий регистрационный номер, присваиваемый в канцелярии, дата поступления, наименование корреспондента, исходящие номера и дата поступившего документа, вид документа (письмо, запрос, информация, указание, распоряжение, нормативный акт, разъяснение) и его краткое содержание, а также другие данные.

4.6. Зарегистрированные документы передаются по назначению в день их регистрации, в крайнем случае - при поздней доставке, необходимости подбора материалов, большого объема корреспонденции - не позднее следующего дня, а срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку в регистрационно - контрольной карточке сотрудника, принимающего документы (секретаря, инспектора, специалиста, помощника председателя суда, заместителя председателя).

Первый экземпляр регистрационно - контрольной карточки остается в контрольно - справочной картотеке канцелярии, второй экземпляр приобщается к документу для последующих отметок о его прохождении и исполнении в подразделениях.

4.7. Секретарь (помощник) председателя суда (его заместителя) или иной уполномоченный на то работник вносит информацию в картотеку (журнал, компьютер) по поступающим документам и передает их председателю суда (его заместителю).

Секретарь (помощник) заносит в карточку (журнал, компьютер) резолюцию (указание) председателя суда (его заместителя) с поручением об исполнении документа и в тот же день передает документ под расписку в канцелярию.

4.8. Сотрудники канцелярии вносят в регистрационно - контрольную карточку фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), резолюцию (указание) председателя суда (его заместителя) о действиях по исполнению документа, сроке его исполнения. Документ в тот же день (или не позднее следующего) передается под расписку в карточке сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, в котором работает назначенный исполнитель. Соответствующая информация по документу вносится в картотеку (компьютер).

4.9. Ответственный за делопроизводство передает поступившие документы руководителю подразделения. Указание руководителя о дальнейшем порядке рассмотрения или разрешения документа записывается в регистрационно - контрольную карточку. Документ передается через ответственного за делопроизводство непосредственному исполнителю под расписку в карточке.

Соответствующая информация о движении документа в тот же день вносится в картотеку (компьютер) и сообщается в канцелярию. Регистрационно - контрольная карточка помещается в раздел картотеки "На контроле".

4.10. По завершении работы над документом ответственный за делопроизводство в структурном подразделении заполняет оборотную сторону регистрационно - контрольной карточки, информацию об исполнении вносит в журнал (компьютер) и сообщает об этом в канцелярию.

4.11. Периодически, не реже двух раз в месяц, ответственный за делопроизводство докладывает в форме сводки (справки) руководителю структурного подразделения о соблюдении сроков исполнения документов сотрудниками.

4.12. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения суда в другое производится только по указанию (с согласия) руководителя, поручившего рассмотреть документы, и оформляется через канцелярию. На регистрационной карточке проставляются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата передачи.

4.13. При составлении и оформлении документов сотрудники арбитражного суда должны руководствоваться следующими основными требованиями:

а) документ печатается на бланке установленной формы; при переписке между подразделениями суда бланки не используются;

б) для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки с трафаретной заготовкой печатного текста;

в) к документам объемом более одной страницы следует составлять краткие заголовки;

г) служебный документ должен быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие его содержания;

д) отправляемому из суда документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса секретариата руководителя, подписавшего документ (например С1), индекса подразделения, его подготовившего (К2), порядкового номера и даты подписания документа: С1-К2-254 05.05.96.

На оборотной стороне последнего листа первого и второго экземпляров исходящего документа в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов).

Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

е) в реквизитах исходящего документа - ответа указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

ж) служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями; в состав подписи входит: полное наименование должности лица, подписывающего документ (если документ исполнен не на бланке руководства), личная подпись и ее машинописная расшифровка.

4.14. Исполненные документы (или их проекты) представляются руководителю подразделения для визирования и доклада (подписи) руководству суда. Визы проставляются на копиях, остающихся в суде.

4.15. Документы, отправляемые за подписью руководства суда, регистрируются в канцелярии.

Одна из копий документа хранится в деле канцелярии, соответствующем номенклатуре, другая - в подразделении исполнителя.

4.16. Копии документов, отправленных за подписью руководителей структурных подразделений, хранятся в структурных подразделениях.

4.17. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с контроля. В дело N _______, всего ________ листов", ставит свою подпись и дату.

4.18. Ответственные за делопроизводство в подразделениях оформляют документы и приложения к ним, вносят информацию об исполнении и отправке документов в регистрационно - контрольную карточку (компьютер) и передают подготовленную корреспонденцию в канцелярию на отправку.

4.19. Порядок и срок хранения материалов по исполненным документам обеспечивается в соответствии с номенклатурой дел, пересматриваемой ежегодно и утверждаемой председателем суда.