3. Принципы и критерии экспертизы ценности документов по личному составу

3.1. Принципы экспертизы ценности документов по личному составу: историзм, системность, целостность позволяют рассматривать эти документы с точки зрения их возникновения, развития и конкретно на сегодняшний день как единый комплекс документов, определенным образом систематизированный.

3.2. Критерии ценности документов по личному составу подразделяются на общие и дополнительные.

3.2.1. Общие критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

- роль лица (работника) в конкретной организации (руководящие должности), имеющие награды, степени и звания;

- роль организации на конкретной территории (функционально-целевое назначение), в которой работает данное лицо;

- хронологический период (время создания документов), значимый для конкретной организации и значимый для страны;

- особенности территории, где находится организация - место работы конкретного лица;

- значимость информации (сведений о работнике, сведений об организации);

- подлинность документа;

- повторение информации документов по личному составу в других документах (учетных, отчетных, распорядительных и др.);

- вид документа;

- физическое, техническое состояние носителя документов (бумажных, электронных);

- сохранность комплекса документов организации.

3.2.2. Дополнительные критерии экспертизы ценности документов по личному составу:

- участники Великой Отечественной войны и других войн и вооруженных конфликтов;

- участники ликвидации последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф;

- профессиональная (трудовая) династия работников;

- работники творческих профессий;

- репрессированные, реабилитированные работники;

- стаж работы (в целом в организации и в определенные, наиболее значимые для нее периоды);

- роль и заслуги лица в общественной и других сферах деятельности вне организации;

- постоянная, временная регистрация лица на конкретной территории;

- значение имеющихся сведений общего характера;

- полнота документов (формуляр), количество документов;

- копийность документов (внутри организации, вне организации).

3.3. На основании указанных критериев экспертизы ценности документов по личному составу осуществляется их отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации, как современных, так и документов за более ранние периоды времени.

3.4. Документы по личному составу относятся к числу массовых, однородных по видам и содержанию, образующихся в достаточно большом количестве. К массовым документам возможно применение выборочного приема.

Применяется целевой отбор документов по личному составу определенных организаций. Выборочный прием документов по личному составу позволяет расширить источниковую базу исследований и раскрыть сведения о рядовых (среднестатистических) работниках.

3.5. Документы по личному составу используются, прежде всего, для подтверждения трудового стажа и заработной платы работников, что особенно актуально для трудоспособных в настоящее время граждан, не достигших пенсионного возраста. <1> Документы граждан, достигших пенсионного возраста, уже использованы для назначения пенсий и могут иметь историческую ценность.

--------------------------------

<1> В соответствии с законодательством начало трудовой деятельности возможно по достижении 14 лет, а выход на пенсию - по достижении 60 лет. Например, для работников, уходящих на пенсию в 2014 г., необходимы документы, начиная с 1967 г. (60 лет - 14 лет = 46 лет. 2014 - 46 = 1968. Поправка в 1 год дает 1967 год).

3.6. К документам по личному составу определенных хронологических периодов времени следует подходить с особой осторожностью в силу их значимости (отражение переломных, судьбоносных, чрезвычайных периодов развития России и ее конкретных регионов).

К таким периодам могут быть отнесены:

а) 1917 - 1945 гг.

б) 1990 - 1994 гг.

в) отдельные хронологические периоды времени для конкретных территорий.

Документы по личному составу указанных периодов времени раскрывают не только трудовую деятельность и жизнь граждан России, но и дают представление об истории страны в целом.