19. Оформление дел для передачи на архивное хранение

19.1. Судебные дела подлежат оформлению по завершении их рассмотрения, остальные дела - по истечении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива арбитражного суда.

19.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат судебные дела, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (Приложение 39); составление внутренней описи документов дела (Приложение 40); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел, подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизации документов, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов с заверительной надписью и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

19.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение 41).

По завершении рассмотрения судебных дел и по истечении года для других видов дел в заголовке на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).