2. Состав видов документов по личному составу (классификация)

2.1. Классификация документов по личному составу включает следующие группы:

- документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;

- документы о награждении работников;

- учетные документы работников;

- документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;

- документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;

- отчетные документы по кадровому составу;

- трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

Состав видов документов в указанных группах, отраженный в соответствующих перечнях типовых документов, имеет различия. Перечни типовых документов закрепляют состав видов документов как существовавших ранее, так и возникающих вновь в системе управления.

Включение видов документов в указанные группы в определенной степени условно, т.к. некоторые из них могут быть отнесены к управленческой документации и могут включаться в соответствующие описи. <1>

--------------------------------

<1> В состав личных дел работников могут быть включены копии указанных документов. В тексте такие виды документов отмечены звездочкой (*).

2.1.1. Документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников включают:

- приказы, распоряжения, постановления, указания;

- записки о приеме, перемещении и увольнении (с 1943 г. по 1989 г.);

- решения заседаний законодательных или исполнительных органов местных, городских и районных Советов, на которых рассматривались вопросы утверждения руководящего состава исполкомов (с 1943 г. по 1989 г.);

- протоколы приема в члены колхоза (с 1943 г. по 1989 г.);

- трудовые договоры (контракты), дополнительные трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел (с 2000 г.);

- личные дела (штатные формуляры с 1967 г. по 1989 г.) работников (во все хронологические периоды особо выделялись документы руководящих (номенклатурных) работников; участников революционного движения и гражданской войны; работников, имеющих награды; научных сотрудников и профессорско-преподавательского состава, имеющих ученые степени и звания; творческих работников);

- личные карточки рабочих и служащих (при отсутствии личных дел);

- выездные дела специалистов, выехавших за границу (с 1989 г.);

- характеристики работников, не имеющих личных дел (с 1989 г.);

- уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел (с 2010 г.);

- переписка о приеме, перемещении, увольнении работников (во все хронологические периоды особо выделялись переписка о предоставлении работы участникам Великой Отечественной войны, переписка о переквалификации участников Великой Отечественной войны; переписка о мобилизации специалистов по постановлениям правительственных органов и списки мобилизованных*;

- переписка по вопросам реабилитации (профессиональной, медицинской) работников (с 2010 г.)*;

- документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных (с 2010 г.)*;

- акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу (с 2010 г.)*;

- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел (с 2010 г.);

- выписки из постановлений аттестационных, квалификационных комиссий, документы к ним*.

2.1.2. Документы о награждении работников включают:

- документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий (в отдельные хронологические периоды особо выделялись стахановцы, ударники труда, отличники и победители соцсоревнования, новаторы; лица, имеющие звание "Мать-героиня", орден "Материнская слава", "Медаль материнства", медаль "Ветеран труда"*;

- документы о награждении иностранными орденами и медалями (с 2010 г.)*;

- ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных (с 2000 г.)*.

2.1.3. Учетные документы работников включают:

- личные карточки рабочих и служащих, в т.ч. на временных работников (с 1967 г.);

- должностные карточки номенклатурных работников (с 1967 г. по 2000 г.);

- книги и карточки учета приема, перемещения, увольнения рабочих и служащих;

- карточки учета приема, перемещения и увольнения лиц, работающих по совместительству, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсии (с 1989 г. по 2000 г.);

- списки работников (особо выделяются номенклатурные работники, члены руководящих и исполнительных органов (с 1943 г. по 1989 г.), ветераны, участники Великой Отечественной войны и других военных действий (с 1967 г.), награжденные государственными наградами, удостоенные званий и госпремий, временные сотрудники (с 1967 г.), выехавшие на новостройки, в колхозы, совхозы, на лесоразработки, на освоение целинных и залежных земель (с 1957 г. по 1967 г.);

- списки лиц, окончивших курсы и сдавших техминимум (с 1943 г.);

- алфавиты личных дел;

- штатные расстановки, штатные расписания (штатно-списочный состав)*.

2.1.4. Документы по заработной плате и другим денежным выплатам включают:

- лицевые счета рабочих и служащих;

- расчетные листки;

- унифицированные коды оплаты труда и удержаний;

- расчетно-платежные ведомости, ведомости на выдачу заработной платы, других выплат (при отсутствии лицевых счетов);

- карточки бригад коммунистического труда с данными о среднемесячной зарплате (с 1967 г. по 1989 г.);

- табуляграммы;

- списки на премирование работников (с 1957 г.)*;

- протоколы для выплаты надбавки за выслугу лет (с 2000 г.)*;

- индивидуальные сведения застрахованного лица о трудовом стаже, заработной плате и уплате страховых взносов;

- налоговые декларации, карточки по учету доходов и налогов на доходы (с 2010 г.);

- реестр сведений о доходах физических лиц*.

