5.3. Регистрация поступающих документов

167. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной регистрации в день поступления в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.

В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан - в течение трех дней.

168. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер в электронной базе данных. На первом листе каждого приложения ставится оттиск штампа или указывается: "Приложение к вх. N ______" и дата регистрации.

Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется группой входящей корреспонденции и состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в электронной базе данных.

Если при регистрации поступивших документов используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.

При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой "Лично", в электронной базе делается запись "Пакет с пометкой "Лично".

169. На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.

170. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.

171. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение дня направляются адресатам.

172. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:

начальнику Управления делами ФСИН России для доклада директору ФСИН России;

первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России по направлениям деятельности;

в структурные подразделения.

173. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота ФСИН России используются обязательные сведения о документах:

1) Адресант.

2) Адресат.

3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4) Вид документа.

5) Дата документа.

6) Номер документа.

7) Дата поступления документа.

8) Входящий номер документа.

9) Исходящий номер и дата документа.

10) Наименование либо аннотация документа.

11) Индекс дела.

12) Сведения о переадресации документа.

13) Количество листов основного документа.

14) Количество приложений к документу.

15) Общее количество листов приложений.

16) Указания по исполнению документа.

17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18) Отметка о конфиденциальности.

Состав обязательных реквизитов при регистрации документа в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом).

174. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты; плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы, бланки документов.