5.5. Регистрация отправляемых документов

180. Регистрация отправляемых документов за подписью директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) и его заместителей осуществляется группой исходящей корреспонденции управления делами ФСИН России (далее - группа исходящей корреспонденции) в электронной базе данных.

Документы, подписанные директором ФСИН России (лицом, временно исполняющим его обязанности), представляются на регистрацию в группу исходящей корреспонденции в трех экземплярах. После регистрации первый экземпляр (оригинал) документа и приложения к нему (если имеются) направляются группой исходящей корреспонденции адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения; третий экземпляр со всеми имеющимися приложениями (копия) хранится в управлении делами ФСИН России до минования надобности.

Документы, подписанные первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России, представляются на регистрацию в группу исходящей корреспонденции в двух экземплярах. После регистрации первый экземпляр (оригинал) документа и приложения к нему (если имеются) направляются группой исходящей корреспонденции адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю с отметкой об отправке, включающей регистрационный номер и дату, для включения в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения.

181. Регистрация отправляемых документов за подписью руководителя структурного подразделения оформляется в структурном подразделении. Зарегистрированные документы направляются структурным подразделением в группу исходящей корреспонденции для отправки адресатам.

182. Группа исходящей корреспонденции осуществляет проверку правильности оформления и комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

183. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

184. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в соответствующих реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле структурного подразделения.

185. Копия документа с визами согласования и приложениями к нему в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ хранится в деле вместе с документом-ответом), копия отправляемого документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.