2.1.5. Документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда включают:

- списки профессий, производств и рабочих мест на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда на конкретном предприятии*;

- списки и перечни работников и должностей, занятых на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда*;

- должностные инструкции работников, связанных с вредными условиями труда*;

- табели учета рабочего времени и наряды работников;

- книги записи работ и отработанного времени в цехах с вредными условиями труда;

- документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) об авариях, несчастных случаях на производстве*;

- документы о расследовании несчастных случаев*;

- акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (с 1989 г.)*.

2.1.6. Отчетные документы по кадровому составу*:

- отчеты по наличию, учету, текучести и распределению кадров;

- документы о состоянии и проверке работы с кадрами;

- тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки;

- отчеты по заработной плате по профессиям (с 1943 г. по 1989 г.);

- утвержденные размеры оплаты труда по должностям работников;

- сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию и стажу работы (с 2010 г.).

Отчетные документы по кадровому составу непосредственно не относятся к документам по личному составу. Однако в них содержится информация, позволяющая уточнить сведения общего характера, и конкретно о кадровом составе организаций (количество работников, пол, возраст, профессия и др.).

2.1.7. Особую категорию документов составляют трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства);

2.2. На протяжении 1943 - 2010 гг. происходило изменение сроков хранения отдельных видов документов, указанных в перечнях типовых документов. При проведении экспертизы ценности и отборе на постоянное хранение документов по личному составу, созданных в определенный хронологический период, учитываются те сроки хранения, которые действовали в этот период.

2.2.1. Изменения в группе "Документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнений работников".

Документам за 1943 - 1967 гг. по всем видам документов о приеме, перемещении, увольнении, аттестации и переквалификации был установлен срок хранения "постоянно".

Для документов с 1967 г. сроки хранения были дифференцированы на две группы: для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций - не являющихся источниками комплектования. Для документов организаций второй группы устанавливались только временные сроки хранения без отметки "ЭПК". Для отдельных видов документов (личных дел, списков работников, личных карточек работников, книг учета и алфавитов личных дел) организаций первой группы срок хранения "постоянно" был заменен на "75 лет - Возраст ЭПК". Исключения были сделаны только для отдельных личных дел (номенклатурных, руководящих работников, творческих работников, работников, имеющих степени, звания, награды) и их должностных карточек, для которых был оставлен постоянный срок хранения.

С 1989 г. срок хранения личных дел творческих работников был изменен - с "постоянно" на "75 лет".

Для документов с 2000 г. дифференциация сроков хранения для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, была отменена, как и срок хранения "75 лет - Возраст ЭПК", где "- Возраст" был снят.

С 1967 г. срок хранения "протоколов и постановлений аттестационных комиссий" был уменьшен до "25 лет"; а "списков лиц, окончивших курсы школы и сдавших техминимум" до "3 лет (после внесения данных в личное дело (карточку)".

С 1989 г. срок хранения для "протоколов заседаний, постановлений аттестационных квалификационных комиссий" был установлен "15 лет ЭПК" и "15 лет".

2.2.2. Изменения в группе "Документы о награждении работников".

С 1967 г. по 2000 г., в связи с дифференциацией сроков хранения на две группы: для организаций, являющихся источниками комплектования, и для организаций, не являющихся источниками комплектования, для "списков лиц, наградных дел, характеристик и др. документов по награждению правительственными наградами"; "материалов о представлении к присвоению почетных званий Героя Социалистического Труда, лауреата Ленинской и Государственной премий, заслуженного деятеля науки, искусства и других почетных званий (в том числе и по отклоненным представлениям) установлены сроки хранения "постоянно" и "75 лет".

С 2000 г. сроки хранения документов о представлении к награждению дифференцированы: для награждающих организаций - "постоянно"; для других организаций - "75 лет ЭПК".

2.2.3. Изменения в группе "Документы по заработной плате и другим денежным выплатам":

Сроки хранения лицевых счетов, ведомостей в 1967 г. были изменены - с "постоянно" на "75 лет - Возраст ЭПК". В 2000 г. срок хранения установлен "75 лет ЭПК".

2.3. Изменения в системе управления и его документировании, повторение информации в документах, изменение представлений о ценности документов по личному составу в настоящее время, как и ранее, является основой определения сроков хранения документов.