4.9. Реквизиты служебных писем

131. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

а) Бланк.

Служебные письма оформляются в ФСИН России на бланках формата A4 (210 x 297 мм) шрифтами PT Astra Serif, XO Thames N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.

Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.

В совместном с другими федеральными органами исполнительной власти, организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются.

б) Адресат.

При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов "Федеральная служба". Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также физическим лицам при ответе на их обращения.

В состав реквизита "Адресат" входят: наименование организации (подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному физическому лицу, временно исполнитель документа указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес получателя.

Наименование учреждения или органа УИС, организации, подразделения органа государственной власти, организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в подразделение организации наименование подразделения организации также пишется в именительном падеже, например:

При направлении служебного письма организации или его должностному лицу наименование организации (подразделения организации) указывается в родительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:

Наименование организации (подразделения организации), а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, другие федеральные органы исполнительной власти.

При адресовании служебного письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

При адресовании документа должностному лицу организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем управления делами ФСИН России.

в) Дата.

Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации управлением делами ФСИН России, структурным подразделением.

Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом:

___12.05.2010 N ______

На N 538 от 15.04.2010

В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 N 609.

Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например: от 12 мая 2009 г. N 609.

По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат - или цифровым способом, или словесно-цифровым.

Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака N и самого номера (знак N на одной строке, сам номер - на другой).

г) Регистрационный номер.

Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на структурное подразделение, его подготовившее, порядковый номер документа и должностное лицо из числа руководства ФСИН России, подписавшее служебное письмо.

Например, N 2-55-01, где: 2 - индекс структурного подразделения, которым подготовлено письмо; 55 - порядковый номер документа; 01 - индекс директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности).

Регистрационный номер служебным письмам, подписанным директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности) и его заместителями, присваивается управлением делами ФСИН России.

Регистрация служебных писем за подписью руководителя структурного подразделения ведется в структурных подразделениях.

При регистрации исходящего документа за подписью двух и более должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, организации регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.

д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.

е) Заголовок.

Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...".

Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.

ж) Текст.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части служебного письма, над подписью.

Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова "Уважаемый...!", то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным....", "Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность..."), на бланке письма директора - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности), подлежат обязательному редактированию в управлении делами ФСИН России.

з) Приложение.

Реквизит "Приложение" отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите "Приложение", затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

и) Согласование.

Согласование служебных писем за подписью директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России осуществляется исполнителем.

Служебные письма, содержащие разъяснение положений нормативных правовых актов, представляемые на подпись директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности) или первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России, в обязательном порядке подлежат согласованию с правовым управлением ФСИН России.

к) Подпись.

Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, временно подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке ФСИН России, полное - в иных случаях), специальное звание, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:

В служебных письмах, оформленных на бланках директора ФСИН России, в реквизите "Подпись" должность не указывается.

В случае, если у адресата имеется воинское или специальное звание, то используется бланк письма ФСИН России и в реквизите "Подпись" указывается:

"Директор

генерал-полковник внутренней службы".

Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются.

Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.

Служебные письма на бланках директора ФСИН России подписывает только директор ФСИН России.

Служебные письма, поступающие в адрес центрального аппарата ФСИН России, подписываются только руководителями территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, или лицами, временно исполняющими их обязанности.

Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, временно подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "Врио"). Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В соответствии с положением о структурном подразделении руководитель структурного подразделения имеет право вести переписку со структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти, другими организациями, структурными подразделениями, территориальными органами ФСИН России, учреждениями, непосредственно подчиненными ФСИН России, по вопросам, входящим в компетенцию структурного подразделения.

л) Служебное письмо, подготовленное в один адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения (с подписью директора ФСИН России) внизу на оборотной стороне последнего листа. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом - в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.

м) Обзорные письма, направляемые в территориальные органы ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита "Подпись" фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица.

Общая формулировка для обзорных писем:

н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, временно подписавшего документ.

п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности". В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

132. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием структурного подразделения.