4. Методика проведения экспертизы ценности документов по личному составу и комплектование ими архивов

4.1. Этапы проведения экспертизы ценности и отбора на хранение документов по личному составу.

Экспертизе ценности подвергаются все документы по личному составу независимо от времени их создания. Экспертиза ценности документов проводится после истечения установленного срока их хранения. При этом следует учесть, что ряд документов по личному составу может быть отнесен к документам постоянного срока хранения до истечения установленного срока хранения.

Документы по личному составу подразделяются на документы постоянного и документы временного сроков хранения. Раскрывается отметка "ЭПК" в целях определения ценных документов, тем самым пополняется состав документов, отнесенных ранее к постоянному сроку хранения. Работа проводится архивом, ЦЭК (ЭК) организации, государственными, муниципальными архивами, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.

4.2. Определенные периоды времени, требующие особой осторожности при отборе документов по личному составу, определяются на основании критериев: времени создания документов, значения информации, содержащейся в документах, полноты комплекса документов, степени сохранности документов. К изучению документов для определения значимых периодов времени, требующих особой осторожности при отборе документов по личному составу, привлекаются специалисты архивных учреждений, научных, учебных организаций и др. Их предложения рассматриваются ЭПК органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федеральных государственных архивов.

При проведении экспертизы ценности документов по личному составу за ранние периоды времени, требующие особой осторожности при отборе, отнесенные к 75-летнему сроку хранения с отметкой "ЭПК" по соответствующим перечням, могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации в полном объеме или выборочно по решению соответствующей ЭПК. В каждом государственном или муниципальном архиве могут разрабатываться самостоятельные методики отбора документов по личному составу в состав Архивного фонда Российской Федерации применительно к разноплановым фондам.

4.3. По документам уволившихся (уволенных) работников за все хронологические периоды времени, с учетом тех, которые требуют особой осторожности при отборе, проводится экспертиза ценности документов по личному составу на основании общих и дополнительных критериев экспертизы ценности.

В первую очередь подвергаются экспертизе ценности личные дела работников и взаимосвязанные с ними документы (приказы, лицевые счета, карточки учета работников).

При этом используются: сведения приказов, договоров, штатных расписаний и расстановок, карточек учета работников, списков, наградных документов и др.

К числу документов постоянного срока хранения относятся документы руководящего состава; документы работников творческих и редких профессий; представителей профессиональных (трудовых) династий; репрессированных и затем реабилитированных лиц. Учитываются заслуги работников в общественной и других сферах деятельности, а также стаж работы в конкретной организации в целом и в наиболее значимые для организации периоды времени. Оценивается не только значение информации документов для конкретного лица, но и для организации в целом, а также сведений общего характера.

Данные документы отмечаются (путем специальной наклейки - полоски бумаги определенного цвета) при передаче документов в архив организации после увольнения работника, а также включаются в описи дел постоянного хранения по личному составу при упорядочении документов за соответствующие годы.

4.4. Применение выборочного приема документов по личному составу является дополнением к отбору документов на основании критериев ценности.

Проведение выборочного приема ценных документов по личному составу от определенных организаций осуществляется с учетом критериев: роли организации среди других организаций на данной территории, особенностей территории, на которой находится организация, значимости информации, содержащейся в документах, повторения информации в других документах организации.

Используются: списки источников комплектования архива, документы по учету фондов архивов, справочники, статистические документы и др.

К числу таких организаций могут быть отнесены: градообразующие организации, наиболее крупные организации, организации - представители наиболее типичных для данной территории организаций и др.

4.5. Документы по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными правилами. Основные признаки формирования дел: в дело помещаются документы одного хронологического периода (кроме переходящих дел); в дело помещаются документы по одному вопросу (одного работника); в дело помещаются документы одного срока хранения. Объем документов в деле не может превышать 250 листов при толщине в четыре сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).

При формировании дел необходимо проверить наличие основных реквизитов оформления документов (вида документа, номера, даты, подписи и других реквизитов), без наличия которых использование документа невозможно.

4.5.1. Формирование отдельных дел по личному составу имеет особенности.

Приказы, распоряжения по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и др.) формируются в отдельные дела по каждому году. Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года. Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируются отдельно.

Отдельно формируются дела с приказами (распоряжениями) о предоставлении отпусков, взысканиях, дежурствах, краткосрочных российских командировках.

Если в организации приказы по основной деятельности и по личному составу велись совместно с валовой нумерацией, то проводится полистная экспертиза ценности документов, в результате которой приказы формируются в разные дела в соответствии со сроками хранения. Особенности формирования дел оговариваются в исторической справке (предисловии) к описи.

Личные карточки формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий. В отдельных случаях допускается выделение личных карточек руководящего состава в самостоятельные дела (при большом количестве таких дел).

Личные дела являются комплексом документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В личном деле содержатся: приказы (копии), анкета, заявления, трудовой договор, копии личных документов, документы об аттестации (переаттестации), индивидуальные должностные инструкции и др. Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются копии приказов о приеме/увольнении работника.

Недопустимо создание так называемых "нарядов" личных дел, когда ряд личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с конфиденциальными документами.

Лицевые счета работников формируются в дела с учетом следующих общих признаков: хронологии, алфавита фамилий (на крупных предприятиях могут формироваться и по структурным подразделениям). Как правило, к лицевым счетам прилагаются шифры производств, цехов, отделов.

Табели и наряды учета рабочего времени формируются по структурным подразделениям, алфавиту фамилий и хронологии.

Карточки учета работников формируются в дела по дате увольнения и алфавиту фамилий.

Документы об аттестации, установлении квалификации (аттестационные листки) формируются и хранятся в составе личных дел.

Акты о несчастных случаях формируются по хронологии, акты о несчастных случаях со смертельным исходом формируются в отдельные дела.

Невостребованные трудовые книжки хранятся по алфавиту фамилий и каждая из них является самостоятельной единицей хранения.

4.5.2. Оформление дел по личному составу представляет собой комплекс работ по их технической обработке, включающий: подшивку (переплет) дел, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, оформление обложки дела.

4.5.2.1. Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). Невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы) вкладываются в конверт и подшиваются в дело. В конце дела подшивается бланк листа заверителя. В необходимых случаях в начале дела подшивается бланк внутренней описи документов, где перечисляются виды документов и листы, на которых находятся документы.

4.5.2.2. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и листа заверителя, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу простым (графитным) карандашом или нумератором. Подшитые в дело конверты так же нумеруются (сначала конверт, потом по порядку все вложения).

4.5.2.3. Заверительная надпись составляется только на отдельном листе-заверителе по установленной форме. Запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела. Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литерные листы, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).

4.5.2.4. Для учета документов определенных категорий дел (личных дел и др.) составляется внутренняя опись документов, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в ней, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположены эти документы.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями) они отражаются в графе "Примечание" со сноской на номера внутренней описи. Может быть составлена и особая опись этих изменений.

4.5.3. Обложка дела по личному составу содержит следующие реквизиты:

- наименование организации, ее местонахождение, подчиненность, наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов дела;

- срок хранения дела.

При этом наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена, так же в именительном падеже. Если сама организация или вышестоящая организация имеют официально принятое сокращение наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

4.5.4. По результатам экспертизы ценности документов по личному составу составляются описи дел (документов) и акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

4.5.4.1. Документы по личному составу постоянного срока хранения включаются в отдельные описи, т.к. в соответствии с действующим законодательством данные документы должны храниться в организации до передачи в государственные, муниципальные архивы 75 лет. <1>

--------------------------------

<1> Управленческие документы постоянного срока хранения хранятся в организациях до передачи в государственные, муниципальные архивы соответственно 15, 10 и 5 лет.

При составлении описей дел по личному составу временного хранения за ряд лет, хранящихся в архивах крупных организаций или архивных фондах таких организаций, находящихся в государственных, муниципальных архивах, следует решить вопрос о целесообразности создания сводной описи (описей) дел по личному составу за весь или несколько хронологических периодов.

4.5.4.2. Систематизация заголовков дел в описи, как правило, осуществляется в соответствии с хронологической или хронологически-структурной схемой построения фонда, при которой разделами описи являются годы, а подразделами - названия структурных подразделений, в которых образовались или отложились документы по личному составу. В отдельных случаях возможно применение номинального принципа формирования документов по личному составу.

4.5.4.3. Годовой раздел описи дел по личному составу временного хранения составляется по установленной форме, данной в Правилах.

При заполнении формы описи следует обратить особое внимание на то, что в графе "срок хранения" для данного вида документа (дела) ставится срок хранения, предусмотренный действующим в тот период Перечнем типовых документов.

Заголовки дел в описи дел по личному составу располагаются по номинальному признаку в следующей последовательности:

- приказы, распоряжения, постановления, указания по личному составу;

- списки личного состава;

- личные карточки работников;

- личные дела;

- трудовые договоры;

- лицевые счета;

- расчетные ведомости;

- невостребованные трудовые книжки и др. личные документы;

- документы по аттестации, повышению квалификации.

Некоторые виды документов, образовавшиеся в организациях в больших объемах (личные дела, личные карточки, трудовые книжки), могут выделяться в самостоятельные описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения лица, на которого они были заведены, и систематизируются по алфавиту фамилий.

4.5.4.4. К законченной описи дел по личному составу в обязательном порядке составляется предисловие, оглавление, список сокращенных слов, титульный лист, порядок составления которых аналогичен порядку их составления в описях постоянного хранения. При необходимости могут составляться указатели к описи.

При составлении описей дел по личному составу постоянного хранения следует составлять к ним отдельные предисловия, в которых были бы учтены все особенности и специфика построения описи, состава документов, их полнота и т.д.

Порядок оформления законченной сводной описи (описей) дел по личному составу аналогичен порядку оформления описей постоянного хранения.

Сводные описи дел по личному составу постоянного и временного хранения, составленная после проведения экспертизы ценности документов в организации после рассмотрения ее ЦЭК (ЭК) организации, подлежит утверждению (согласованию) ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.

После составления (усовершенствования) описей дел по личному составу постоянного и временного хранения, находящихся на хранении в государственном, муниципальном архиве, они также должны утверждаться (согласовываться) ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.

4.5.4.5. Составление актов о выделении к уничтожению документов по личному составу, не подлежащих хранению, является заключительным этапом экспертизы ценности документов.

Акты составляются только после проведения описания документов по личному составу, включения документов в соответствующие описи дел и их согласования (утверждения).

Акты составляются, как правило, на все документы по личному составу, отложившиеся в различных структурных подразделениях организации, или направлений деятельности (кадровое обеспечение, бухгалтерия, охрана труда и т.д.) и внесенных в ранее составленные описи дел по личному составу временного хранения.

Название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (подраздела описи). Заголовки однородных дел могут вноситься в акт под общим заголовком, с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

4.5.4.6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется строго по форме, установленной Правилами.

4.5.4.7. При составлении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, следует руководствоваться только теми нормативными документами (перечнями типовых документов), которые действовали в период, когда создавались документы по личному составу, включенные в акт. Например, Перечень типовых документов 1989 г. неправомерно использовать для основания включения в акт документов, создававшихся в 1940 - 1970 гг. В обязательном порядке в акте должно быть указано, что описи дел постоянного хранения, в том числе и описи дел постоянного хранения по личному составу, за эти годы утверждены, а по личному составу временного хранения согласованы с ЭПК органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива.

4.5.4.8. Если документы находились на хранении в ведомственном архиве, то акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматривается и согласовывается ЭК (ЦЭК) организации и утверждается ее руководителем. Если акт составлен по результатам проведения экспертизы ценности в государственном, муниципальном архиве, то он рассматривается и утверждается ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК федерального государственного архива, а затем директором архива.

4.5.4.9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, является документом строгой отчетности, помещается в дело фонда, где хранится постоянно.